6 Redenen om voor een gebruiksvriendelijk CRM-systeem te kiezen

Sinds kort is er een nieuw CRM-systeem. Wat zijn er veel mogelijkheden! Linda was echt onder de indruk tijdens de training. Maar in de praktijk is het wel erg lastig om ermee te werken. Eigenlijk is Linda alweer helemaal klaar met dit rotsysteem. Om de haverklap heeft ze hulp nodig. Dit werkt echt voor geen meter zo…

Klinkt dit herkenbaar? Ik hoor dit soort CRM-verhalen heel erg vaak. Vol energie heeft een organisatie een CRM-systeem geïmplementeerd. Er is flink geïnvesteerd. Maar in de praktijk is het lastig om eruit te halen wat erin zit. Het wordt niet goed bijgehouden. De data raakt vervuild. Het levert niet op wat de bedoeling was. Eigenlijk is het onvoldoende doordacht en niet goed geïmplementeerd. 

Gelukkig kan het ook anders! Een succesvolle CRM-implementatie begint bij de selectie van een passend CRM-systeem. Maar wat is nou een passend CRM-systeem? Hoe selecteer je dat? Hoe zorg je ervoor, dat gebruikers het wel goed bijhouden? En hoe behaal je het rendement, dat je voor ogen hebt?

Er zijn 2 belangrijke basisvereisten:

• Een goede voorbereiding van jouw CRM-implementatie.
• Een gebruiksvriendelijk CRM-systeem.

In dit artikel vertel ik je waarom het verstandig is om voor een gebruiksvriendelijk CRM-systeem te kiezen. Er zijn 6 belangrijke redenen:

1. Het beantwoordt aan de behoeften van jouw organisatie.
2. Gebruikers accepteren het gemakkelijk.
3. Jouw (complete) data is overal beschikbaar.
4. Je houdt de data eenvoudig schoon.
5. Veel andere systemen zijn simpel te koppelen.
6. Het is technisch makkelijk te onderhouden.

6 Redenen om voor een gebruiksvriendelijk CRM-systeem te kiezen

Wat is een CRM-systeem eigenlijk? Het is software om jouw relatiebestand mee te managen. Je bewaart er allerlei data van jouw (toekomstige) klanten in. Zoals contactgegevens, belangrijke communicatie en andere relevante informatie. Daardoor beschik je altijd over een actueel klantbeeld en speel je makkelijker in op verkoopkansen. Een CRM-systeem is dan ook meestal de basis voor de bedrijfsvoering van organisaties.

Met moderne allround CRM-systemen kun je bovendien allerlei processen automatiseren. Bijvoorbeeld door middel van marketing automation, verkoopautomatisering en automatische servicetools. Afdeling overschrijdend zelfs. Ideaal, want zo maak je de processen binnen jouw organisatie veel efficiënter. Eilandjes verdwijnen en interne communicatie knelpunten ook.

Wanneer is een CRM-systeem succesvol? Als het beantwoordt aan de behoeften van jouw organisatie. Als het makkelijk is voor gebruikers en zij het daardoor snel accepteren. Overzichtelijk en met simpele intuïtieve functies. Als jouw data overal beschikbaar is en goed onderhouden wordt. Als je eenvoudig andere relevante systemen kunt koppelen. En als het technisch gemakkelijk te onderhouden is.

Een passend CRM-systeem helpt jouw organisatie om professioneel, efficiënt en klantgericht te ondernemen. Hoe bereik je dat allemaal zonder gebruiksvriendelijk CRM-systeem? Geloof of het of niet… anno 2022 zijn dit soort CRM-systemen er. Een goed en allround CRM-systeem hoeft echt niet meer complex te zijn!

