Bewaar jouw WhatsApp berichten in je CRM-systeem

• Je tennistrainer die jou via WhatsApp vertelt, dat het te hard regent voor je tennisles.
• Een klantenservice, die jouw probleem met je vloerverwarming via WhatsApp oplost.
• Een WhatsApp-bericht van de leasemaatschappij, dat jouw nieuwe Volkswagen Polo morgen geleverd wordt.
• Een reisorganisatie, die jouw reis naar Curaçao via WhatsApp bevestigt.
• De bevestiging van jouw sollicitatiegesprek, dat je via WhatsApp van de recruiter ontvangt.

Waar gebruiken organisaties Whatsapp voor?

Vrijwel iedereen is bekend met Whatsapp. Over de tool zelf hoeven we dus weinig uitleg te geven. Alhoewel… bedrijven gebruiken Whatsapp natuurlijk op een andere manier dan personen onderling. Organisaties zetten Whatsapp Business bijvoorbeeld in om:

• Belangrijke informatie te delen, zoals een product update of een blog.
• Iemand aan een afspraak te helpen herinneren.
• Gepersonaliseerde advertenties en aanbiedingen te delen. Bijvoorbeeld nadat iemand de website heeft bezocht (remarketing).
• Uitnodigingen te versturen voor webinars, product demo’s, beurzen en andere marketing evenementen.
• Bestaande klanten te informeren over up-sell en cross-sell mogelijkheden.
• Een review te vragen en te informeren of een afspraak naar wens is verlopen. En om te vragen of er nog dingen zijn.
• Te bedanken voor het downloaden van een e-book, checklist of demo video.
• Klanten op de hoogte te brengen van iets. Bijvoorbeeld de status van een order.

WhatsApp is dus een prima medium om makkelijk met mensen te communiceren. Vooral als jouw doelgroep uit jonge volwassen mensen tot een jaar of 30 bestaat. De meeste (jonge) volwassenen hebben de app toch al op hun telefoon staan. Het is dus een heel toegankelijk medium voor hen. Dit komt natuurlijk doordat mensen er in hun dagelijkse leven al zoveel gebruik van maken.

WhatsApp voor e-commerce, verkoop en klantenservice

E-commerce, klantenservice, verkoop… Voor verschillende afdelingen is WhatsApp een superhandig medium. Kijk maar eens naar de volgende voorbeelden.

WhatsApp & E-Commerce

Ja, echt waar! Ook WhatsApp kun je voor e-commerce gebruiken. Voor klanten is het dus mogelijk om via Whatsapp bestellingen te doen en te betalen. En waarom ook niet? Voor veel mensen is mobiel zakendoen toch al de gewoonste zaak van de wereld.

WhatsApp & Inbound Marketing

Stel je voor: dankzij jouw inbound marketing strategie heeft jouw CRM-systeem mooie leads gegenereerd. Je hebt daar een slimme lead nurturing campagne voor ingesteld. Met behulp van een workflow heeft jouw CRM-systeem deze leads vervolgens geclassificeerd als ‘kansrijk’. Automatisch zijn deze kansrijke leads daarna overgedragen aan de afdeling verkoop.

Jouw verkoopteam heeft nu verschillende mogelijkheden om te reageren. Bijvoorbeeld via een slimme verkoopsequentie. Dat is een reeks (automatische) sales activiteiten. Een andere optie is om direct via WhatsApp te reageren. Misschien is dat wel dé manier om de verkoopcyclus drastisch te verkorten?!

Natuurlijk hangt dit af van het soort organisatie waar je voor werkt. Bovendien moeten deze leads dan wel een telefoonnummer hebben achtergelaten.

WhatsApp als communicatievoorkeur

Nog een voorbeeld. Stel dat er op jouw website een mooie call-to-action (CTA) button staat. Je verleidt mensen daarmee om een offerte bij jou aan te vragen. Als mensen daarop klikken verschijnt een offerteformulier. Daarop kun je natuurlijk vragen wat de communicatievoorkeur is.

Misschien kiezen mensen dan wel voor WhatsApp in plaats van SMS, e-mail of telefoon? Uiteraard communiceer je dan zoals de aanvrager het graag wil.

WhatsApp & Klantenservice

Ook voor een klantenservice is WhatsApp een fantastische tool. Klanten kunnen hun vragen en berichten zo snel en makkelijk communiceren. Reageert jouw klantenservice snel en adequaat? Dan draagt dit zeker bij aan een hoge klanttevredenheid. Bovendien maak je zo natuurlijk sneller klanten van jouw leads en prospects. Of weet je zo meer te verkopen aan bestaande klanten.

En wat denk je van een speciale WhatsApp-chatbot, die automatisch vragen stelt? De chatbot leidt jouw klanten naar specifieke afdelingen of medewerkers toe. Of naar bepaalde artikelen in de kennisbank op jouw website. Net zoals een gewone chatbot op je website dus, maar dan via WhatsApp.

WhatsApp Business geïntegreerd met je CRM-systeem

De echt professionele bedrijven maken tegenwoordig allemaal gebruik van een allround CRM-systeem. Daarmee beheer je alle gegevens van jouw relaties.

Vanaf het eerste websitebezoek monitort het CRM-systeem het online gedrag. Bij een volgend bezoek herkent het CRM-systeem namelijk het IP-adres van de websitebezoeker. Hoe is iemand op de website terecht gekomen? Via Google, sociale media of rechtstreeks? Wat doet die persoon vervolgens op de website? Welke pagina’s leest hij of zij?

