Systony adviseert, implementeert en ondersteunt

Vóór, tijdens en na de implementatie van HubSpot

tarr lcahend klein

1. Projectdefinitie &
Plan van Aanpak

Wat wil jij met je Customer Relationship Management (CRM) Systeem bereiken? Heldere en duidelijke processen, die het werk efficiënter maken? Snel zien welke resultaten er zijn bereikt en eenvoudig kunnen bijsturen? Een goede interne communicatie? Een toename van je sales? Met je CRM-portaal van HubSpot kun je dit zeker bereiken.

tarr klein

2. Implementatie & Configuratie

Voor de implementatie van HubSpot zetten wij methodes in, die succes garanderen. Systony heeft voor elk onderdeel van het implementatietraject gestandaardiseerde procedures ontwikkeld. Dat onze methode werkt blijkt uit de vele positieve reviews. Inmiddels hebben wij zo meer dan 475 CRM-projecten succesvol begeleid.

tarr links klein

3. Trainingen & Ongoing Support

Is jouw HubSpot CRM-portaal opgeleverd en kunnen jouw teams ermee werken? Dan blijven wij het opgeleverde systeem afstellen. Net zolang totdat het helemaal voldoet aan al jouw wensen en verwachtingen. Wij voeren een standaard testplan uit. Daarmee beoordelen we of alle aanpassingen en functies naar behoren werken.

"De voordelen van een goed geïmplementeerd CRM-systeem zijn evident. Het stelt je instaat nog meer waarde te putten uit jouw klantrelaties. Ook draagt het bij aan een sterke concurrentiepositie. Het waarborgt bedrijfscontinuïteit, verhoogt de klanttevredenheid en verlaagt de kosten. We halen het maximale uit het CRM-systeem voor onze opdrachtgevers."
Gertjan-21932-5x4
Gertjan van Vugt

Co-founder & Senior projectleider bij Systony

Jouw wensen, behoeften, tijdspad en budget staan centraal

Systony implementeert HubSpot en helpt bij

1. Projectdefinitie

Een degelijk plan van aanpak

Met je CRM-portaal van HubSpot kun je veel bereiken. Maar je moet het ontwerp van je systeem wel goed voorbereiden. Dit betekent dat je de behoeften en wensen van je organisatie moet vertalen naar eenvoudige processen. En dat je vooraf een goed plan van aanpak moet maken. Dat is precies waar wij goed in zijn.

Het HubSpot CRM-portaal is zoveel meer dan alleen software. De mogelijkheden zijn erg uitgebreid. Technologie is er slechts een onderdeel van. Om optimaal rendement te behalen is een goede basis het allerbelangrijkste. Laat Systony je helpen bij een succesvolle implementatie, waarbij jouw wensen, behoeften, tijdspad en budget centraal staan.

Een degelijk plan van aanpak is de basis van een succesvolle CRM-implementatie. Als ervaren CRM-specialist focussen we ons daarom eerst op het projectplan. Wij helpen je bij je CRM-strategie en het inrichten van je CRM-portaal. Maar we moeten eerst snappen hoe je bedrijf werkt. Welke processen er zijn en hoe je ideale CRM-omgeving eruitziet.

Om inzicht te krijgen voeren we gesprekken met verschillende afdelingen van je bedrijf. Daarnaast moeten medewerkers het systeem op de juiste manier gaan gebruiken. De medewerkers van alle afdelingen zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het succes. Het is dus belangrijk dat de processen van deze afdelingen goed op elkaar afgestemd zijn. En dat alle gebruikers het systeem gaan dragen. Met ons stappenplan helpen we je om dat doel te bereiken.

Het creëren van draagvlak bij gebruikers

Het rendement van een CRM-systeem valt of staat met de gebruikersacceptatie. Gebruikers moeten het systeem consequent gebruiken en up-to-date houden. Daar is gebruikersdiscipline voor nodig. Het systeem moet daarom zo gebruiksvriendelijk zijn, dat gebruikers er snel mee uit de voeten kunnen. Zo’n systeem is HubSpot!

Een nieuw CRM-systeem betekent een verandering. Vaak vinden medewerkers het lastig om veranderingen te accepteren. Systony helpt je daarom tijdens het gehele traject om intern draagvlak te creëren.

Het stroomlijnen van interne processen

Wil je het maximale uit je HubSpot-systeem halen? Dan moeten de processen van alle afdelingen goed op elkaar afgestemd zijn. Alle interactie met een lead of klant is namelijk van belang voor een goede verkoop en een lange succesvolle klantrelatie.

