Gebruik een klantenportaal voor de beste klantenservice

Stel dat jouw organisatie de ICT-ondersteuning heeft uitbesteed. En dat de Internetverbinding wegvalt. Of dat je inlogproblemen hebt. Dan neem je natuurlijk zo snel mogelijk contact op.

Soms is een IT-probleem snel opgelost. Het kan ook wel eens een tijdje duren. Hoe weet je dan wat de status van jouw service melding is? Het is prettig als je dat makkelijk kunt volgen, toch? Een klantenportaal is de perfecte oplossing daarvoor.

Wat is een klantenportaal?

1. Linda meldt haar probleem.
   
   
2. Het probleem komt in een gedeelde mailbox van jouw klantenservice terecht.
   
   
3. Jouw klantenservicemedewerker pakt het probleem op en maakt een service ticket voor de melding.
   
   
4. Vanaf dat moment kan Linda de status volgen. Zij logt daarvoor via een Kennisbank of een gedeelde link in.
   
   
5. In het klantenportaal ziet Linda alle lopende en afgesloten service tickets. Zij kan ze openen, bekijken en beantwoorden (met of zonder bijlage). En een nieuw service verzoek indienen is natuurlijk ook mogelijk.

Zo hebben jouw klanten dus snel inzicht. En dat scheelt jouw klantenservice afdeling vast een boel onnodige telefoontjes.

Het klantenportaal van HubSpot

Gebruik je de HubSpot Service Hub? Maak jouw service activiteiten dan inzichtelijk met het klantenportaal. Zo verleen je een nog betere service aan jouw klanten!

Bepaal eerst via welke kanalen jouw klanten problemen kunnen melden. Bijvoorbeeld een chatbot, Facebook Messenger, een formulierinzending en een gekoppeld e-mailadres.

Koppel deze kanalen aan jouw gedeelde mailbox(en) in HubSpot. Et voila! Alle online meldingen komen daarna automatisch in deze gedeelde mailbox(en) terecht. Al jouw klantenservicemedewerkers werken dus gezamenlijk vanuit deze mailbox(en).

Natuurlijk is deze functie net zo gebruiksvriendelijk ontworpen als alle andere HubSpot-tools. Stel je taal eenvoudig in en stem het klantenportaal af op jouw eigen huisstijl. Gebruik de handige ticketlijsten en ticketsjablonen. Uiteraard pas je ook de slimme filters toe.

Zo prioriteer je jouw service tickets bijvoorbeeld op basis van binnenkomst. Of aan de hand van afgesproken verwerkingstijden (SLA’s). Bepaal zelf welke service tickets in het klantenportaal zichtbaar zijn. Het is natuurlijk ook mogelijk om een service ticket aan te maken na een telefonisch contact!

Het mooiste van alles is: je kunt deze processen grotendeels automatiseren! Laat HubSpot bijvoorbeeld automatisch service tickets aanmaken van inkomende berichten. Daarbij houdt het natuurlijk rekening met jouw prioriteiten. Of laat HubSpot automatisch de ticketstatus bijwerken in jouw klantenportaal. En een bericht naar jouw klant versturen als de status gewijzigd is.



Uiteraard zijn alle gegevens veilig in jouw HubSpot klantenportaal. Ontdek meer over de verschillende functies van het allround CRM-systeem en de Service Hub. Of vraag een gratis demo bij ons aan. Onze consultants vertellen je graag over de mogelijkheden.