Waarom het handig is om je online webinar met HubSpot te organiseren

Met webinars vergroot je jouw naamsbekendheid. Je draagt er kennis mee over. En je laat zien dat je een expert in jouw vakgebied bent. Hiermee geef je een boost aan de geloofwaardigheid van je organisatie. Webinars zijn daarom goed voor je bedrijfsimago.

 Je brengt je producten, diensten en merk er eenvoudig mee onder de aandacht. Je trekt er leads mee aan waar je een band mee opbouwt. Webinars helpen je ook om je leads te converteren naar klanten. Je bereikt er in 1x een groot (internationaal) publiek mee. En de drempel om voor een webinar te registreren is ook nog eens superlaag.

Online webinars organiseren heeft veel voordelen. Logisch dus dat steeds meer bedrijven er wat mee doen. Maar wat is een webinar eigenlijk precies? Hoe organiseer je een succesvol webinar? En waarom is het handig om je webinars met HubSpot te organiseren? Dat leer ik je in dit blog:

➜ Wat is een webinar?
➜ Hoe organiseer je een succesvol webinar?
➜ 1. Stel een doelgroep en doelen vast voor je webinar. 
➜ 2. Kies een aantrekkelijk onderwerp.
➜ 3. Selecteer een goed tijdstip.
➜ 4. Zorg voor een boeiende spreker.
➜ 5. Promoot je webinar op de juiste manier.
➜ 6. Herinner je deelnemers aan je webinar.
➜ 7. Vraag om feedback over je webinar.
➜ 8. Meet en evalueer! 
➜ 9. Zorg voor de juiste follow-up.
➜ 10. Selecteer een goede webinar tool.
➜ Waarom is het handig om je webinar met HubSpot te organiseren?

Wat is een webinar?

Het woord webinar komt van ‘web’ en ‘seminar’. Het is een interactieve online presentatie of training waar deelnemers zich voor inschrijven. Een seminar is eigenlijk hetzelfde als een webinar, maar niet online. Deelnemers bekijken het webinar met een camera (webcam) op hun computer, tablet of smartphone. Aan een online evenement kunnen daarom veel meer mensen deelnemen.

Tijdens het webinar kan de spreker het beeldscherm delen en iets laten zien. Bijvoorbeeld hoe je de CRM-software van Hubspot gebruikt. Of een interessante video op Youtube over de 10 beste tools van HubSpot. En dia’s van een Powerpoint-presentatie over de HubSpot Marketing Hub. Deelnemers kunnen online vragen stellen en reageren. Het is zelfs mogelijk om een poll of quiz uit te voeren.

Hoe organiseer je een succesvol webinar?

Met de juiste tools is een webinar organiseren niet moeilijk. Maar om er een succes van te maken moet je jouw webinar wel goed voorbereiden. Er komt namelijk best wat bij kijken. Maak daarom een goed plan van aanpak. De volgende onderdelen neem je hierin op:

1. Stel een doelgroep en doelen vast voor je webinar 

Wat wil je precies bereiken met je webinar? En wie wil je ermee bereiken? Het is verstandig om dit te beschrijven en om doelen vast te stellen. Bijvoorbeeld:

• 10 nieuwe klanten uit de maakindustrie aantrekken. 
• 35 nieuwe leads in het onderwijs genereren. 
• 100 webinar deelnemers aantrekken, die uit de IT-branche komen.
• Belangrijke informatie over de toekomst van je bedrijf aan je medewerkers verstrekken. 
• Een belangrijke update aan je klanten uitleggen om de werkdruk op je customer succesafdeling te verlagen. 
• Meerdere klanten tegelijkertijd trainen om tijd te besparen. 

Maak je jouw doelen SMART? Dan kun je ze meten op een online dashboard. Uiteraard stem je de content van je verhaal zo goed mogelijk op je doelgroep af. Hoe beter je weet hoe jouw doelgroep eruit ziet hoe makkelijker dit is. Het beste resultaat bereik je als je buyer persona’s maakt (profielen van de ideale deelnemers van je webinar). En hierin de uitdagingen en problemen van je doelgroep in kaart brengt.

