Wat zijn de voordelen van online rapportages & welke KPI's neem je op?

Online rapportages. Het kost elke maand heel wat uurtjes om ze in elkaar te zetten. Kan dat niet veel makkelijker? Met gebruiksvriendelijke rapportage software kan dat zeker!

Het is niet alleen makkelijker, er zijn nog veel meer voordelen. In dit artikel leg ik je uit wat de belangrijkste voordelen van online rapportages zijn. Ook vertel ik je welke KPI's je opneemt op jouw dashboards en voor wie.

Wat zijn de voordelen van online rapportages?
Welke informatie neem je op in jouw online rapportages?
Wat zijn de belangrijkste doelen en KPI’s om te meten?
Meer weten?

Wat zijn de voordelen van online rapportages?

Laat ik maar gelijk met de deur in huis vallen. Hieronder benoem ik de 9 belangrijkste voordelen van online rapportages:

1. Duidelijke visuele samenvattingen van de belangrijkste gegevens, die iedereen makkelijk begrijpt. Zelfs als je net nieuw bent bij een organisatie. Iets van een andere afdeling wilt weten. En als je taken van je collega's moet overnemen.
   
   
2. Inzicht in hoe jouw organisatiedoelen ervoor staan. Denk bijvoorbeeld aan targets, behaalde resultaten en wat er nog in de sales funnel zit. Altijd beschikbaar en gebaseerd op real time data. Handmatige periodieke rapportages zijn verleden tijd. Gestuntel met Excel sheets ook!
   
   
3. Makkelijker richting geven aan jouw organisatie. Je hebt altijd alle belangrijke informatie bij de hand voor jouw strategische besluiten. Helemaal als jouw online rapportages bereikbaar zijn met een mobiele app! Je kunt de informatie dan altijd raadplegen. Waar je ook bent.
   
   
4. Live inzichten. Stel: een uur voor de meeting sluit iemand nog even een grote deal. De deal zie je meteen terug op je dashboard. Je hoeft dus niet gelijk je hele rapportage bij te werken!
   
   
5. Stel dat je jouw marketingcampagne, verkoopactiviteiten of CRM-strategie aanpast. Of dat je een leuke actie introduceert. Welk effect heeft dat dan? Vergelijk de resultaten eenvoudig op jouw dashboard!
   
   
6. Ideaal om te benchmarken! Hoe presteert jouw afdeling ten opzichte van de rest van de organisatie? En zelfs ten opzichte van andere bedrijven in dezelfde branche? Waar valt nog winst te behalen?
   
   
7. Rapportages op maat. Zoveel dashboardgebruikers zoveel dashboard-behoeften. De manager van de klantenservice heeft bijvoorbeeld andere input nodig dan de verkoopmanager.
   
   
8. Uiteraard besparen goede (visuele) online rapportages je een heleboel tijd. Alle relevante data heb je namelijk automatisch op één plaats beschikbaar. Duidelijk, beknopt en overzichtelijk. Van daaruit klik je door naar info waar je op wilt inzoomen. Je verliest geen tijd. Bijvoorbeeld door het verzamelen van gegevens en het handmatig opmaken van je periodieke rapportages.
   
   
9. Je rapportages zijn dynamisch en interactief. Met eenvoudige muishandelingen pas je jouw dashboard-indeling aan. Maak je jouw grafieken, tabellen en statistieken groter en kleiner. Of verander je het filter, waardoor je bijvoorbeeld de gegevens van een langere periode ziet.

TIP: Het is handig als je CRM-systeem gebruik maakt van geïntegreerde rapportage software. Zoals bijvoorbeeld bij HubSpot het geval is. Dan hoef je geen aparte tool te koppelen. Heb je toch behoefte aan uitgebreidere statistieken? Dan is het fijn als die applicatie makkelijk met jouw CRM-systeem praat.

Welke informatie neem je op in jouw online rapportages?

Op een dashboard verzamel je belangrijke informatie van jouw online rapportages. Deze informatie is visueel. In een grafiek zie je bijvoorbeeld hoeveel nieuwe leads je maandelijks genereert. En of dit aantal toeneemt of juist afneemt in een bepaalde periode. Tegelijkertijd zie je in een tabel hoeveel deals je gesloten hebt. En een andere tabel laat zien hoeveel deals je verloren bent.

Al deze informatie visualiseer je met behulp van een soort tegeltjes. Deze tegeltjes zijn rapportages, die je op jouw dashboard opneemt. Klik je op zo'n rapportage in HubSpot? Dan klapt het scherm als het ware open. Nu kun je je verdiepen in de achterliggende informatie. En nog verder doorklikken kan zelfs ook. Zo zoom je steeds meer in op een bepaald onderwerp.

Niet alle dashboard-gebruikers hebben dezelfde informatie nodig:

Hoe betrokken zijn de medewerkers van Perfect Photo eigenlijk? Zijn medewerkers tevreden? Welke kanalen leveren de meeste sollicitanten op? En welke vacatures zijn het populairst? Als HR-manager heeft Sandra behoefte aan dit soort informatie.

Ondertussen is salesmanager Jan in hele andere cijfers geïnteresseerd. Hij wil bijvoorbeeld weten of de nieuwe productlijn fototoestellen loopt. En hoe Nederland het doet ten opzichte van Engeland en België.

Het management is alleen geïnteresseerd in het totaalplaatje. Hoe doen de afzonderlijke afdelingen het? Behalen zij hun omzettargets wel? Waar loopt het spaak en waar komt dat door? Welke strategische beslissingen zijn er nodig?

Dashboardinformatie moet dus relevant zijn voor dashboard-gebruikers. Voor een HR-manager is hele andere informatie interessant dan voor een directielid. Het is daarom verstandig om verschillende dashboards naast elkaar te maken.

