Gebruik HubSpot als Applicant Tracking System (ATS) voor recruitment

Je kandidaten een geweldige sollicitatie ervaring geven. Snel goede nieuwe medewerkers vinden en werven. Makkelijker sollicitatiegesprekken inplannen. Beter samenwerken met je collega's. Je wervingskosten verlagen. Een goed werkgeversimago creëren. En vooral heel erg veel tijd besparen. Dat zijn de voordelen van goede en gebruiksvriendelijke recruitment software. 

Als recruiter kun je eigenlijk niet meer zonder een Applicant Tracking System (ATS). Wat kun je met ATS-software? En waarom is het slim om voor HubSpot te kiezen? In dit artikel leg ik je het uit:

➜ Wat is een Applicant Tracking System (ATS)?
➜ Hoe werkt ATS software?
➜ Standaard ATS software vs HubSpot recruitment software.
➜ Is HubSpot de beste recruitment software voor jouw organisatie?

Wat is een Applicant Tracking System (ATS)?

Met een Applicant Tracking Systeem (ATS) stroomlijn en automatiseer je jouw recruitment proces. Je maakt je werving- en selectieproces er zo efficiënt mogelijk mee. Daarbij zorg je voor een optimale sollicitatie ervaring voor je kandidaten. Het helpt je ook om meer en betere sollicitanten aan te trekken.

Je managet jouw kandidaten vanaf het eerste contactmoment tot de indiensttreding. Je weet precies hoeveel reacties op vacatures binnenkomen. Welk trajecten je sollicitanten doorlopen. En waar zij in de sollicitatie funnel zitten. 

Hoe werkt ATS software?

ATS-software is gemaakt om je werving- en selectieproces te optimaliseren. Je automatiseert en digitaliseert dan ook zoveel mogelijk stappen binnen het recruitment proces. Daarmee wordt je recruitment proces snel, overzichtelijk en efficiënt.

Jouw kandidaten staan hierbij centraal. Hoe werkt dat dan?

1. Je bepaalt eerst hoe jouw recruitment proces eruit moet zien. Welke stappen wil je automatiseren? Welke tools wil je hiervoor inzetten? Welke rollen zijn er? Hoe wil je CV’s screenen? En welke automatische follow-up wil je versturen? Zoals een uitnodiging met afspraaklink of een afwijzing. 
   
   
2. Je richt jouw digitale recruitment proces in. Hierbij structureer je alle gewenste recruitment fases. In de recruitment pijplijn zie je nu hoe het met jouw vacatures gaat. En in welke fase de sollicitaties zitten. Je bewaakt je budgetten. Vraagt je collega’s om digitale beoordelingen van CV's. En je houdt de afspraken met externe bureaus nauwlettend in de gaten.
   
   
3. Vervolgens regel je de indiensttreding zoveel mogelijk geautomatiseerd. Maak in een handomdraai een digitaal arbeidscontract aan. Laat dit digitaal ondertekenen. Houd op een dashboard bij of er actie nodig is. Vraag automatisch vereiste diploma’s op. En stuur gelijk een bericht naar IT om de nieuwe werkplek in orde te maken.
   
   
4. Ontstaan er knelpunten? Verloopt je recruitment proces toch niet optimaal? Evalueer je proces op dashboards met online rapportages. En stuur bij als dat nodig is.

Voor jezelf werkt een gestroomlijnd recruitment proces natuurlijk veel prettiger. Maar hoe denk je dat dit bij je kandidaten overkomt? Je begeleidt ze optimaal tijdens hun sollicitatieproces. Ze worden snel en goed op de hoogte gehouden van de sollicitatiestatus. Zo laat jouw organisatie een fantastische indruk achter, toch? Ook voor later als er nu nog geen match is!

De belangrijkste gegevens van je (toekomstige) kandidaten bewaar je in een kandidaten database. Zoals hun persoonlijke gegevens en belangrijke documenten. Bijvoorbeeld CV’s, motivaties en diploma’s. Uiteraard leg je er ook de afspraken met je kandidaten in vast. Je hebt dus altijd een compleet overzicht.

Jouw kandidaten database is gelijk de basis van je geautomatiseerde werving- en selectie proces. De data gebruik je namelijk voor verschillende tools. Bijvoorbeeld bij data-gedreven adverteren, kandidaten volgen en (toekomstige) kandidaten nurturen met workflows. 