2. Kies een aantrekkelijk onderwerp

Wat is een interessant onderwerp voor je doelgroep? Wat ga je hierover vertellen en laten zien? Waarmee boei je de deelnemers van je webinar?

Een warrig boek zonder illustraties nodigt niet uit om te lezen. 📖 En je blijft niet kijken naar een saaie en langdradige video. 🎬 Hetzelfde geldt voor een webinar. Het moet leuk, waardevol en makkelijk zijn om te volgen. Alleen zo creëer je een hoge betrokkenheid. 

Het is daarom belangrijk dat je jouw webinar goed structureert en vormgeeft. En de inhoud zo concreet en aantrekkelijk mogelijk maakt. Maak daarom vooraf een script. Doe je dit niet? Dan is de kans groot dat je deelnemers voortijdig afhaken. En dat is natuurlijk zonde van alle moeite!

👉 TIP: Met een verkooppraatje tijdens je webinar jaag je jouw deelnemers weg. Je deelnemers verwachten namelijk waardevolle informatie te krijgen. Laat daarom zien dat je om je deelnemers geeft en creëer zo vertrouwen. Na je webinar kun je de deelnemers wel benaderen met je verkoopinformatie. Timing is alles!

3. Selecteer een goed tijdstip

Wanneer vindt jouw webinar plaats? Natuurlijk kies je hiervoor een tijdstip waarop jouw doelgroep beschikbaar is.⌚️

Beschik je over een modern en allround CRM-systeem zoals HubSpot? Dan houdt de software het gedrag van je contacten bij. De data komt op een online dashboard samen. De statistieken helpen je om een passend tijdstip te vinden. 

Bij B2C zijn webinars in de avonden vaak het meest succesvol. Bij B2B kun je meestal beter voor een tijdstip onder werktijd kiezen. En waarschijnlijk niet op maandagochtend, ’s morgens vroeg of aan het einde van de middag.

4. Zorg voor een boeiende spreker

Wie presenteert jouw webinar? Kies voor boeiende (gast)sprekers, die goed en sprankelend vertellen. En die je via de camera aankijken. Sprekers waarnaar je wílt blijven luisteren en kijken! 

Aan het begin van je webinar vraag je of iedereen je goed kan horen en zien. Je legt de verschillende functies uit. Zoals de mogelijkheid om te chatten tijdens het webinar. En dat je na afloop een opname van het webinar toestuurt. Daarnaast leg je nog even kort uit wat je deelnemers van het webinar kunnen verwachten.

Tijdens je webinar deel je praktische tips, links, templates, video’s en meer. Vertel je over cases en deel je allerlei andere inspirerende informatie. Via de chat kun je vragen of je deelnemers hun functie en bedrijf willen delen. En wat hun uitdagingen en vragen zijn. Hier kom je dan tijdens het webinar op terug als je dat wilt.

👉 TIP: Laat iemand je helpen tijdens het webinar. Dan hoef je niet steeds te multitasken! Deze persoon kan bijvoorbeeld chatvragen van deelnemers direct beantwoorden. Of tijdens het webinar vragen van deelnemers doorspelen naar de spreker. Zo crëeer je meer interactie met de deelnemers.

5. Promoot je webinar op de juiste manier

Hoe promoot je jouw webinar? Natuurlijk kun je zomaar wat adverteren en kijken wat het oplevert. En je relaties een uitnodiging sturen om zich voor jouw webinar in te schrijven. Maar met een goede aanpak trek je meer relevante deelnemers aan. 

Denk bijvoorbeeld aan datagedreven advertenties op Google, LinkedIn, Twitter, Instagram en Facebook. Afhankelijk van waar jouw doelgroep zich bevindt natuurlijk. 

En aan lead nurturing, waarmee je jouw meest geschikte relaties automatisch uitnodigt. En dat ook nog eens precies op het juiste moment. Zo vergroot je de kans dat zij zich inschrijven. Of geautomatiseerde sales sequenties, waarin je een uitnodiging voor jouw webinar opneemt. 