Het CRM-systeem verzamelt al dit soort gegevens. Alle touchmomenten, van online bezoek tot fysiek contact. In dat laatste geval logt een medewerker bijvoorbeeld wat er besproken is.

Dit gebeurt ook nog eens afdeling overstijgend. Daardoor ontstaat er dus een 360 graden klantbeeld van jouw klanten. In één oogopslag weet je welke interactie er heeft plaatsgevonden met verschillende afdelingen. Van marketing tot sales, service en de financiële administratie. Je weet precies wat iemand interessant vindt. Of er speciale wensen en behoeften zijn. En ga zo maar door.

Gebruik je WhatsApp Business om met jouw leads, prospects en klanten te communiceren? Dan wil je deze berichten natuurlijk graag erbij hebben. Je kunt WhatsApp daarom koppelen met jouw CRM-systeem. Integreren noem je dat. Na de koppeling komt de WhatsApp communicatie bij jouw relaties te staan. Ineens is dus inzichtelijk wat en hoe er via WhatsApp gecommuniceerd is!

Vanaf een dashboard kun je zelfs aflezen wat de reactietijd is geweest. En hoeveel gesprekken er bij een medewerker lopen. Stem gerust jouw KPI’s (Key Performance Indicators) daarop af! Zo maak je jouw dienstverlening alleen nog maar beter.

WhatsApp Business & HubSpot

Koppel je WhatsApp Business aan HubSpot? Dan beheer je jouw WhatsApp rechtstreeks vanuit jouw HubSpot-portaal. Verstuur bijvoorbeeld WhatsApp berichtjes met of zonder een bijlage. Zoals een pdf, foto of (persoonlijke) video. Voeg een link toe. Bekijk de WhatsApp geschiedenis terug. En maak herbruikbare berichtensjablonen aan.

Zorg voor een melding op je computer als er een nieuw WhatsApp bericht binnenkomt. En voeg nieuwe leads vanuit WhatsApp toe aan je CRM-systeem. Het kan allemaal! Het is zelfs mogelijk om acties te automatiseren met een workflow! Stel dat je een berichtje ontvangt met het woord ‘prijs’ erin. Misschien wil je vast een automatisch bericht toesturen. Of een actie uitzetten bij een verkoopmedewerker? Op de website van HubSpot vind je een video met uitleg over de integratie.

Wil je WhatsApp zo professioneel mogelijk inzetten? Kies dan voor WhatsApp Automation. Met WhatsApp Automation is het namelijk mogelijk om allerlei handelingen te automatiseren. Daar gebruik je dan handige workflows voor. Door de API-koppeling tussen WhatsApp en HubSpot wordt alle informatie automatisch gesynchroniseerd.

Er zijn zoveel mogelijkheden…

• Stuur automatische berichten, herinneringen en meldingen naar jouw klanten. Bijvoorbeeld na het downloaden van een e-book of checklist. Om te helpen herinneren aan de verlenging van een contract. Of als jouw prospect een volgende stap in de sales funnel heeft gezet.
  
  
• Informeer jouw klanten automatisch over updates.
  
  
• Maak automatisch een service ticket voor jouw klantenservice aan. Bijvoorbeeld als het woord ‘kapot’ in het WhatsApp bericht staat.
  
  
• Stuur een automatisch bericht als dat slim is voor jouw verkooptraject. Bijvoorbeeld over de status van een order. Of na een volgende stap in de sales funnel.
  
  
• Maak automatisch taken voor medewerkers aan.
  
  
• Zorg voor een veiligere communicatie met WhatsApp. En verstrek automatisch een verificatie- en authenticatiecode aan jouw klanten.
  
  
• Laat jouw klanten automatisch via WhatsApp betalen. Stuur een automatische bevestiging van een betaling of een order. Of help herinneren aan een openstaande betaling.

Individuele automatische berichten verstuur je op basis van een trigger in jouw workflow. Zoals de woordjes ‘prijs’ en ‘kapot’ in een WhatsApp bericht. Maar het is ook mogelijk om een automatisch bericht naar meerdere klanten tegelijk te sturen. Uiteraard personaliseer je die berichten dan wel met de data in jouw CRM-systeem.

Kortom, de integratie met WhatsApp zorgt voor een hele snelle toegankelijke en efficiënte communicatie. Het is echt een verrijking voor je klantenondersteuning. Bovendien is het ideaal voor een snelle follow-up. Deze integratie helpt jouw organisatie dus om een geweldige service te leveren! (naast al die andere fantastische tools van HubSpot natuurlijk)

In onze andere blogs lees je meer over hoe geweldig wij HubSpot vinden. Ben je daar benieuwd naar? Lees dan bijvoorbeeld:

➜ Waarom HubSpot CRM volgens ons een gouden medaille verdient.
➜ Het magische effect van Artificial Intelligence (AI) in jouw CRM-systeem.
➜ Waarom je meer bereikt als jouw website onderdeel van je CRM-systeem is.
➜ Angst om van CRM over te stappen? Onnodig!
➜ Hoe win je het vertrouwen van jouw klanten?
➜ Organiseer jouw bedrijf als een kudde paarden en alles loopt gesmeerd.
➜ Wat zijn de plus- en minpunten van HubSpot?
➜ [VIDEO] De top 10 beste functies van HubSpot.