Helpdesk software met telefoonsysteem voor grote en kleine bedrijven

Een succesvolle helpdesk:

1. Luistert naar je en leeft zich in.
2. Reageert snel, denkt mee en komt met een goede oplossing.
3. Is via meerdere communicatiekanalen bereikbaar voor je.
4. Stroomlijnt en optimaliseert haar interne processen om jou beter te kunnen helpen.
5. Verbetert haar service met jouw feedback.
6. Zorgt dat je tevreden en loyaal bent.

Maar hier is wel goede helpdesk software met een telefoonsysteem voor nodig. Of je nu een groot of klein bedrijf hebt. De oplossing van HubSpot en Aircall is ongelooflijk krachtig. Je optimaliseert er namelijk niet alleen je helpdesk processen mee. Ook de activiteiten van marketing en sales stem je erop af. Bovendien is de helpdesk software schaalbaar. Het groeit dus mee met jouw organisatie. In dit artikel ontdek je waarom wij de HubSpot Aircall integratie fantastisch vinden.

De schaalbare helpdesk software van HubSpot is geschikt voor grote en kleine bedrijven 

Alexandra heeft een probleem met haar smartphone. Ze belt daarom de helpdesk van TeleFoon. Ze wordt onwijs vriendelijk geholpen. De helpdesk medewerker begrijpt gelijk het probleem. Alexandra krijgt zo snel mogelijk een nieuwe smartphone toegestuurd. De oude telefoon kan ze met de meegeleverde enveloppe terugsturen. Met een goed gevoel hangt Alexandra op.

De belangrijkste tool van standaard helpdesk software is een serviceticketsysteem. Dit gebruik je om je helpdesk activiteiten te structureren en beheren. Zo houd je makkelijk bij welke klantvragen je als eerste op moet pakken. Wat de gemiddelde wachttijd is. Welke problemen opgelost zijn en welke er nog open staan.

HubSpot gaat veel verder dan dat. Het houdt namelijk rekening met je gehele salesproces. Je stemt hierbij eenvoudig je marketing, sales en service activiteiten op elkaar af. Door andere applicaties te integreren breid je deze mogelijkheden zelfs nog uit. Bijvoorbeeld met een telefoonsysteem. Of met projectmanagement en financiële software.

De all-in-one CRM-software is modulair opgebouwd. Dit betekent dat je alleen afneemt wat je echt nodig hebt. Groeit jouw organisatie en heb je behoefte aan meer functies? Dan breid je het eenvoudig uit. Zo houd je de software ook betaalbaar, want je betaalt alleen voor wat je afneemt. De helpdesk software is daarom geschikt voor grote en kleine bedrijven. Én ook nog eens toekomstproof!

Waarom de helpdesk software van HubSpot zo goed is

HubSpot bevat alle tools, die jouw helpdesk nodig heeft om je klanten optimaal te ondersteunen. Dit zijn de belangrijkste helpdesk functies:

Daarnaast is het koppelen van andere programma’s meestal vrij eenvoudig. Zoals Outlook, Whatsapp Business en je sociale media kanalen. Zo maak je het jouw klanten makkelijker om contact op te nemen. In HubSpot beheer je al je servicetickets toch vanuit 1 centrale inbox. Of ze nou via WhatsApp, Facebook of e-mail binnenkomen. Dat maakt niets uit. De afhandeling houd je vervolgens op jouw dashboard in de gaten.

Je CRM-systeem verzamelt ondertussen allerlei data. Hoe je klanten met je communiceren. Welke vragen ze stellen. Waarnaar ze op je website zoeken. Wat de status van je servicetickets is en nog veel meer. Met al deze gegevens reageer je altijd passend op klantvragen. Je helpdesk heeft direct inzicht in een klantsituatie. En is in staat om snel met een passende oplossing te komen. 

Dankzij de gespreksopnames verbetert jouw helpdesk team haar gesprekstechnieken. Handige tips en belangrijke instructies deel je via playbooks. Je follow-up e-mails maak je herbruikbaar met templates en snippets. Met taken en meldingen organiseer je jouw werkzaamheden en draag je werk over. En dankzij workflows automatiseer je zoveel mogelijk van je werkzaamheden. Bijvoorbeeld voor een snelle follow-up.

Naderhand vraag je natuurlijk naar iemands ervaring. Zo ontdek je waar je jouw proces nog moet verbeteren. De software is ook nog eens veel gebruiksvriendelijker dan andere CRM-oplossingen. Je leert er zo mee werken. En voeg je de functies van de Operations Hub toe? Dan helpt HubSpot je zelfs automatisch om foutjes te corrigeren. Zo houd je jouw data dus makkelijker schoon! 

Daarnaast monitort HubSpot alle marketing en sales activiteiten. Op je dashboards ontdek je hierdoor geweldige verbanden. Over welke producten of diensten ontvangt jouw helpdesk de meeste vragen? Is er een verband met bepaalde verkopers? Welke content moet je verbeteren om de druk op de helpdesk te verlagen? En hoe is het gesteld met je klanttevredenheid?

Met HubSpot beschik je dus over een complete oplossing om je klanten optimaal te bedienen. Je stroomlijnt al je marketing, sales en service processen. En grotendeels besteed je jouw werkzaamheden aan je CRM-software uit. HubSpot gaat dus verder waar andere helpdesk programma’s stoppen. 

Met het online telefoonsysteem van Aircall maak je de helpdesk software van HubSpot nóg krachtiger

De telefoontools van het telefoonsysteem van Aircall zijn veel uitgebreider dan de telefoonmogelijkheden van HubSpot. Heeft jouw helpdesk veel telefonisch contact? Dan is dit een mooie uitbreiding van je helpdesk software. De HubSpot Aircall integratie maakt je telefoon werkzaamheden namelijk een stuk efficiënter. 

Op je beeldscherm zie je meteen wie er belt. Via een link navigeer je snel naar het klantrecord of bedrijfsrecord in je CRM-systeem. Je werkt vanuit HubSpot en gebruikt daarbij de functies van beide systemen. Je hoeft niet heen en weer te schakelen tussen verschillende applicaties. En de software leid je bellers automatisch naar de juiste medewerkers toe. Een overzicht met de belangrijkste functies vind je hier: Integreer HubSpot met Aircall telefooncentrale.

Je kunt ook andere telefoonsystemen integreren met HubSpot. Bijvoorbeeld CallRail en Kixie Powercall. Maar met Aircall heb je verreweg de meeste mogelijkheden. Het is daarom de populairste telefoonapp in de HubSpot App Marketplace. Meer dan 7.500 bedrijven met HubSpot gebruiken op dit moment Aircall al. 

Gebruikt jouw helpdesk naast HubSpot een los telefoonsysteem? Dan heb je veel meer handmatige handelingen. Bijvoorbeeld bij het loggen van je telefoongesprekken. Al deze handelingen kosten je veel tijd. Bovendien ontbreekt er waardevolle stuurinformatie in je online rapportages.

Is jouw organisatie nog niet klaar voor een uitgebreid CRM-systeem met geïntegreerd telefoonsysteem? Begin dan klein en breid het later uit! HubSpot is toch modulair opgebouwd. Selecteer de functies die je nu nodig hebt. En betaal ook alleen voor deze functies. Het telefoonsysteem van Aircall voeg je later eenvoudig toe. Daarom is de helpdesk software ook ideaal voor grote en (groeinde) kleine bedrijven!

Lijkt de helpdesk software van HubSpot je wel wat? Bekijk onze ultieme HubSpot CRM demo video hieronder maar eens. Dan krijg je een goede algemene indruk van de mogelijkheden.