Het goed stroomlijnen van de interne processen levert je veel voordelen op:

  • Voor alle gebruikers van HubSpot is altijd inzichtelijk wat er bij relaties speelt. Zij kunnen daardoor eenduidig communiceren. Dit versterkt het imago van je bedrijf.
  • De resultaten van de afdeling marketing zijn eenvoudig meetbaar. Leads worden efficiënt begeleid tijdens de buyer journey. En op het juiste moment doorgespeeld naar je verkoopteam. Dit geeft je sales een boost en bespaart je veel tijd.
  • De verschillende afdelingen gaan veel beter met elkaar communiceren. Je tilt daardoor de interne communicatie naar een hoger niveau. Je prospects en klanten zullen dit merken!
  • Veel kennis wordt vastgelegd in het systeem. Vertrekt een medewerker? Dan blijft belangrijke klant- en marktkennis voor het bedrijf behouden.
Om dit voor elkaar te krijgen moet je duidelijke interne afspraken maken en naleven. Afspraken die aansluiten op je bedrijfsdoelstellingen en je CRM-strategie. Veel van deze afspraken kun je binnen HubSpot standaardiseren. Wij helpen je hierbij.
Tarr KLANT orgineel

2. Implementatie & configuratie

Het inrichten van het CRM-Systeem

Na een grondige inventarisatie wordt duidelijk wat jouw bedrijf nodig heeft. Denk daarbij aan:

  • Het aantal gebruikers.
  • De abonnementsmogelijkheden van individuele gebruikers of afdelingen.
  • Het HubSpot-abonnement, dat jouw organisatie nodig heeft. Het gratis HubSpot CRM kun je eindeloos combineren met de betaalde Hubs. Zo stemmen we HubSpot helemaal af op jouw CRM-behoeften.
  • Welke afspraken en processen we moeten automatiseren binnen het CRM-systeem.
  • Welke gegevens in het CRM-systeem moeten komen te staan.
  • De koppelingen met andere (bestaande) applicaties en je website.
  • Het wel of niet onderbrengen van verschillende ‘brands’ in één Hubspot-portaal.
Om goed inzicht te krijgen gaan we methodisch te werk. We willen exact weten wat de CRM-behoeften en CRM-wensen van je organisatie zijn. En wat je met je CRM-strategie en HubSpot wilt bereiken. Ook wettelijke aspecten kunnen we daarbij meenemen. Denk bijvoorbeeld aan het goed regelen van de AVG. Bovendien moeten we alle tools binnen HubSpot opmaken in jouw huisstijl.

Pas als er een goed plan van aanpak is gaan wij het CRM-systeem voor je inrichten. Stap voor stap configureren we het systeem samen met jou. Tussentijds evalueren we de configuratie regelmatig.

Het koppelen van applicaties

Je kunt verschillende applicaties aan HubSpot koppelen. Voorbeelden hiervan zijn:

  • Koppeling met boekhoudprogramma of ERP-systeem.
  • Koppeling met e-mail applicaties (Google Gmail, Outlook, Office 365, Exchange).
  • Koppeling met je agenda.
  • Koppeling met je sociale media. (Twitter, Instagram, Facebook, LinkedIn).
  • Koppeling met je bestaande website (webshop) of het bouwen van een geheel nieuwe website (webshop) in HubSpot CMS.
  • Koppeling met je telefooncentrale.
In eigen huis hebben wij koppelingen (API’s) voor zo’n 36 applicaties gebouwd. Grote kans dus, dat we al (herbruikbare) koppelingen voor jouw applicaties hebben. Deze koppelingen houden we actief bij als er wijzigingen plaatsvinden. Hebben we de koppeling nog niet? Geen probleem, dan maken we er een.

Het overzetten en opschonen van gegevens

Is jouw HubSpot portaal gereed voor gebruik? Dan moeten we het gaan vullen met data, die je al in bezit hebt. We migreren de gegevens uit oude of bestaande applicaties. We gebruiken hiervoor de importfuncties binnen HubSpot en de API voor complexere datastructuren. Heel belangrijk hierbij is dat de nieuwe data in HubSpot schoon is. Over het opschonen van je data kunnen we je adviseren. Bij het opschoonproces kunnen we je bovendien ondersteunen.

We starten altijd met een proefconversie met uitgebreide evaluatie. Pas als we zeker weten dat al jouw bestaande data schoon en op de juiste plek terecht komt binnen HubSpot, dan hebben we groen licht voor de definitieve dataconversie. Uiteraard voeren wij deze pas uit op de dag van livegang.

TARR orgineel

3. Trainingen & Ongoing Support

Het trainen van gebruikers

We trainen je organisatie om zelfstandig met HubSpot te werken. Het grote voordeel hiervan is dat er HubSpot-kennis bij je organisatie is. Wij dragen kennis over, zodat de gebruikers het CRM-systeem goed leren gebruiken. Voor het gebruiken van HubSpot word je dus niet afhankelijk van ons.