Uiteraard zorg je voor een uitnodigende landingspagina op je website. Hierop plaats je een aantrekkelijke call-to-action (CTA) en een registratieformulier. Voeg eventueel een A/B-test toe om nog meer deelnemers te vergaren. En met een SEO-tool zorg je voor een goede vindbaarheid van je webinar in zoekmachines.

Denk goed na over hoe je jouw doelgroep verleidt om deel te nemen. Misschien wil je jouw deelnemers alvast een cadeautje in het vooruitzicht stellen. Zoals een extra hoge korting op jouw product of dienst na deelname. Of een gratis e-book met nog meer waardevolle informatie.

Een gevoel van ‘urgentie’ creëren werkt ook vaak goed:

• Er zijn nog maar 10 plaatsen beschikbaar. Vol = vol.
• Dit is je laatste kans om mijn webinar gratis te volgen.
• Als je op 1 april deelneemt ontvang je 50% korting op mijn nieuwste boek. 😝

👉 TIP: Wanneer vindt het webinar plaats en waar het gaat het over? Wat ga je precies vertellen? Vertel vooraf wat mensen kunnen verwachten van je webinar!

6. Herinner je deelnemers aan je webinar

Na de inschrijving stuur je een bevestigingse-mail met de deelnamelink. Vlak voor het webinar help je jouw deelnemers nog even herinneren. Bijvoorbeeld de dag van tevoren en een uur van te voren nog een keer. Uiteraard voeg je de deelnamelink gelijk nog een keer toe. Zo is jouw webinar niet te missen!

Dit doe je per e-mail, WhatsApp, een sms of op een andere manier. Hierbij houd je rekening met de individuele voorkeuren van je deelnemers. Met de juiste software regel je dit geautomatiseerd met een workflow. 

7. Vraag om feedback over je webinar

Hoe hebben je deelnemers jouw webinar ervaren? Deze informatie is waardevol voor de volgende webinars, die je organiseert. Je kunt het de deelnemers na afloop vragen met een klein deelnemerstevredenheidsonderzoek. 

👉 TIP: Met een kleine beloning vergroot je de respons op je deelnemerstevredenheidsonderzoek.

8. Meet en evalueer! 

Tussentijds houd je op je online dashboard bij wat er gebeurt. Wat kun je bijstellen om betere resultaten te bereiken? Hoe gedragen je websitebezoekers zich op je landingspagina? Waar haken ze af tijdens de registratie voor je webinar? Welke advertentie of advertentiekanaal levert de meeste deelnemers op? 

Ook na afloop van je webinar bestudeer je de statistieken nauwkeurig. Wat werkt er goed en wat juist niet? Zijn er deelnemers voortijdig afgehaakt? Wanneer was dat? Wat kan er de volgende keer beter? Je online dashboard geeft je de meest waardevolle inzichten! Met je rapportages meet je ook of jouw webinar daadwerkelijk succesvol was.

9. Zorg voor de juiste follow-up

Natuurlijk zorg je voor een passende en gepersonaliseerde follow-up! Hierin maak je onderscheid tussen mensen die wel en niet (volledig) hebben deelgenomen. En misschien houd je ook nog wel rekening met andere aspecten. Bijvoorbeeld de vragen, die iemand tijdens het webinar gesteld heeft. Of persoonlijke behoeften en wensen op basis van de data in je CRM-systeem.

 Je bedankt je deelnemers voor de deelname aan jouw webinar. Als je dat wilt geef je als dank nog een voordeeltje weg. Natuurlijk stuur je ook een link om het webinar terug te zien. Met marketingautomatisering regel je dit allemaal geautomatiseerd. Natuurlijk gaat het proces hierna door als je jouw leads nog moet converteren naar klanten. De deelname aan jouw webinar is dan bijvoorbeeld een onderdeel van leadscoring. 

👉 TIP: Misschien vind je dit blog ook interessant: Je salesproces optimaliseren met behulp van je CRM-systeem?

