HubSpot CRM & Inbound Marketing Insights

Hoe werkt de online afsprakentool van HubSpot?


Je herkent het vast wel. Je probeert een afspraak te maken met een prospect of klant. Maar het is lastig om een geschikte datum en tijd te vinden. Vaak ben je al wat e-mails en telefoontjes verder als het eindelijk lukt. Dat is frustrerend en zonde van je tijd!

Gelukkig kan dit ook anders. HubSpot heeft hier namelijk een slimme afsprakentool voor: de HubSpot Meeting Tool. Hiermee plan je jouw online afspraken veel makkelijker. In de video hierboven vertel ik je wat de meeting tool is. Hoe je de tool inzet voor het maken van jouw afspraken. Èn ik laat je zien hoe je met de online afsprakentool een afspraak maakt.


Wat is de online afsprakentool van HubSpot?

Met de online afsprakentool van HubSpot deel je jouw agenda met prospects en klanten. Zo kunnen zij zelf een afspraak in jouw agenda plannen. Heen en weer bellen en mailen is dus niet meer nodig. Natuurlijk bespaar je zo veel tijd en moeite!

Als HubSpot-gebruiker bepaal je zelf of jouw afspraak fysiek of online is. Bovendien kun je gelijk een vergaderlink voor een online afspraak meesturen. Bijvoorbeeld van Teams, Google Meet of Zoom. Ook kun je jouw afsprakentool personaliseren. Voeg bijvoorbeeld een logo en een foto van jezelf toe. Dan weet jouw prospect gelijk hoe je eruit ziet.

De online afsprakentool van HubSpot koppel je aan je e-mailprogramma. Bijvoorbeeld Office 365 of Gmail. Daarna profiteer je van alle voordelen van de online afsprakentool. In de video laat ik je zien hoe de HubSpot Meeting Tool eruit ziet.

Hoe werkt de online afsprakentool van HubSpot?

De afspraakmogelijkheden in de afsprakentool zijn afhankelijk van de beschikbaarheid in jouw Gmail of Office 365 agenda. Jouw prospect of klant selecteert zelf een datum en tijd. Ook bepaalt hij of zij zelf hoe lang de afspraak duurt. Maar hierin kun je wel sturen. Laat jouw relaties bijvoorbeeld kiezen uit een afspraak van een half uur, een uur en anderhalf uur.

Is de afspraak geselecteerd? Dan moeten er nog wat gegevens ingevuld worden. Zoals contactgegevens en de reden van de afspraak. Je zorgt dat de afspraak voldoet aan de AVG-regels. Als extra beveiliging kun je hier ook nog CAPTCHA toevoegen. Dan weet je zeker dat je met een ‘echt’ mens te maken hebt.

Bevestigt jouw klant of prospect de afspraak hierna? Dan komt de afspraakmaker automatisch op jouw bevestigingspagina terecht. Dit kan een gewone bevestigingspagina zijn, maar ook een landingspagina op jouw website. 

Bovendien ontvangt hij of zij automatisch een afspraakbevestiging in zijn of haar mailbox (met de afspraaklink). Als HubSpot-gebruiker ontvang je natuurlijk zelf ook een melding van de afspraak. Kort voor de afspraak stuur je nog automatisch een afspraakherinnering toe als je dat wilt.

Daarnaast is het mogelijk om tijdsloten toe te voegen. Bied bijvoorbeeld een aantal opties aan, waaruit jouw relatie kan kiezen. Zo maak je het nog makkelijker om een geschikt moment te selecteren.

De soorten afspraken die je met de online afsprakentool maakt

Je gebruikt de online afsprakentool van HubSpot op verschillende manieren. Hieronder vertel ik je over de verschillende soorten afspraken:

1. Persoonlijke afspraak

Maak een afspraak, die alleen op jouw eigen agenda gebaseerd is. Stel jouw persoonlijke afspraakvoorkeuren hiervoor eenvoudig zelf in.

