Software die de werving en selectie van je sollicitanten ondersteunt

Nog niet zo lang geleden vond je een vacature in de krant of in een vaktijdschrift. Je reageerde daarop met een handgeschreven of getypte brief. Computers waren er namelijk nog niet. Je lacht er nu waarschijnlijk om. Of je kunt het je niet (meer) voorstellen, want tegenwoordig doet niemand dat meer. 📝

Online solliciteren is zoveel makkelijker en sneller. Bijvoorbeeld via speciale banensites en sociale media kanalen. Bovendien belandt je handgeschreven sollicitatie waarschijnlijk gelijk onderop de stapel. Sollicitanten verwachten nu zelfs een mobielvriendelijke sollicitatie ervaring. En dat het sollicitatieproces vloeiend en snel verloopt. 

Voor bedrijven is het daarentegen vaak lastig om vacatures in te vullen. Er is namelijk nauwelijks personeel te vinden. Met speciale software ondersteun je daarom de werving en selectie van je sollicitanten. Hierin verzamel je data, die je vervolgens slim inzet. Zo laat je jouw recruitmentproces vloeiend verlopen. Je trekt makkelijker geschikte kandidaten aan. Én je zorgt voor een geweldige sollicitatie ervaring.

Complete software voor jouw werving en selectie

Met een ATS (Applicant Tracking System) heb je een goede digitale basis voor je recruitmentproces. Je maakt de werving en selectie van je sollicitanten supersnel en efficiënt. Je verlaagt de werkdruk door administratieve taken uit te besteden. En je zet jouw sollicitanten centraal. Laten we er eens wat dieper op inzoomen.

Wat kun je precies met complete werving en selectie software?

Sollicitanten werven

Sollicitanten werven met allerlei slimme marketingtools. Bijvoorbeeld met data-gedreven vacature advertenties, een sociale media planner en een geïntegreerde ‘Werken bij’ website. Mét gepersonaliseerde dynamische content! 

En wat vind je van een goede SEO-tool voor zichtbaarheid in de zoekmachines? Of van speciale landingspagina’s met uitnodigende calls-to-action (CTA’s)? Je beschikt over allerlei online tools om de beste kandidaten aan te trekken!

Digitaal sollicitatieproces

Een digitaal sollicitatieproces inrichten met slimme formulieren en automatische follow-up. Zorg voor slimme CTA’s en vooraf ingevulde gegevens om solliciteren makkelijk te maken. Neem kandidaatdata automatisch over. Bijvoorbeeld van een CV of LinkedIn-profiel. Reageer vervolgens razendsnel dankzij slimme workflows. Je leidt jouw sollicitanten door een gestroomlijnd en geordend sollicitatieproces heen. Natuurlijk houd je ze ondertussen goed op de hoogte.

Screening van sollicitanten

Pre-screenen, vergelijken en selecteren van sollicitanten. Hoe handig is dat? Stel geautomatiseerd vragen aan je sollicitanten of gebruik de inhoud van het sollicitatieformulier. Met tags helpt je software je alvast bij de eerste selectie van kandidaten.

Tracken, uitnodigen en afwijzen

Sollicitanten (geautomatiseerd) volgen, uitnodigen en afwijzen. Je CRM-systeem slaat alle interacties voor je op. Je visualiseert de kandidaatreis en segmenteert op basis van kenmerken en interacties. Zo houd je de betrokkenheid van sollicitanten nauwlettend in de gaten. 

Je sollicitanten beheren

Profielen, CV’s en andere documenten van sollicitanten ordenen en bewaren. De basis van je software is een database. In de records van je sollicitanten sla je alle relevante data op.

Digitale beoordeling

Leg een profiel of CV digitaal voor of vraag naar een mening na het sollicitatiegesprek. Makkelijk, snel en efficiënt. Er verschijnt automatisch een taak in de takenlijst van je collega’s. CV’s verdwijnen zo nooit meer onderop de stapel! 💻

Sollicitatie afspraken inplannen

Het gedigitaliseerde sollicitatieproces verloopt niet alleen veel sneller. Je plant ook eenvoudig afspraken in. Stuur je sollicitant een afspraaklink om een tijdstip te selecteren. De tool houdt vervolgens automatisch rekening met de agenda’s van de gespreksdeelnemers.

Taken overdragen, managen en organiseren

Op je dashboards zie je snel welke taken er nog openstaan. Uiteraard kun je ze handmatig prioriteren. Maar de software helpt je hier ook bij. Bovendien geeft de software een melding als er iets moet gebeuren. Voor jezelf, maar ook voor je collega’s. Zoals het in orde maken van de nieuwe werkplek. 

Zo bewaak je ook makkelijk alle afspraken en deadlines. Bijvoorbeeld van de aan te leveren documentatie van je sollicitanten. Én je zorgt meteen dat je HR Compliant bent.