Binnen je organisatie zijn waarschijnlijk verschillende soorten gebruikers van het systeem. Verkoopmedewerkers hebben bijvoorbeeld een uitgebreidere training nodig dan receptiemedewerkers. Wij onderscheiden daarom 3 soorten gebruikers:

  • Algemene gebruikers (gebruikers die alleen algemene gegevens nodig hebben. Bijvoorbeeld receptiemedewerkers en administratieve medewerkers.)
  • Key-users (gebruikers, die het systeem wat intensiever gebruiken. Bijvoorbeeld marketing medewerkers en accountmanagers.)
  • Admin users (gebruikers, die het systeem technisch goed moeten kennen.)

Het gebruik van HubSpot en de data binnen het CRM-systeem zorgen voor het succes. De key-users moeten erop toezien dat de database op een hoog niveau blijft. We trainen ze om vragen van algemene gebruikers op te lossen. Komen zij er niet uit? Dan kunnen ze altijd terugvallen op onze servicedesk.

Het succes van een implementatie is het grootst als eindgebruikers er snel mee willen en kunnen werken. Direct na de eerste gebruikerstraining gaat je HubSpot-systeem live. Getrainde gebruikers kunnen er dan gelijk mee aan de slag. Mochten er toch nog (kleine) issues zijn dan lossen wij die zo snel mogelijk op. Na de livegang organiseren we voor alle gebruikers nog enkele terugkomdagen voor extra gebruikersondersteuning.

De evaluatie van je CRM-implementatie

Acceptatietest

Is je HubSpot-portaal volledig opgeleverd? En kunnen de medewerkers ermee werken? Dan zit ons implementatietraject er bijna op. Maar wij zijn pas tevreden als jij dat ook bent.

Het opgeleverde systeem blijven we testen en afstellen. Net zolang totdat het helemaal voldoet aan al jouw wensen en verwachtingen. Daarbij houden we natuurlijk rekening met de projectaanpak, die we samen opgesteld hebben.

We beoordelen of alle aanpassingen en functies goed functioneren. Daarvoor voeren wij een standaard testplan uit. Indien nodig kunnen we nog een laatste conversie of gegevensinvoer uitvoeren. Alle bevindingen rapporteren en documenteren we. Daarbij kunnen we aanbevelingen doen. Bijvoorbeeld voor (toekomstige) aanvullingen.

Natuurlijk willen we ook weten hoe het oorspronkelijke projectplan in de praktijk functioneert. Dit evalueren we tijdens de acceptatietest. Wij beoordelen of alle gebruikers de nieuwe procedures, rollen en richtlijnen goed uitvoeren. Na een positieve evaluatie ontvang je van ons een gereedheidscertificaat voor het project.

Definitieve controle en acceptatie

Staan we volledig achter het door ons opgeleverde project? Dan lopen we het project nog één keer helemaal door met jou.

Gezamenlijk evalueren we de resultaten van de acceptatietest. Stap voor stap screenen we het projectplan en de checklist. Komen we nog iets tegen? Dan passen wij het aan. Daarna ontvang je de nodige documentatie van ons, die je als referentie kunt gebruiken.

Is de implementatie afgerond en zijn we allebei helemaal tevreden? Dan ronden we het project samen af.

Een servicedeskovereenkomst voor onderhoud

Je HubSpot-portaal moet natuurlijk onderhouden worden na de implementatie. Grotendeels kun je dat zelf. HubSpot is zo gebruiksvriendelijk, dat er weinig technische kennis nodig is. Wij regelen voor je waar je na onze trainingen nog hulp bij nodig hebt. Voor het onderhouden van je HubSpot-portaal heb je een servicedeskovereenkomst met ons. Heb je vragen of loop je ergens tegenaan? Dan kun je altijd bij onze servicedesk terecht.

De behoeften en wensen van je organisatie kunnen veranderen. Er is misschien behoefte aan nieuwe of andere functionaliteiten. Twee keer per jaar komt je vaste CRM-contactpersoon bij je langs om dit te bespreken. Welke issues spelen er? Loopt alles goed? Is er nog wat extra gebruikersondersteuning nodig? Heb je ergens hulp bij nodig? We helpen je om de issues zo goed mogelijk op te lossen. Natuurlijk vertellen we je gelijk over innovaties van HubSpot, die interessant voor jou kunnen zijn.

Komen er nieuwe medewerkers in dienst? Dan kunnen wij extra gebruikerstrainingen verzorgen. Vanuit je servicedeskovereenkomst heb je recht op 2 extra gebruikerstrainingen per jaar.

Tarr KLANT orgineel
"Onze technische en functionele CRM-consultants beschikken over de vereiste ervaring, expertise, opleiding en certificering. Daardoor hebben zij een scherp oog, maar ook een frisse blik. Dat garandeert een tijdige oplevering binnen de gestelde voorwaarden en het meer dan waarmaken van jouw verwachtingen."
Martijn-22213-5x4
Martijn Rijnders

Co-founder & Commercieel directeur bij Systony

Google & HubSpot reviews

We believe you can grow

Vraag een gratis HubSpot CRM account aan

TARR orgineel