Nieuw bij HubSpot Sales Hub: digitale offertes met dynamische content!

Het zal je maar gebeuren. Je hebt een fantastisch verkoopgesprek gehad. Eindelijk mag je jouw offerte toesturen. Maar de deal loopt toch op niets uit. ‘Hoe kan dat nou?’, vraag je je af. Het was zo’n tof gesprek.

Toch gebeurt het regelmatig, dat een offerte of prijsgave (toekomstige) klanten alsnog afschrikt. Hoe voorkom je dat? Hoe scoor je wel met jouw offerte? En zorg je dat jouw offerte voldoende vertrouwen uitstraalt?

HubSpot heeft een fantastische offertetool. Mijn collega Floris heeft je al over de voordelen daarvan verteld. Ik vertel je nu over het toevoegen van dynamische content aan je digitale documenten. Zoals je prijsopgaven, contracten, voorwaarden en offertes.

Hieronder behandel ik de volgende onderwerpen:

➢ Digitale offertes, contracten, voorwaarden en prijsopgaven.
➢ Digitale offertes met dynamische content in HubSpot.
➢ De voordelen van custom quotes.
➢ Custom quotes: welke functies heb je?
➢ Wat heb je voor digitale documenten met dynamische content nodig?

Digitale offertes, contracten, voorwaarden en prijsopgaven

Yes! Nadia van Max Energy heeft Dilara gevraagd een digitale offerte toe te sturen. Dat gaat tegenwoordig zo makkelijk met HubSpot. Eerst selecteert Dilara een offertesjabloon. Dit sjabloon stemt ze helemaal af op Max Energy. Eenvoudig voegt ze wat gegevens, opmerkingen en aangepaste voorwaarden toe. En klaar is kees!

Een offerte is een officieel document. Daarin vertel je jouw (toekomstige) klant wat jouw product of dienst kost. Je laat ook de prijsstructuur zien. Zo ziet jouw (toekomstige) klant waaruit de prijs is opgebouwd.

Offertes gebruik je voor ‘serieuze’ producten en diensten. Bijvoorbeeld als je als MKB-organisatie een CRM-systeem aanschaft. Als je als woningkoper een hypotheek afsluit. Of als je als woningeigenaar je woning laat schilderen.

Jouw offerte bevat bijvoorbeeld de volgende elementen:

• Een enthousiaste inleidende boodschap. Je vertelt dat je het tof vindt, dat jouw (toekomstige) klant in jouw product wil investeren.
  
  
• Gegevens van jouw organisatie. Zoals de naam, het adres en contactgegevens.
  
  
• Een referentienummer. Dit is makkelijk als er vragen komen. Een referentienummer is ook handig om betalingen aan de offerte te koppelen.
  
  
• De voorwaarden die je hanteert. Zoals voor de betaling en de garantie die je geeft.
  
  
• Hoe lang jouw offerte geldig blijft.
  
  
• Een specificatie van alle kosten. Waar is het totaalbedrag van de offerte allemaal uit opgebouwd?
  
  
• Is er sprake van een tijdschema? Dan neem je dat er ook in op. Je vertelt bijvoorbeeld wanneer de werkzaamheden starten en wanneer ze klaar zijn.
  
  
• Een handtekeningenveld, zodat jouw (toekomstige) klant de offerte kan accepteren.

Naast offertes heb je nog andere belangrijke officiële documenten. Bijvoorbeeld een servicecontract. Zoals voor de jaarlijkse schoonmaak van je verwarmingsketel. Of het onderhoud van je CRM-systeem. En de algemene voorwaarden die je hanteert.

Tenslotte zijn er nog prijsindicaties. Die geef je af als iemand erover nadenkt om iets bij jou te kopen. Natuurlijk moeten prijsindicaties er ook goed uitzien. 