Geef bijvoorbeeld aan wanneer je niet geboekt wilt worden. Zoals op maandagochtend, omdat je dan je mailbox bijwerkt. En op vrijdag na 16.00 uur tijdens de vrijdagmiddagborrel. Of bepaal tot wanneer je jouw beschikbaarheid wilt opgeven. Bijvoorbeeld voor 1 week of voor een aantal weken.

Stel in tot wanneer iemand een afspraak kan boeken. Bijvoorbeeld tot maximaal 24 uur van tevoren. Het is nu niet meer mogelijk om dezelfde dag een afspraak te plannen. Bepaal de starttijden van de meetings. Bijvoorbeeld elke 10 minuten, kwartier, half uur of uur. En geef eenvoudig een buffertijd aan. Dat is de tijd tussen de afspraken in.

2. Groepsafspraak

Moeten er meer mensen van jouw organisatie bij de afspraak aanwezig zijn? Plan dan simpel een groepsafspraak met één of meerdere collega’s. Uiteraard stel je hier ook je persoonlijke voorkeuren voor in.

3. Round Robin

Maak een meeting link aan voor 2 of meer collega’s. Laat jouw systeem vervolgens zelf een geschikte optie kiezen. Op basis van alle agendamogelijkheden bepaalt HubSpot bij wie de afspraak terecht komt. Ik illustreer dit even met een voorbeeldje.

Op de website van Systony leest Tulsa wat je allemaal met HubSpot kunt. Het CRM-systeem lijkt haar wel wat. Vooral het idee om gratis te starten en later uit te breiden met betaalde functies. Via de website boekt ze een afspraak met een consultant. Het systeem bekijkt wie er op haar favoriete tijdstip beschikbaar is. De afspraak komt vervolgens automatisch in de agenda van Floris, Martijn of mij terecht.

TIP: Ben je benieuwd hoe je een Round Robin meeting link aanmaakt? In de video bovenaan deze tekst laat ik het je zien!

Kies je voor de gratis of betaalde afsprakentool?

De standaard afsprakentool van HubSpot is gratis. Maar met een betaalde licentie heb je wel meer mogelijkheden. Zo zie je hierbij geen HubSpot reclame meer. Èn je kunt hierbij verschillende soorten afspraaklinkjes naast elkaar gebruiken.

Zoals een meeting link, die standaard in je e-mailhandtekening staat. En die je ook op je persoonlijke LinkedIn-pagina deelt. En een meeting link voor een bepaalde periode. Bijvoorbeeld als je voor je werk in Berlijn bent. Dit helpt je om jouw tijd daar goed in te delen.

En stel dat je aanwezig bent op een beurs waar je klanten wilt ontmoeten. Vertel het jouw netwerk dan door een meetinglink te delen. Bijvoorbeeld in een nieuwsbrief, persoonlijke e-mail en op je sociale media kanalen. Jouw relaties kunnen zo alvast een afspraak bij je inplannen. Zelfs voordat de beurs begint! Jouw tijd benut je zo natuurlijk zo efficiënt mogelijk.

Laat die online afspraken maar komen!

De afsprakentool van HubSpot maakt onderdeel uit van het all-in-1 CRM-systeem. Boordevol handige tools. De basis hiervan is gratis en je breidt het simpel uit met de betaalde functies. Daardoor is het platform enorm flexibel en schaalbaar. Je betaalt ook alleen voor wat je echt nodig hebt. Voor veel MKB-organisaties is het daarom echt een ideale CRM-oplossing.

Natuurlijk hebben de gratis tools wel wat beperkingen. Dat is logisch. Op een gratis tool staat bijvoorbeeld het logo van HubSpot. Zoals bij de gratis website, die je met HubSpot bouwt. En met de gratis tools heb je minder mogelijkheden. Maar die beperkingen hef je eenvoudig op door wel te gaan betalen. In dit artikel vertellen we je meer over de beperkingen: De 6 beperkingen van gratis HubSpot CRM.

Wil je met het gratis HubSpot CRM en de (gratis) afsprakentool aan de slag? Download het hier!

Wil je liever eerst wat meer weten over alle mogelijkheden van HubSpot? Download dan ons productoverzicht hieronder.

New call-to-action

Ontvang updates per email