Waarom je bedrijf goed data management nodig heeft om te overleven

Stel je eens voor. Je leidinggevende vraagt je hoe een marketingcampagne gepresteerd heeft. Wat de gemiddelde tijd is, dat een deal wordt afgesloten. En hoe snel bepaalde klantvragen zijn weggewerkt. Je hebt werkelijk geen idee.

Na heel wat kunst en vliegwerk kom je tot een paar grove schattingen. Allerlei mensen in je organisatie zijn met de vragen van je leidinggevende bezig geweest. Zo moest een functioneel beheerder verschillende exports draaien. En je collega van de financiële afdeling daar foutgevoelige Excel-berekeningen op loslaten. Zodra je de cijfers overhandigt zijn ze eigenlijk alweer verouderd.

Geloof het of niet. Maar in veel bedrijven gaat het er echt nog zo aan toe. Zonde en onnodig. Zeker met alle digitale mogelijkheden, die er tegenwoordig allemaal zijn. In dit artikel leer ik je daarom wat goed data management precies is. En ontdek je waarom je bedrijf het nodig heeft om te overleven. 

Wat is goed data management?

Goed data management is het proces, waarbij je gegevens optimaal verzamelt, opslaat, beheert en beveiligt. Zodat je organisatie een solide en betrouwbare basis voor de bedrijfsvoering heeft. Dit betekent dat je data klopt en makkelijk toegankelijk is. Dat je over de informatie beschikt, die je voor je bedrijfsprocessen nodig hebt. En dat je gegevens goed beschermd zijn.

De voordelen van goed data management

Tegenwoordig hebben bedrijven vaak toegang tot heel veel data. Zoals klantgegevens, financiële data en operationele informatie. Wil je daar allemaal effectief mee omgaan? Dan moet je jouw data goed managen. 

Goed data management is belangrijk omdat je er waardevolle inzichten door krijgt. Je identificeert er bijvoorbeeld trends en patronen mee. Die anders misschien wel verborgen zouden blijven. Bovendien is het makkelijker om je data te beschermen. En om alle relevante (privacy) wetgeving na te leven.

Hieronder behandel ik 7 belangrijke voordelen van goed data management:

Voordeel 1: betrouwbare gegevens

Goede beslissingen nemen met gegevens die niet kloppen? Dat is onmogelijk! Betrouwbare data is het fundament van ieder succesvol bedrijf. Met goed data management zijn je gegevens correct en up-to-date. Zodat je de juiste strategische beslissingen neemt. En de afdelingen binnen je organisatie optimaal kunnen samenwerken.

Gelukkig zijn er allerlei digitale mogelijkheden om je hierbij te ondersteunen. Stel dat je jouw CRM-software bijvoorbeeld met andere softwaretools integreert. En dat je de data van deze softwarepakketten vervolgens geautomatiseerd uitwisselt. Zodat je de data maar 1 keer hoeft in te voeren. En dat de data in alle gekoppelde systemen automatisch overeenkomt.

Je voorkomt hiermee dat er door het overtypen van gegevens spellingsfouten ontstaan. Zoals foutjes in bedrijfsnamen, namen van contactpersonen, adressen en e-mailadressen. En je bespaart een heleboel invoer- en correctietijd. Waardoor je zo efficiënt mogelijk werkt.

Ook wil je natuurlijk voorkomen dat er dubbele records in je CRM-software komen te staan. Bijvoorbeeld 2 dezelfde bedrijven of 2 dezelfde contactpersonen. CRM-software met goede datamanagement tools waarschuwt je als je dubbele records aanmaakt. En helpt je om dubbele records samen te voegen.

HubSpot (de CRM-software die wij bij onze klanten implementeren) herkent zelfs meerdere e-mailadressen van 1 bedrijf of 1 contactpersoon.

👉 TIP: Misschien vind je deze artikelen interessant?
➜ 5 Tips om de datakwaliteit in je HubSpot-portaal te optimaliseren.
➜ Met automatisering de datakwaliteit van je CRM-systeem verbeteren.