Standaard ATS software vs HubSpot recruitment software

HubSpot is eigenlijk all-in-one CRM software voor marketing, sales en service. Digitaliseer je jouw sollicitatieproces met HubSpot? Dan heb je uitgebreidere mogelijkheden dan bij standaard ATS-software. Zo zet je jouw marketing, sales en service tools voor je digitale sollicitatieproces in. Hierdoor trek je nóg makkelijker sollicitanten aan en begeleid je ze nóg beter.

Je zet bijvoorbeeld inbound marketing in voor het werven van nieuwe talenten. Je stelt snel arbeidscontracten op met de digitale offertetool. En je vraagt om sollicitatie ervaringen met feedback enquête tools. Deze tools gebruik je dus ook voor de rest van je organisatie. Je hebt geen aparte ATS-software meer nodig! 

Alle data van jouw organisatie zit in 1 centraal systeem. Zo is het zelfs mogelijk om je nieuwe talenten na indiensttreding te blijven monitoren. Ideaal voor als jouw organisatie zich met Human Capital Management (HCM) bezighoudt! Bij HCM digitaliseer je namelijk nog meer administratieve HR-activiteiten. Hier zet je 1 of meerdere IT-oplossingen voor in. 

Integreer je ook andere software in HubSpot? Bijvoorbeeld voor je salarisverwerking, boekhouding, assessments en een HRIS (Human Resources Information System). Dan wordt de data automatisch gesynchroniseerd. Je hoeft je gegevens dus nog maar 1 keer (geautomatiseerd) in te voeren! Uiteraard kun je privacygevoelige data wel afschermen. En is jouw data ontzettend goed beveiligd voor onbevoegden.

HCM eindigt niet als je iemand aanneemt. Jouw nieuwe werknemer moet namelijk integreren. Hij of zij moet de organisatie leren kennen. Bekend raken met alle processen, werkwijzen en activiteiten. HubSpot helpt hier enorm bij. Je verankert namelijk je belangrijkste interne processen in je CRM-software. Je kunt zelfs handleidingen, instructies en tips toevoegen. Bovendien is de software ontzettend gebruiksvriendelijk. Wedden dat je nieuwe medewerkers er zo mee leren werken! 

Hieronder vind je een overzicht met de belangrijkste verschillen:

👉 TIP: Een uitgebreid overzicht met de recruitment mogelijkheden van HubSpot vind je hier: Automatiseer je HR recruitment proces met HubSpot.

Is HubSpot de beste recruitment software voor jouw organisatie?

Welk ATS-systeem bij jouw organisatie past hangt natuurlijk af van je wensen en behoeften. Maar veranderen je ATS-eisen? Dan is HubSpot wel heel flexibel. Je past de software makkelijk aan en het is ontzettend schaalbaar. Je kiest dus voor een oplossing die toekomstproof is!

Bovendien heb je met HubSpot een tsunami aan mogelijkheden. Je maakt van je hele organisatie een gesmeerd bedrijfsproces als je dat wilt. Hierbij stem je alle interne processen op elkaar af. Van marketing tot sales, klantenservice, boekhouding en HR. In deze blogs vind je hier meer informatie over:

➜ Je salesproces optimaliseren met behulp van je CRM-systeem.
➜ Klantgericht ondernemen met het juiste CRM-systeem.
➜ Jouw CRM als oplossing voor interne communicatie knelpunten.
➜ 6 Redenen om voor een gebruiksvriendelijk CRM-systeem te kiezen.
➜ Een goed CRM-systeem verdien je terug.

Bedenk daarom vooraf wat je met jouw Application Tracking System wilt bereiken. En of er nog meer optimalisatie behoeften binnen jouw organisatie zijn. Heb je genoeg aan alleen ATS-software of zet je het liever breder in? En hoe makkelijk koppel je ook je andere softwarepakketten? Want dat is bij veel ATS-systemen nog wel eens een uitdaging.

Daarnaast blinkt HubSpot uit in gebruiksvriendelijkheid. Veel ATS-leveranciers zeggen dat hun software simpel te gebruiken is. Maar is dat wel echt zo? Vaak is de software stiekem toch moeilijk. En dat terwijl je werk er juist makkelijker door moet worden. Met HubSpot hoef je daar niet bang voor te zijn. Bekijk hieronder onze HubSpot CRM demo video maar eens. Dan zie je het zelf.