1. Het beantwoordt aan de behoeften van jouw organisatie

Het CRM-systeem moet bijvoorbeeld schaalbaar zijn, zodat het makkelijk meegroeit met jouw organisatie. En modulair, zodat je alleen hoeft te betalen voor wat je echt nodig hebt. Uiteraard moet het CRM-systeem de functies bevatten, die jouw organisatie nodig heeft. Zoals het kunnen automatiseren van tijdrovende taken en processen. Zo bespaar je tijd, moeite en kosten. Bovendien voorkom je onnodige fouten!

Een goed CRM-systeem stroomlijnt het hele aankoopproces. Van willekeurige websitebezoeker tot klant. En zelfs daarna. Het maakt alle fases van jouw sales funnel inzichtelijk. In welke fase bevinden jouw (toekomstige) klanten zich? Je weet altijd precies hoe jouw pijplijn eruit ziet. Het helpt je bovendien om jouw data schoon te houden. Uiteraard beschik je over een groot aantal tools hiervoor.

2. Gebruikers accepteren het gemakkelijk

Snappen gebruikers het CRM-systeem? Dan zijn ze eerder bereid om het goed bij te houden. Van het invoeren van data tot het maken van automatische workflows. Wat is daarvoor nodig? Dat het overzichtelijk is en dat functies simpel zijn. Dat data op logische plekken staat en informatie gemakkelijk te interpreteren is. Zijn alle functies op dezelfde manier ontworpen? Dan hoeven gebruikers niet steeds uit te vinden hoe iets werkt.

Automatiseer bijvoorbeeld je marketingcampagnes. Nurture jouw klanten met gepersonaliseerde content. Pas leadscoring toe om jouw leads te kwalificeren. Stel automatische sales activiteiten in met sales sequenties. Verstuur automatisch e-mails over de status en om te bedanken. Er kan zoveel dankzij marketing automation en verkoopautomatisering!

Het is zelfs mogelijk om offertes op te stellen met herbruikbare dynamische content. Gebaseerd op jouw CRM-data! Je resultaten houd je natuurlijk bij op overzichtelijke dashboards. Maar onthoud één ding: je bereikt betere resultaten als dit soort mooie functies gebruiksvriendelijk zijn!

3. Jouw (complete) data is overal beschikbaar

Je wilt overal online kunnen inloggen. Waar je ook bent. Thuis, op kantoor en onderweg. Of zelfs bij een klant in het buitenland. Bovendien wil je dan inzicht hebben in alle relevante data van jouw klanten. Als consultant heb je bijvoorbeeld een afspraak met een klant. Hoe fijn is het als je weet over een betalingsachterstand of een probleem dat er is geweest?!

Bij wat grotere bedrijven onderhouden meerdere collega’s contacten met relaties. Waar bewaart iedereen al die informatie? Zit het in de hoofden van medewerkers? Wie weet er precies wat er is afgesproken? En hoe bewaak je openstaande posten, geoffreerde voorstellen en servicetickets? In een goed bijgehouden CRM-systeem blijven voorkeuren, wensen en andere belangrijke informatie bewaard. 

Klanten willen geen nummertje zijn. Ze willen zich gewaardeerd voelen en professioneel geholpen worden. Zo krijgen ze vertrouwen in een organisatie. Werk je met jouw collega’s in één centraal systeem samen? Dan zorg je voor een 360° klantbeeld. Daarmee kun je precies die persoonlijke aandacht geven, waar (toekomstige) klanten naar verlangen.

Natuurlijk vergroot je zo jouw kansen op het sluiten van waardevolle deals! Jouw hele dienstverlening draait immers om tevreden klanten. Zij zijn de motor van jouw succes! Tevreden klanten komen terug. En zij delen hun positieve ervaringen met anderen. Online en in hun privé netwerk. Dat betekent meer leads en meer klanten! Een gebruiksvriendelijke mobiele app is daarom eigenlijk wel een must.

4. Je houdt de data eenvoudig schoon

Met vervuilde CRM-data kun je jouw klanten nooit optimaal bedienen! De data moet dus goed bijgehouden worden. Automatisch met behulp van automatiseringstools en handmatig. Is een CRM-systeem simpel in gebruik? Dan helpt dat enorm!