Ieder team, ieder bedrijf en iedere branche is anders. Tussen organisaties zijn er ook grote verschillen in dashboard behoeften. Gelukkig kun je online dashboards tegenwoordig perfect afstemmen op jouw specifieke dashboardwensen. Zoals met de standaard en custom rapportages van HubSpot.

Wat zijn de belangrijkste doelen en KPI’s om te meten?

Je kunt van alles meten op jouw dashboards. Zolang de informatie maar in jouw CRM-systeem is opgeslagen. Welke KPI's voor jou belangrijk zijn om te meten hangt af van de doelstellingen. Bijvoorbeeld je persoonlijke targets, afdelingsdoelstellingen en zelfs organisatiedoelstellingen. Maar ze kunnen ook te maken hebben met een specifieke actie of marketingcampagne.

Soms is het handig om andere systemen te koppelen. Bijvoorbeeld een boekhoudprogramma of een ERP-systeem, zoals SAP en Microsoft Navision. Hiermee koppel je financiële gegevens aan jouw klantenrecords. Of een e-mailprogramma, zoals Outlook en Gmail. Om meer te weten te komen over het effect van jouw e-mails.

Met jouw dashboard analyseer je bijvoorbeeld:

• Hoe komen jouw contacten bij jouw organisatie terecht? Waarin zijn ze geïnteresseerd? Waar zitten jouw (toekomstige) klanten in hun aankoopproces? Wat nemen ze bij jou af? Het maakt overigens niet uit wat voor soort klanten je hebt: particulieren of bedrijven.
  
  
• De voortgang van jouw sales. Denk aan je deals, offertes, omzet, betalingen en openstaande posten. Welke betalingen missen er bijvoorbeeld nog? En welke offertes moet je nog nabellen? Denk hierbij ook aan de stapjes, waarmee je jouw (toekomstige) klanten door de sales funnel leidt.
  
  Overigens is het doen van betalingen in Nederland (nog) niet mogelijk met HubSpot. Jouw CRM-systeem kan wel betalingsgegevens van je ERP-systeem overnemen.
  
  
• Welke ‘touchpunten’ zijn er met jouw organisatie? Hoe vaak heeft iemand jouw website bijvoorbeeld bezocht? En iets op jouw website gedaan? Zoals een blog gelezen of iets gedownload. Wanneer en hoe besluiten mensen om met jouw organisatie in zee te gaan? Kortom, wat zijn de conversieratio’s?
  
  
• Wat is het effect van marketing-, sales,- of serviceactiviteiten? Haal je bijvoorbeeld meer klanten binnen dankzij jouw marketingcampagne? Wat voor soort klanten zijn dat? Hoeveel meer omzet genereert de marketingcampagne?
  
  
• In welke fase van de sales funnel sluit je de meeste deals? Met welke verkooptools behaal je de beste resultaten? En wat werkt het beste bij jouw sales sequenties (een reeks automatische sales activiteiten)? Kortom, wat is de effectiefste sales strategie?
  
  
• Welke bronnen (Google, Facebook, LinkedIn, Whatsapp,…) zijn van invloed op het aantal leads? En welke activiteiten leiden tot de meeste leads? (advertenties, e-mails, posts op sociale media kanalen, blogs, downloads, berekeningstool op de website,…)
  
  
• Hoe jouw klantenservice functioneert. Hoe zit het met de responstijd? Welke servicetickets staan er nog open en welke zijn er al afgehandeld? Wie pakt de meeste servicetickets op?
  
  
• De feedback van jouw klanten. Wat komt er bijvoorbeeld uit het jaarlijkse klanttevredenheidsonderzoek? Want vinden klanten van de afhandeling van servicetickets? Wie of wat krijgt de meeste sterren? En waarom?

Combineer alle belangrijke data naar hartenlust in jouw online rapportages! Welke bronnen en activiteiten leveren uiteindelijk de meeste nieuwe klanten op? Hoe gaan (toekomstige) klanten met de website om? En wat heeft het meeste effect op de omzet?

Breng de gegevens op jouw dashboard samen. Sla jouw rapport op in een rapportenlijst of exporteer de data. Net wat je zelf wilt. En stuur jouw dashboard door naar bepaalde CRM-gebruikers. Bijvoorbeeld een uur voordat de salesvergadering begint, zodat iedereen zich kan inlezen. Dit kun je zelfs automatisch en repeterend doen. Bijvoorbeeld iedere dinsdag om 9.00 uur.

Wat jouw mogelijkheden zijn hangt wel af van je HubSpot-licentie. Met de professional en enterprise licenties heb je de meeste mogelijkheden. Custom rapportages (rapportages op maat) kun je bijvoorbeeld alleen met deze licenties maken.

TIP: Verwijder je jouw HubSpot-dashboard per ongeluk? Geen nood! Je hebt 14 dagen de tijd om de fout te herstellen.

Meer weten?

Kies je voor een all-in CRM-systeem met een geïntegreerde rapportagefunctie? Dan heb je gelijk fantastische tools voor marketing, sales en service beschikbaar. De resultaten die je hiermee behaalt laat je op jouw dashboards samenkomen. Superhandig vinden wij, maar beoordeel het zelf!

Ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Leuk! Maarten, Floris en Martijn laten je graag zien hoe HubSpot werkt.

Misschien vind je een van deze artikelen ook interessant?

★ KPI voorbeelden voor verkoopteams.
★ Effectief een organisatie leiden, hoe doe je dat?
★ Wat kun je met HubSpot?
★ Verbeter je verkoopproces met CRM-data.
★ De ROI van Inbound Marketing.
★ Waarom HubSpot CRM volgens ons een gouden medaille verdient.