Digitale offertes met dynamische content in HubSpot

Dilara heeft de deal met Max Energy gescoord. Zij maakt daarom een persoonlijke digitale offerte met dynamische content op. Daarna verstuurt Dilara de offerte naar Nadia. Ze kan haar een link toesturen of een pdf mailen. Ze kiest voor het sturen van de link. Nadia opent de offerte op een speciale websitepagina. 

Wat moet je je voorstellen bij een document met dynamische content? Een digitale offerte ken je vast wel. Je stuurt een digitaal document naar jouw (toekomstige) klant. Is jouw (toekomstige) klant akkoord? Dan ondertekent hij of zij jouw offerte met een rechtsgeldige digitale handtekening. Bijvoorbeeld met behulp van e-Sign. Het is zelfs mogelijk om de betaling gelijk te regelen.

Maar nu de dynamische content… hoe werkt dat dan? Stel je voor dat je een nieuwsbrief in elkaar zet. Of een websitepagina. Nieuwsbrieven en websitepagina’s bestaan uit stukjes tekst en andere elementen. Zoals een video, een afbeelding, een call-to-action (CTA), testimonials en een download. En natuurlijk je eigen huisstijl met jouw logo en specifieke kleuren.

Een digitale offerte met dynamische content werkt eigenlijk precies hetzelfde. Je bouwt je digitale document op met stukjes tekst en elementen. Deze stukjes tekst en elementen zijn dynamisch. Hiermee maak je jouw offerte zo persoonlijk mogelijk. Jouw custom quote (zo noemt onze HubSpot-tool het) stem je dus perfect af op jouw (toekomstige) klant. Wedden dat je hier goed mee scoort?!

TIP: Je eigen digitale document opbouwen is eenvoudig. Maar er is nog geen Drag & Drop-functie voor de offertesjabloon beschikbaar (slepen en neerzetten). Deze komt er wel! Op dit moment moet je losse modules aan- en uitzetten. Documenten opbouwen wordt dus nog makkelijker in de toekomst…

De voordelen van custom quotes

Waarom zijn custom quotes zo verrekte handig? Hieronder heb ik een aantal voordelen voor je verzameld:

• Tijdsbesparing. Dit betekent: er blijft meer tijd over voor leuke commerciële activiteiten!
  
  
• Fantastische klantervaringen en snellere acceptatie. En daar had je al zoveel HubSpot-tools voor! Wat kan er nu nog misgaan?
  
  
• Persoonlijke offertes die perfect aansluiten bij jouw klanten. Alle overbodige inhoud is er namelijk uit. Je geeft jouw klanten het gevoel, dat je ze helemaal begrijpt. Natuurlijk waarderen jouw klanten dit. Zo bouw je pas echt een vertrouwensband op!
  
  
• Controle over hoe jouw offertes eruitzien (met behulp van meerdere sjablonen). Perfect afgestemd op jouw eigen offertebehoeften!
  
  
• Prachtige visuele offertes, prijsopgaven en complexe contracten. De tool is dus veel meer dan alleen een offertetool (zoals de meeste andere offertetools)!
  
  
• Maak je gebruik van een groter salesteam? Met jouw sjablonen zorg je voor een standaard lay-out, taal en opmaak. Jouw documenten zien er dus altijd mooi en consistent uit. Wie ze ook verstuurt. Een mooi visitekaartje toch? Zo zorg je voor een super professionele uitstraling!
  
  
• Ieder offertesjabloon bevat makkelijke bewerkbare modules. Jouw offerte bouw je snel op met herbruikbare elementen. Zo pas je de offerte perfect aan op de specifieke behoeften van jouw prospect. Vervolgens personaliseer je het document. Bijvoorbeeld met een persoonlijke begroeting.
  
  
• Custom Quotes ‘praten’ perfect met de andere functies van jouw HubSpot-platform. Koppel jouw documenten aan je deals en contacten in jouw CRM-systeem. Zo beschikken alle CRM-gebruikers van jouw organisatie over dezelfde informatie. Supermakkelijk voor als er (later) vragen zijn!
  
