Hoe je makkelijk naar een modern CRM overstapt & met schone data start

“Voor mijn zoontje ontving ik laatst nieuwe ijshockeyschaatsen. De doos was kapot en er zaten 2 rechter schaatsen in. Hoe verzin je het?! Natuurlijk was ik niet blij. Ik belde naar de klantenservice en mijn probleem werd direct opgelost.

De volgende dag had ik al een mooi paar nieuwe schaatsen in huis. In een nette doos. De oude schaatsen werden opgehaald op een moment, dat het mij uitkwam. Verder had ik er geen omkijken meer naar.”

Zou jij nog een keer iets kopen bij dit bedrijf? Ik wel, want mijn klacht is goed opgelost. En ik verwacht dezelfde service als er de volgende keer weer iets mis is.

Waarom een modern CRM-systeem een must is

Onze digitale wereld verandert heel snel. Servicegerichte bedrijven gebruiken moderne CRM-systemen, die hun klanten centraal zetten. Al hun bedrijfsprocessen draaien dus om jou, de klant!

In deze CRM-systemen zijn allerlei bedrijfsprocessen op elkaar afgestemd. Van marketing tot verkoop en service. Medewerkers zorgen er gezamenlijk voor, dat alle informatie in het CRM-systeem actueel is. Daarbij maken ze veel gebruik van geautomatiseerde processen.

"Die vriendelijke medewerker van de afdeling klantenservice heeft een notitie gemaakt van mijn klacht. Daarbij heeft ze de oplossing ook vermeld. Zo weet de medewerker van de afdeling retouren wat er moet gebeuren. De 2 rechter schaatsen mogen zo natuurlijk niet opnieuw verkocht worden. Ook moet de financiële administratie bijgewerkt worden."

Vroeger kozen klanten een product op basis van product kenmerken. Tegenwoordig oriënteren zij zich met reviews en andere vergelijkende informatie. Wil je als bedrijf meetellen en groeien? Dan moet je meegaan met deze trends.

Veel CRM-systemen zijn niet geschikt voor de digitale wereld van nu. Is jouw CRM-systeem al wat ouder? Vraag jezelf dan af of het nog bij jouw organisatie van nu past.

TIP: Het is slim om een CRM-strategie te maken, voordat je een nieuw CRM-systeem kiest. 

Begin je nieuwe CRM-systeem met schone data

Vervang je jouw CRM-systeem? Dan moet je de data (contactgegevens) overzetten naar je nieuwe CRM-systeem. In je nieuwe CRM-systeem wil je natuurlijk met schone data starten. Gelukkig is het opschonen van gegevens gemakkelijk. Als je maar weet hoe je dat moet doen.

TIP: Lees ons blog: Zo maak je jouw vervuilde CRM-data weer schoon.

Het overzetten van je gegevens naar een nieuw CRM-systeem noem je een migratie. Dit is een technisch proces. Maar het is wel verstandig om vooraf te bepalen hoe je het aanpakt.

Je start daarom met het maken van een plan van aanpak. Er is van alles waar je rekening mee moet houden. Zo zijn er bijvoorbeeld verschillen tussen je oude en je nieuwe CRM-systeem. Is het mogelijk om alle data over te zetten? Welke gegevens zijn herbruikbaar?

Het plan van aanpak is een onderdeel van jouw implementatietraject. Bij een goede implementatie komt namelijk nog veel meer kijken. Je moet precies weten wat je met jouw nieuwe CRM-systeem wilt bereiken. Het is ook heel belangrijk, dat alle gebruikers het systeem goed gaan gebruiken. Vaak is er een mentaliteitsverandering nodig om dat voor elkaar te krijgen.

TIP: Houd je oude CRM-systeem operationeel, totdat je nieuwe systeem perfect werkt. Test je nieuwe systeem zo goed mogelijk en haal alle fouten eruit. Zo zorg je ervoor, dat het nieuwe CRM-systeem meteen fijn werkt voor gebruikers.

Het technische proces van het overzetten van jouw CRM-data

Heb je een plan van aanpak gemaakt? Dan is het nu tijd voor het technische proces. Meestal kun je gewoon een export draaien. Zo neem je dan alle gegevens van jouw relaties (contactpersonen en bedrijven) over in je nieuwe CRM-systeem.