Voordeel 2: snellere besluitvorming

Zijn je gegevens goed georganiseerd en snel voorhanden? Dan heb je altijd voldoende inzicht om weloverwogen beslissingen te nemen. Waar je ook bent. Zodat je proactief op klantvragen, marktveranderingen en interne bedrijfsomstandigheden kunt reageren. Als dat nodig is. Bijvoorbeeld voor:

• Productontwikkeling
• Marketingcampagnes
• Personeelsbeheer

En nog zoveel meer! Op je (mobiele) dashboards heb je alle noodzakelijke informatie snel voorhanden. Netjes geclusterd bij elkaar. Bijvoorbeeld relevante marketingstatistieken, sales statistieken, service statistieken of management statistieken. Zodat je snel een beeld vormt en bijstuurt als dat nodig is. 

Bovendien beschik je over meer relevante data om goede strategische beslissingen te nemen. Zoals klantdata en marktgegevens. En weet je precies welke gegevens er in je organisatie beschikbaar zijn. Door de gegevens te analyseren ontdek je processen die niet goed verlopen. En los je de inefficiënties op, voordat ze grote problemen veroorzaken.

Voordeel 3: efficiëntere bedrijfsprocessen

Goed data management maakt je bedrijf efficiënter. En slecht data management inefficiënter. Dat is logisch.

Maar toch zijn er dus bedrijven, die met inefficiënte processen blijven doormodderen. Het kan niet anders dat die inefficiënte processen de groei van je organisatie belemmeren. En je concurrentiepositie verslechteren. Zeker als je concurrenten meegaan met de tijd. En bijvoorbeeld in Artificial Intelligence (AI) investeren.

Met efficiënte bedrijfsprocessen verbeter je de interne én externe communicatie. Werken afdelingen optimaal samen. Vergroot je de productiviteit. En verbeter je de klantervaringen met je bedrijf. Kortom: je beschikt over een slagvaardige onderneming. Die in staat is om snel op trends en ontwikkelingen in te springen. 

Het enige wat je hiervoor nodig hebt is gestructureerde data. Gegevens die goed georganiseerd zijn en actief beheerd worden.

👉 TIP: Met gestroomlijnde processen werken afdelingen veel beter samen. Je lost dus meteen een ander probleem op waar veel organisaties mee kampen. En maar niet vanaf kunnen komen. Wat ze ook doen. Namelijk die irritante eilandjes!

Voordeel 4: kostenreductie

Natuurlijk levert goed data management je een kostenreductie op. Denk maar eens aan alle fouten door ontbrekende informatie in je CRM-software. Bijvoorbeeld verkoopgesprekken die de mist ingaan, omdat de klantbehoeften onbekend waren. En aan de leads, die je per ongeluk vergeten bent om op te volgen. Met een goede data-infrastructuur voorkom je dit soort situaties.

In HubSpot houd je bijvoorbeeld de levenscyclusfasen van je leads geautomatiseerd bij. In de sales workspace zie je precies welke verkooptaken de hoogste prioriteit hebben. Dankzij de transcriptietool en gestandaardiseerde aantekeningen is loggen bovendien een fluitje van een cent. Echt ideaal! Want bij veel organisaties is de verslaglegging wel een dingetje.

Een ander voorbeeld. Veel marketeers hebben geen idee wat hun marketingcampagnes opleveren? Met de campagnetool van HubSpot los je dat probleem eenvoudig op. Daarin houd je namelijk eenvoudig je uitgaven en opbrengsten bij. Zodat je al je marketinguitgaven perfect kunt verantwoorden. En je marketingbudget gebruikt voor wat het meeste oplevert. Veel beter dan grove schattingen maken, toch?

Je CRM-software volgt alle interacties met je (toekomstige) klanten. En identificeert zelfs je anonieme websitebezoekers met hun koopintentie voor je. Zodat je over voldoende inzichten beschikt om je sales te verhogen. Waar je natuurlijk alle geautomatiseerde (AI-aangedreven) tools slim voor inzet.

Voordeel 5: klanttevredenheid

Is je data correct en up-to-date? Dan kun je jouw klanten natuurlijk veel sneller bedienen. Met als logisch gevolg dat je klanttevredenheid omhoog schiet.