  
• Dynamische content. Voeg automatisch de juiste informatie toe. Bijvoorbeeld op basis van de producten en diensten, die je opneemt in jouw offerte. En bij je algemene voorwaarden. Zo voorkom je fouten en zorg je dat jouw document juridisch klopt!

Uiteraard leiden al deze voordelen uiteindelijk tot meer business. Als je de voordelen goed gelezen hebt dan begrijp je wel waarom. Het effect zie je terug in jouw statistieken en is dus meetbaar. In HubSpot kun je daar fantastische dashboards voor instellen.

Custom quotes: welke functies heb je?

Het is zover. Jouw prospect wil graag een digitale offerte ontvangen. Hoe richt je jouw persoonlijke digitale offerte in? Welke functies heb je daarvoor?

Het CRM-systeem van HubSpot is de basis (met een gekoppelde Hub). Daarin selecteer je een (herbruikbaar) offertesjabloon. Op dit moment kun je kiezen uit 2 soorten offertesjablonen:

1. Offertesjabloon met prachtige contentmodules (tekst, afbeeldingen, etc.) en de mogelijkheid om testimonials toe te voegen.
   
   
2. Offertesjabloon waarmee je jouw producten en diensten overzichtelijk weergeeft (regelitems met aangepaste regelitem eigenschappen). En waarmee je betalingen kunt accepteren. Uiteraard kun je de hoeveelheid van je producten aanpassen, de prijs wijzigen en kortingen toevoegen.

Met bewerkbare modules en instellingen pas je het ontwerp en de inhoud eenvoudig aan. Voeg bijvoorbeeld je logo en huisstijl toe. Video’s, linkjes, afbeeldingen en tekst. Pas je domeininstellingen, landinstellingen en de taal ook aan als je dat wilt. En natuurlijk je dynamische content.

HubSpot vult automatisch de CRM-data in, die je al hebt. Zoals de contactgegevens en bedrijfsgegevens. En ook offerte- en dealgerelateerde gegevens natuurlijk. Jij hoeft de informatie alleen te controleren en aan te vullen. Bijvoorbeeld met een persoonlijke toelichting en specifieke voorwaarden.

Dit zijn de belangrijkste template functies, die er zijn:

• Toevoegen, verwijderen en aanpassen van tekst en elementen.
• Standaardtermen (in de offertewizard kun je die niet bewerken).
• Tabellen: kolommen en rijen toevoegen, aanpassen en verwijderen.
• Thema-instellingen met allerlei kleuren en lettertypen.
• (Aangepaste) domeinen koppelen.
• Taal- en landinstellingen.
• Personaliseren van de content.
• Sjablonen voor prijsopgaven, offertes, contracten en facturen.

Sommige informatie wil je misschien niet standaard in je digitale offertes opnemen. Stel dat je die informatie nu toch wilt toevoegen. Dan gebruik je daar snippets voor. Snippets zijn kleine stukjes tekst, die je vooraf opmaakt. 

TIP: Het aantal beschikbare sjablonen breidt HubSpot uit. In de toekomst kan je dus uit meer templates kiezen.

Wat heb je voor digitale documenten met dynamische content nodig?

Wat heb je ervoor nodig? Gratis HubSpot CRM èn een aanvullende (betaalde) HubSpot Sales Hub Professional of Enterprise licentie. Dat is alles!

Met de design manager creëer je vervolgens weergaloze templates met dynamische content. Je bouwt jouw digitale document op met de bekende bouwstenen van de HubSpot CMS Hub. Zoals de verschillende modules, sjablonen en thema’s. Zonder codes en programmering!

Heb je maatwerk nodig? Geen probleem! Met een speciale editor ontwerp je een nieuw sjabloon! Of pas je een standaardsjabloon helemaal naar wens aan. Afhankelijk van wat jij nodig hebt. Hier heb je alleen wel wat HTML-, CSS- en JavaScript-kennis voor nodig. Uiteraard kan Systony je daarmee helpen.