Transcriberen

Wat is er tijdens het gesprek ook alweer gezegd? Soms heb je meerdere gesprekken gevoerd en weet je het niet goed meer. Met de software sla je jouw online interviews en telefonische gesprekken op. Je kunt er zelfs transcripties van maken (je gesprekken omzetten naar tekst). Met slimme tags vergelijk je vervolgens jouw beste sollicitanten. 📞

Communiceren zoals je sollicitanten dat willen

Hoe neemt een sollicitant het liefste contact op? Dat verschilt van persoon tot persoon. En van generatie tot generatie. Met de complete software bied je in ieder geval verschillende communicatie manieren aan. Bijvoorbeeld via e-mail, LinkedIn, Facebook Messenger, telefoon en WhatsApp.

Contacten opbouwen en onderhouden 

Dit is nog nooit zo belangrijk geweest! Met nieuwsbrieven, marketing e-mails, lead nurturing en lead kwalificatie onderhoud je jouw contacten. Breng je relevante vacatures onder de aandacht. Blijf je top-of-mind. Óók als er niet direct een vacaturematch is. En heb je de betrokkenheid van je kandidaten continu in beeld. Bovendien vind je ook geschikte kandidaten in je eigen talentenpool.

Contracten opstellen met kant en klare templates en snippets

Weet je dat de meeste kandidaten het 1e werkaanbod dat ze krijgen accepteren? Je wil daarom snel een aanbieding doen als je een geschikte sollicitant vindt. Stel je voor dat je kandidaat na al die moeite voor een andere werkgever kiest. Met jouw CRM-data, templates en snippets zet je zo een gepersonaliseerd arbeidscontract in elkaar. Uiteraard laat je het vervolgens digitaal ondertekenen.

👉 TIP: Accepteert een kandidaat jouw baanaanbieding mondeling? En ontvangt hij of zij dezelfde dag nog het arbeidscontract? Dan is de kans groot dat hij of zij dit ondertekent.

Dashboards met online rapportages

Natuurlijk wil je jouw recruitment proces continu monitoren en verbeteren. Dankzij uitgebreide doorklikbare rapportages met KPI’s breng je zo knelpunten in kaart. Bovendien heb je altijd in beeld hoe het met de werving in selectie gaat. Zo zie je in 1 oogopslag waar je sollicitanten in de vacature pijplijn zitten. En welke vacature advertenties het beste scoren. 

Je kunt je wel voorstellen dat je werving en selectie zo veel makkelijker wordt. Bovendien bouw je hiermee natuurlijk een geweldig werkgeversmerk op. Maar tussen de verschillende softwaresystemen zijn wel belangrijke verschillen.

De werving en selectie van sollicitanten ondersteunen met HubSpot

De ATS-software waar wij fan van zijn is HubSpot. Dit is eigenlijk een all-in-one CRM-systeem voor marketing, sales, service en websitemanagement. Maar je kunt het ook als recruitment software inzetten. En juist daarom is het ontzettend krachtig. Je gebruikt je marketing-, verkoop-, website- en servicetools namelijk voor je HR-taken. 

HubSpot is een cloudgebaseerde SaaS software oplossing (Software as a Service). Het is dan ook overal toegankelijk. Waar je ook bent: op kantoor, thuis of onderweg. Als je maar een internetverbinding hebt. 
Misschien heb je behoefte aan meer functies? Integreer je software dan met andere systemen. Zo maak je jouw software nog completer en krachtiger. Bijvoorbeeld met:

• Een e-mailprogramma, zoals Outlook of Gmail.
  
• Sociale media kanalen, zoals Instagram, Twitter, Facebook en natuurlijk LinkedIn.
  
• De grootste vacaturewebsites, zoals Indeed en Werk.nl.
  
• Software voor je salarisadministratie, zoals Humanwave, AFAS software en Buddee.
  
• Een HRIS-systeem (Human Resources Information Systeem) om ook andere belangrijke HR-taken te koppelen, zoals Human Capital Management (HCM). HubSpot bevat trouwens ook handige HCM-tools!
  
• Assessment software: met de uitslag van de jobtests vergelijk je jouw sollicitanten digitaal.
  
• Wordpress website als een nieuwe website in HubSpot nog een brug te ver is.

De meeste integraties met HubSpot zijn niet moeilijk. In de App Marketplace zijn meer dan 1.000 standaard koppelingen. Is er toch maatwerk nodig? Als ervaren HubSpot Partner in Nederland helpen wij je daar graag mee. 

Nog 1 laatste dingetje. Implementeer je deze complete, veilige en gebruiksvriendelijke software in je hele organisatie? Dan maak je daar 1 geoliede machine van. Bovendien is het vaak al binnen enkele maanden up & running. Waar wacht je dus nog op?! 

Neem hieronder vast een kijkje in de CRM-software. Veel belangrijke CRM-functies komen in deze demo video van 30 minuten aan bod.

Misschien vind je deze artikelen ook interessant?

➜ Je interne processen optimaliseren met allround IT oplossing.
➜ Jouw CRM als oplossing voor interne communicatie knelpunten.
➜ Je salesproces optimaliseren met behulp van je CRM-systeem.
➜ Beste IT oplossing voor een optimaal werving en selectie proces.
➜ Strategische keuzes maken in het MKB met weinig tijd.