Koppel CRM met andere systemen voor maximaal resultaat

Het komt vaak voor dat er binnen een organisatie meerdere systemen draaien die allemaal waardevolle klantdata genereren. Door deze systemen te koppelen met CRM-software beschik je over een completer beeld van jouw (potentiële) klanten. En zo kun je hen gerichter helpen! 

In dit artikel leg ik uit waarom die integratie zo zinvol is en welke veelvoorkomende koppelingen ook jou voordeel op kunnen leveren.

Ik behandel achtereenvolgens: e-mailintegratie, koppeling met Office, koppeling met e-mailmarketing-software, telefooncentrale koppeling, offerte- en facturatiesoftware, koppeling met ERP-systemen en integratie met marketingautomatisering.

E-mailintegratie

Een goed CRM is uitstekend te koppelen met e-mailsoftware zoals Outlook. Veel communicatie gaat via e-mail en de koppeling met CRM zorgt ervoor dat het bewaren van e-mailcommunicatie in het CRM-systeem makkelijker en efficiënter verloopt. Vanuit Outlook ben je dan in staat om:

• Een contact in het CRM-systeem te maken van de afzender;
• De ontvangen e-mail op te slaan onder het desbetreffende contact;
• Vanuit de e-mailclient het contact inzien;
• Vanuit de e-mailclient een klantenservice case aanmaken.

Vanuit het CRM-systeem wordt het eenvoudig om e-mail te verzenden en deze automatisch onder het desbetreffende contact op te slaan. Dit zorgt ervoor dat alle communicatie met klanten en prospects opgeslagen wordt, zodat dit altijd eenvoudig terug te vinden is door jou en je collega’s.

Koppeling met Office

Een koppeling met Microsoft Office zorgt ervoor dat je eenvoudig je documenten kan personaliseren met data uit het CRM-systeem. Zo wordt het opstellen van bijvoorbeeld brieven aan klanten een veel minder tijdrovend proces. Daarnaast zorgt de koppeling ervoor dat je makkelijk documenten kan koppelen aan contacten, zodat deze altijd makkelijk terug te vinden zijn.

Synchronisatie met marketingautomatisering-software

CRM en marketingautomatisering vormen een krachtige combinatie. Zeker omdat koopgedrag verandert is, want zo’n 90% van het oriëntatieproces wordt zelfstandig uitgevoerd en zo’n 72% van de B2B-oganisaties oriënteert zich online. 

Met marketingautomatisering ben je in staat om leads geautomatiseerd door het verkoopproces te leiden. Je voorziet ze van de juiste info en content op het moment dat zij daar behoefte aan hebben. Elk contactpunt wordt gemeten en doormiddel van leadscoring weet je precies wanneer de lead er klaar voor is om benaderd te worden door een verkoopmedewerker. Op het moment dat dat gebeurt wordt de lead automatisch en met alle relevante informatie voor de verkoper in het CRM-systeem ingevoerd en de verkoper krijgt een melding en taak dat er opvolging plaats moet vinden. Op het moment dat deze lead uit het verkoopproces gaat (klant of niet) wordt de status in de marketingautomatisering software bijgewerkt. Zo weet de marketeer precies wat de ratio van bezoeker naar lead en van lead naar klant is. 

Zo worden marketing en verkoop één krachtig proces en neemt conversie op ieder vlak toe.

Koppeling met e-mailmarketing-software

De meeste CRM-software hebben een marketing tool. Maar met alle functionaliteiten die e-mailmarketing-software tegenwoordig heeft, is het logisch dat CRM-software gekoppeld kan worden met software voor e-mailmarketing. Zo biedt Maximizer een naadloze integratie met Mail Chimp aan waarbij je vanuit Mail Chimp mailings verstuurd door gebruik te maken van de data uit Maximizer. De resultaten van deze mailings kun je dan weer terug zien in Maximizer.

Bij HubSpot CRM is het mogelijk om de software uit te breiden met de HubSpot Marketing Hub. Naast het inzetten van e-mailmarketing is HubSpot Marketing Hub inzetbaar voor marketingautomatisering, lead scoring, conversieoptimalisatie en nog veel meer. Download het productoverzicht en ontdek meer over de HubSpot Marketing Hub! 

Koppeling met de telefooncentrale

Door de telefooncentrale te koppelen met het CRM-systeem kun je met één druk op de knop de (potentiële) klant bellen. Het CRM-systeem fungeert hier als telefoonboek. Na het telefoneren kun je gemakkelijk notities toevoegen, zodat jij of je collega’s kunnen zien wanneer er gebeld is en wat er tijdens dat gesprek is besproken.

Offerte- en factuursoftware

Een koppeling tussen offerte- en factuursoftware (zoals QuoteWerks) en het CRM-systeem zorgt ervoor dat het opstellen ervan efficiënter en makkelijker wordt. Klantgegevens hoeven niet meer handmatig overgenomen te worden en vanuit het CRM-systeem kan er eenvoudig een offerte of factuur opgesteld worden. Door het bijhouden van een tijdregistratie in het CRM-systeem, wordt het berekenen van bedragen geautomatiseerd. Dit levert veel tijdwinst op die verkopers weer kunnen gebruiken voor het genereren van nieuwe business.

Integratie met een ERP-systeem

Een veelvoorkomende integratie is de koppeling tussen een ERP-systeem en CRM-software. In de ERP omgeving wordt bijvoorbeeld opgeslagen welke producten en diensten zijn afgenomen door klanten. Door deze informatie beschikbaar te hebben in het CRM-systeem, wordt het makkelijker voor verkopers om upselling strategieën toe te passen op bestaande klanten. 

Daarnaast is het ook mogelijk om financiële gegevens van de klant te synchroniseren met de CRM-software, zodat je inzicht hebt in eventuele openstaande facturen en hoe lang een klant er gemiddeld over doet om te betalen. Ook kunnen verkopers automatisch een notificatie krijgen als er contact met de klant opgenomen moet worden, wanneer zich er een nieuwe verkoopkans voordoet. 

Overige integraties

Bovenstaande integraties zijn koppelingen die vaak voorkomen. Er zijn nog vele andere koppelingen mogelijk. Soms zijn deze zo specifiek dat deze niet gemakkelijk te realiseren zijn. Hiervoor is dan maatwerk nodig. Zorg ervoor dat voordat je een keuze voor een CRM-systeem maakt, je een duidelijk overzicht hebt van de verschillende systemen die gekoppeld moeten worden. Bij het vergelijken van CRM-software en hun leveranciers moet je vooraf goed duidelijk hebben dat alle koppelingen mogelijk zijn en of hier kosten aan zijn verbonden.

Benieuwd welke stappen je moet nemen om de juiste CRM-software te kiezen? Download dan ons handboek CRM kiezen.