10. Selecteer een goede webinar tool

Er zijn veel webinar tools. Zorg dat je een goede tool uitzoekt, die je van tevoren ook uittest. Zo voorkom je problemen met het inschrijven, het deelnemen, het beeld en het geluid. En zorg je voor een tool, die prettig werkt.

Denk hierbij goed na over welke webinar functies je nodig hebt. Zoals:

• Het dempen van het geluid
• Een chatfunctie
• Quizzen en polls
• Vraag en antwoord functie
• Een opnamefunctie
• Een afbeelding als achtergrond

Veel gebruikte webinar tools zijn bijvoorbeeld Zoom, Adobe Connect, Microsoft Teams, ClickMeeting en WebinarGeek.

👉 TIP: Maak een draaiboek voor je webinar met alle do’s en don’ts. Waar moet je voor, tijdens en na het webinar aan denken?

Waarom is het handig om je webinar met HubSpot te organiseren?

HubSpot is all-in-one CRM-software voor marketing, sales en service. Je managet al je belangrijke interne processen ermee. Of het nou om het genereren van nieuwe B2B klanten gaat. Het aantrekken van sollicitanten. Of het verzorgen van webcare. Je kunt het zo gek niet verzinnen; bijna alles is mogelijk met HubSpot.

Koppel je jouw webinar software aan HubSpot? Dan gaat er een wereld voor je open. Je beschikt namelijk over alle tools voor een effectieve promotie van jouw webinars. Zoals:

• Een handige online advertentietool voor datagedreven advertenties op Google, Facebook, LinkedIn, Instagram en Twitter. 
• Een geïntegreerde datagedreven website met gepersonaliseerde content. Plaats hier eenvoudig de mooiste banners, formulieren, pop-ups en calls-to-action (CTA’s) op. 
• A/B-testen voor je landingspagina’s, die je zelf makkelijk zonder code in elkaar zet. 
• Een sociale media tool om je webinar-posts makkelijker te delen. 
• Een SEO-tool voor een betere vindbaarheid van je webinars in de zoekmachines. 

👉 TIP: Laat op je sociale media kanalen weten, dat je webinar heeft plaatsgevonden. Vertel dat de opname op je landingspagina te zien is. Na de registratie hiervoor stuur je automatisch een link toe om het webinar alsnog te bekijken. Zo trek je er na afloop misschien ook nog leads mee aan!

Je bewaart al je contacten in je CRM-systeem. Met behulp van marketingautomatisering en artificial intelligence (AI) volgt HubSpot deze relaties. Op basis van het gedrag filter je relevante contacten om uit te nodigen. Bijvoorbeeld met een uitnodigende marketing e-mail. 

Met de automatische workflows van HubSpot zorg je voor een passende follow-up. Voor, tijdens en na je webinars. Of het nou om een deelnemerstevredenheidsonderzoek of een marketing e-mail gaat. Uiteraard houdt HubSpot hierbij rekening met de timing! Hier gebruik je lead nurturing, sales sequenties, feedback enquêtetools en leadscoring voor. Het is zelfs mogelijk om HubSpot aan je marketingcampagnes te koppelen!

👉 TIP: Voeg een salesvideo aan je marketing e-mail of sales sequentie toe. Hierin geeft de spreker vast een voorproefje van het webinar. Deel deze video ook op je sociale media kanalen en website.

Tenslotte beschik je met HubSpot over de meest uitgebreide dashboards. De data van je webinars combineer je bovendien met andere waardevolle data. Zo ontdek je bijvoorbeeld snel met welke online advertentie je de meeste webinar deelnemers aantrekt. Welke calls-to-actions op je landingspagina’s het beste werken. En wat de beste tijdstippen voor jouw webinars zijn.

HubSpot helpt je zo om het maximale uit jouw webinars te halen. In dit blog lees je er meer over: Hoe ga je in HubSpot met marketing evenementen om? 

Ben je benieuwd geworden naar HubSpot? Bekijk hieronder onze HubSpot CRM demo video maar eens. Dan krijg je een goed beeld van de mogelijkheden en het gebruiksgemak van HubSpot. Krijg je liever gelijk een software demonstratie? Maak dan direct een online afspraak in onze agenda.