Het voorkomen van CRM databasevervuiling

Het opschonen en onderhouden van een CRM database is essentieel voor een efficiënte werkomgeving maar schiet er vaak bij in. Wanneer een CRM database wordt verwaarloosd resulteert dit in slecht gesegmenteerde klantprofielen en campagnes zonder respons.

Het aanschaffen en implementeren van een CRM systeem kost veel tijd en moeite maar kan veel voordelen leveren. Het is dan ook zonde om de CRM database te laten vervuilen. In dit blog leg ik uit hoe databasevervuiling precies ontstaan en geef ik je een  paar tips die je helpen met het voorkomen van CRM database vervuiling.

Hoe ontstaat databasevervuiling?

Databasevervuiling heeft voornamelijk twee oorzaken:

• Geen consistente dataverwerking;
• Gegevens worden niet geüpdatet.

De data in een CRM systeem veroudert snelt, binnen een jaar is 30 tot 40% van de data gemuteerd. Denk hierbij aan adreswijzigingen, contactnamen of telefoonnummers.

Wanneer data niet consistent in een CRM systeem wordt verwerkt raakt data onvindbaar en ontstaat de kans op dubbele data, met als resultaat onbruikbare gegevens voor campagne- en automatiseringsdoeleinden.

Om databasevervuiling aan te pakken geven wij de volgende tips:

1. CRM gebruikerstraining

Om CRM databasevervuiling te voorkomen is het belangrijk dat de gebruikers weten hoe ze het CRM-systeem optimaal gebruiken en welke data ze in moeten voeren. Door regelmatige CRM gebruikerstrainingen te organiseren kunnen gebruikers leren over schone data en dit handhaven.

2. Opschonen en ontdubbelen van CRM data

Ontdubbelen is een essentiële activiteit die snel oude, deels ingevoerde, verouderde of onjuiste gegevens zal vinden. Dit kan ook gebruikt worden wanneer er data van oude databases in een nieuw systeem wordt ingevoerd. Zorg dat alleen hoogwaardige data in het nieuwe systeem komt. Dubbele gegevens kunnen vaak worden samengevoegd, zodat de records uniek en duidelijk zijn. Dit proces betekent dat de juiste gegevens schoon en up-to-date worden gemaakt voor degenen die er gebruik van gaan maken.

3. Wees waakzaam en kieskeurig

Let op voor onbruikbare data dat binnenkomt. Ten eerste is het verstandig om een beleid te bepalen welke informatie de aandacht verdient en voldoet aan de strenge gestandaardiseerde regels voor gebruikers binnen het systeem. Ten tweede is het verstandig om steeds test records in kleine hoeveelheden te uploaden. Dit geeft bewijs dat de juiste gegevens in het juiste gedeelte van het CRM-systeem worden ingevoerd.

4. Label campagnes

Voor een optimale campagne is het aan te raden om datasegmenten op te stellen met bepaalde labels. Hierdoor kunnen campagnes opgesteld worden zonder dat er fouten gemaakt worden omtrent gegevens.

5. Test met audits

Een database kan altijd vervuild worden door zowel menselijke als technische fouten. Data moet up-to-date blijven en gebruikers dienen inzicht te hebben hoe oud bepaalde data is. Het is belangrijk om reguliere controles in te plannen die een overzicht geven van fouten en oude data. Dit kun je het beste inplannen voor:

• Nieuwe databronnen;
• Nieuwe CRM-systeem versie updates;
• Opleidingsbehoeften van gebruikers;
• Validiteit van data;
• Het identificeren van strategieën die het proces optimaliseren.
• Hierbij worden eventuele knelpunten in de schone datastroom verkleind.

6. Kies een CRM systeem met goede tools

Het kiezen van een CRM die je schone datastrategie ondersteund is het belangrijkst. Een volledig uitgerust CRM-systeemmoet contacten van verschillende bronnen kunnen synchroniseren en dubbele data op kunnen sporen. Velden die door gebruikers zijn gedefinieerd, zullen zorgen dat alle gegevens die nodig zijn om een taak uit te voeren, aanwezig zijn.

CRM advies

Ben je op zoek naar advies over een CRM systeem of wil je advies over het opschonen van je CRM database? Neem dan contact met ons op!