Schone data helpt je om grip te houden op jouw organisatie. Het geeft het management een geweldige helicopterview. Alle resultaten zijn meetbaar. Van individuele medewerkers en klanten tot de organisatie als geheel. Dankzij overzichtelijke dashboards weet je verkoopcijfers te voorspellen en richting te geven aan jouw bedrijf.

En veranderen er dingen? Dan heb je dat gelijk door, zodat je snel kunt reageren als dat nodig is. Je weet altijd precies hoe je ervoor staat!

TIP: Is data in jouw CRM-systeem toch vervuild geraakt? Lees hier hoe je jouw data weer schoonmaakt!

5. Veel andere systemen zijn simpel te koppelen

Het kan handig zijn om andere systemen te koppelen. Bijvoorbeeld een e-mail programma, zoals Outlook of Gmail. En een ERP-systeem of boekhoudsysteem. De tools en data kun je namelijk allemaal combineren in jouw gebruiksvriendelijke CRM-systeem. Superhandig! Bepaal bijvoorbeeld eenvoudig welke marketingcampagne tot de meeste omzet leidt. Of welke online advertentie het succesvolst is.

Gebruiksvriendelijke CRM-systemen beschikken vaak over veel standaardkoppelingen. Andere applicaties zijn daarmee meestal makkelijk te koppelen. Uiteraard komt het ook voor dat er complexe koppelingen nodig zijn. Een goede CRM-implementatiepartner kan je daar dan bij helpen.

TIP: Veel ERP-systemen beschikken over een lastig CRM-systeem met beperkte functies. Bijvoorbeeld Microsoft Navision, SAP, AFAS en Exact. Koppel je zo’n systeem? Dan profiteer je van het beste van beide systemen. Jouw CRM-systeem gaat verder waar jouw ERP-systeem stopt. Er zijn veel organisaties, die voor deze oplossing kiezen!

6. Het is technisch makkelijk te onderhouden

Waarom kiezen voor duur technisch onderhoud als het ook anders kan? Zonder (veel) hulp van dure consultants! Uiteraard is het dan wel prettig als je kunt terugvallen op een goede support afdeling.

TIP: Is er angst om van CRM-systeem over te stappen? In dit artikel leggen we je uit waarom die angst onnodig is. 

HubSpot: zowel geavanceerd als gebruiksvriendelijk!

Zo’n gebruiksvriendelijk en allround CRM-systeem bestaat. Echt waar! Met alle geavanceerde tools, die je nodig hebt voor effectieve marketing, sales en service. Helemaal toegespitst op een inbound strategie.

Door gebruikers is het zelfs uitgeroepen tot ’s werelds beste CRM-systeem voor inbound marketing en sales (en 2e als global seller)! De basis is bovendien helemaal gratis. Dat betekent goedkoop starten en uitbreiden wanneer je eraan toe bent. Dusss… waarom zou je moeilijk doen als het ook makkelijk kan?

Het CRM-systeem waar ik het over heb heet HubSpot. Wij werken er ook mee en zijn laaiend enthousiast. Net zoals onze klanten trouwens. Lees hun reviews maar eens! Als je dat wilt laten we je tijdens een HubSpot demo zien hoe het werkt.

TIP: Wil je meer weten over de voorbereiding van een CRM-implementatie? Lees erover in deze artikelen:

☻ CRM implementeren met succes.
☻ Met een goede CRM-strategie haal je het maximale uit jouw organisatie.
☻ Hoe selecteer je een nieuwe CRM-leverancier?
☻ Hoe je makkelijk naar een modern CRM overstapt & met schone data start.
☻ Organiseer jouw bedrijf als een kudde paarden en alles loopt gesmeerd.
☻ Effectief een organisatie leiden, hoe doe je dat?