Is dit voor jou voldoende? Dan volg je in grote lijnen de volgende stappen:

1. Je exporteert de data van jouw oude CRM-systeem naar een spreadsheet. Bijvoorbeeld in Excel.
   
   
2. Je schoont nu eerst alle gegevens van jouw oude CRM-systeem op. Het is daarom belangrijk, dat je de geëxporteerde gegevens kunt bewerken. Een spreadsheet is daar ideaal voor. Verbeter alle foutjes, die je tegenkomt. De gegevens moeten allemaal op de juiste plek in jouw spreadsheet staan.
   
   
3. Breid de schone data uit met extra eigenschappen, die je aan jouw contactgegevens wilt toevoegen. Stel dat je in jouw nieuwe CRM-systeem wilt opnemen welke contacten mannen en vrouwen zijn. Dan voeg je de eigenschap ‘geslacht’ toe. Heb je bepaalde eigenschappen niet meer nodig? Dan verwijder je die natuurlijk.
   
   
4. Is de lijst aan eigenschappen in jouw spreadsheet compleet? Dan zorg je dat precies dezelfde eigenschappen in jouw nieuwe CRM-systeem komen te staan. Stap je over naar HubSpot? Dan kun je standaard eigenschappen selecteren en zelf eigenschappen aanmaken. Ook kun je kiezen uit allerlei technische instellingen. Bepaal zelf wat jij prettig vindt.
   
   
5. Controleer of alle technische instellingen goed staan. Importeer daarna een paar contacten om te testen of alles echt goed gaat. Natuurlijk kies je daar contacten voor, waarvan de gegevens zo compleet mogelijk zijn.
   
   
6. Zijn de testresultaten goed? Dan is het tijd om al jouw contacten in je nieuwe CRM-systeem te importeren. Natuurlijk importeer je alleen de contacten, die je wilt behouden. Na het overzetten van alle data controleer je of alles goed gegaan is.

Bewaar je in jouw CRM-systeem ook nog veel andere informatie van je relaties? Denk bijvoorbeeld aan de contacthistorie. Die bestaat vaak uit allerlei e-mails, bijlagen, opmerkingen en taken. Of misschien hebben jouw verkoop- en service teams verkoopkansen en tickets bijgehouden?

En wil je al deze gegevens overzetten naar jouw nieuwe CRM-systeem? Dan is dat een iets complexer proces. Meestal is het overzetten van die gegevens alleen mogelijk met een API (Application Programming Interface). Een gespecialiseerde implementatie expert regelt dit voor jou.

Na de migratie kun je met de data in jouw nieuwe CRM-systeem aan de slag. Ben je overgestapt naar HubSpot CRM? Dan vertelt HubSpot jou in een e-mailbericht of er contacten met fouten zijn. Je krijgt ook uitleg hoe je deze fouten herstelt.

TIP: Zoek een slim moment voor jouw migratie. Plan je het op een vrijdag? Dan kun je problemen in het weekend oplossen.

Ben je benieuwd naar de mogelijkheden of wil je eens sparren hierover? Plan dan gerust een afspraak met een van onze ervaren CRM-adviseurs.

HubSpot, een gebruiksvriendelijk CRM-systeem met veel mogelijkheden

Jarenlang hebben wij verschillende soorten CRM-systemen geïmplementeerd, namelijk Maximizer CRM, Teamleader, Microsoft Dynamics 365 en HubSpot. Voor ons is er maar één winnaar en dat is HubSpot.

HubSpot is namelijk zo slim vormgegeven, dat iedereen het gelijk snapt. Het past perfect bij het huidige digitale tijdperk. En het is schaalbaar. Dat betekent dat het voor kleine en grote bedrijven geschikt is. Van startups tot grote internationale holdings. Het groeit met iedere organisatie mee.

Ben je benieuwd hoe HubSpot jouw bedrijf beter kan maken? Bekijk hier onze HubSpot CRM demo video of boek een afspraak in onze agenda. Dan laten wij het je graag zien!