In een gebruiksvriendelijk all-in-1 CRM-systeem zoals HubSpot breng je alle belangrijke data samen. Van je CRM-database én van de andere software waar je organisatie mee werkt. Zoals een boekhoudsysteem, ERP-software, CPQ-software, geografische software, vergadersoftware en e-mailsoftware. Hierdoor beschikken je medewerkers over een centraal klantbeeld.

Voorbeeld van een gestroomlijnd proces
Klara downloadt een e-book vanaf je website. Hierdoor start er automatisch een lead nurturing campagne. Klara ontvangt hierdoor e-mails, die op haar persoonlijke interesses zijn afgestemd. 

Ze vindt de informatie in je e-mails interessant en keert een paar keer terug naar je website. Op de achtergrond kwalificeert de CRM-software Klara met (AI-aangedreven) leadscores. Zodra Klara 80 punten behaald heeft krijgt sales een seintje. Als verkoper Bram contact opneemt houdt hij gelijk rekening met Klara’s interesses. 

Voor haar werkgever koopt Klara een machine van jouw bedrijf. Na een jaar is er onderhoud nodig. Klara ontvangt een e-mail, waarmee ze zelf een afspraak in de agenda van een onderhoudsmonteur plant. De afspraak komt toch niet zo goed uit. Als Klara belt wordt ze meteen met de goede medewerker doorverbonden. 

Op deze manier stroomlijn je allerlei soorten processen. Doordat alle relevante informatie beschikbaar is bied je jouw klanten een superervaring. Precies wat je nodig hebt voor een hoge klanttevredenheid en mooie reviews. Wat onwijs belangrijk is in de huidige digitale wereld!

In HubSpot kun je zelfs nog een stapje verdergaan. Er zijn namelijk allerlei custom mogelijkheden. Waarmee je de CRM-software op de behoeften van je teams en individuele medewerkers afstemt. 

👉 TIP: Misschien vind je deze artikelen interessant?
➜ CRM Customization in HubSpot: wat zijn je mogelijkheden?
➜ Hoe maak je jouw organisatie wendbaarder met custom CRM-records?

Voordeel 6: werkgeluk❤️

Goed data management heeft veel impact op het werkgeluk van medewerkers. Je kunt het je vast wel voorstellen. Je dienstverlening is op orde en je (toekomstige) klanten merken dat. Het klantencontact is er leuker door. 

Daarnaast zijn er veel minder onduidelijkheden. Je hoeft niet meer naar informatie te zoeken in je organisatie. Je wordt niet meer van het kastje naar de muur gestuurd. De bevoegdheden en rollen van alle medewerkers zijn duidelijk. En in de CRM-software verankerd. 

Gebruik je daarbij zo’n gebruiksvriendelijke softwareoplossing als HubSpot? Dan zijn de werkzaamheden leuker en makkelijker. Iedereen begrijpt de software namelijk en besteedt de rotklusjes eraan uit. De gebruikersacceptatie is hoog, waardoor de data beter bijgehouden wordt. En de productiviteit omhoog schiet. Je houdt je medewerkers hierdoor ook nog eens makkelijker vast. Want er zijn veel minder werkfrustraties.

Voordeel 7: veiligheid van je gegevens

Goed data management is ontzettend belangrijk voor de bescherming van je gegevens. Want een datalek wil je natuurlijk te allen tijde voorkomen. Maak je gebruik van een softwareoplossing zoals HubSpot? Dan zit het met de veiligheid wel goed. Denk bijvoorbeeld aan toegangscontroles, data back-ups en de versleuteling van je data. Een beveiligingsteam van HubSpot monitort je data bovendien 24/7. 

Overleven doe je met goed data management

Manage je jouw data goed? Dan heb je een concurrentievoordeel ten opzichte van concurrenten die dat niet doen. Er zijn ontzettend veel voordelen. Waaronder:

• Snellere en betere besluitvorming
• Kostenbesparingen
• Een hogere klanttevredenheid
• Werkgeluk bij je medewerkers 
• Veilige gegevens

Kortom: goed data management draagt bij aan het algehele succes van je bedrijf!

Ben je benieuwd wat HubSpot voor jouw organisatie kan betekenen? Download hieronder het productoverzicht met een beschrijving van de belangrijkste tools.