Waarom je een CRM-oplossing naast je ERP-systeem nodig hebt

“Mijn organisatie heeft al een ERP-Systeem met een CRM-module. Waarom is daarnaast dan nog een CRM-oplossing nodig?” Prospects vragen mij dit regelmatig. Een gecombineerde ERP/CRM-softwareoplossing klinkt inderdaad ideaal. Maar er kleven toch wel wat haken en ogen aan. Je kunt daarom beter voor een losse CRM-oplossing kiezen. In dit blog leg ik je uit waarom dat zo is:

➜ Wat kun je met een CRM-oplossing?
➜ Waarvoor gebruik je een ERP-systeem?
➜ De CRM-module van ERP-systemen.
➜ Welke knelpunten zijn er bij een ERP-systeem met CRM-module? 
➜ Een ERP-systeem met losse CRM-oplossing: een krachtige combinatie.

Wat kun je met een CRM-oplossing?

CRM staat voor Customer Relationship Management. Je gebruikt een CRM-oplossing voor al je commerciële activiteiten (marketing, verkoop en klantenservice). Afhankelijk van je CRM-systeem breid je deze mogelijkheden nog uit. Bijvoorbeeld voor het factureren van producten en het digitaliseren van je sollicitatieproces.

Met je CRM-oplossing manage en optimaliseer je jouw verkoopproces van A tot Z. Je beheert de gegevens van al je contacten ermee. Je volgt hun gedrag en speelt daar handig op in met marketing- en verkoopautomatisering. De software helpt je zo om leads aan te trekken. Om verkoopkansen te creëren en om die efficiënt op te volgen. En om een band met je relaties op te bouwen. Je ondersteunt dus optimaal. Waar jouw leads, prospects en klanten zich ook in het verkoopproces bevinden.

Met je CRM-systeem voer je alle commerciële werkzaamheden zo efficiënt en makkelijk mogelijk uit. Alle relaties, activiteiten en processen zijn meetbaar. Je maakt je verkoopresultaten inzichtelijk. Analyseert wat er in de pijplijn zit. Ontdekt hoe je meer uit je marketingcampagnes haalt. Biedt een uitstekende klantenondersteuning met webcare tools. En nog heel veel meer! Het is dus ontwikkeld om klantgericht te ondernemen.

👉 TIP: Misschien vind je dit blog interessant? Je salesproces optimaliseren met behulp van je CRM-systeem.

Waarvoor gebruik je een ERP-systeem?

ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Je gebruikt de software voor je financiële en logistieke processen. Je maakt er je orders en offertes ermee, verstuurt ze en legt ze vast. Ook regel je de betalingen van je klanten met je ERP-systeem. En je gebruikt het voor inkoopactiviteiten en productieplanning. Afhankelijk van je ERP-systeem kun je deze functies uitbreiden. Bijvoorbeeld met een HRIS-systeem voor je personeelsbeheer. 

Een CRM-systeem heb je dus nodig om klanten aan te trekken en te onderhouden. En met een ERP-systeem beheer je de belangrijkste financiële en logistieke processen. Hiermee zorg je dat de spullen op het juiste moment bij de klant terecht komen. En dat je de betaling van je goederen en diensten op orde houdt. Je hebt het dus nodig voor de uitvoering van de opdrachten van je klanten.

Veel ERP-systemen bevatten tegenwoordig een CRM-module. Bijvoorbeeld SAP, Exact Online en Microsoft Navision. Ook kun je een ERP-systeem vaak uitbreiden met marketing-, sales- en servicetools. Maar meestal is het toch slimmer om een apart CRM-pakket te implementeren. Hieronder leg ik je uit waarom dat zo is.

De CRM-module van ERP-systemen

Laten we eerlijk zijn: 1 allround ERP/CRM-oplossing klinkt ideaal. Hiermee creëer je leads en maak je er makkelijker klanten van. Het systeem zet offertes geautomatiseerd om naar orders. Verkoop ziet wat er in de pijplijn zit. En houdt de voorraden en de leverdata eenvoudig in de gaten. En het aftersalestraject maakt ook nog eens onderdeel uit van de complete softwareoplossing. Maar dit complete systeem is er niet!

Meestal hebben de CRM-modules in ERP-systemen alleen maar basisfuncties. En deze CRM-tools zijn ook nog eens moeilijk in gebruik. Dat komt doordat ze bovenop de financiële en logistieke modules zijn gebouwd. Zo is er bijvoorbeeld een debiteurnummer nodig om gegevens vast te leggen. Een lead of prospect heeft dat natuurlijk nog niet. De ERP-leverancier verhelpt dit probleem dan met een stukje maatwerk. Maar hier zitten meestal wel extra kosten aan verbonden. En de software wordt er niet makkelijker op.

Dit is gelijk de reden waarom je beter voor een losse en gebruiksvriendelijke CRM-oplossing kunt kiezen. Een ERP-systeem is niet ontwikkeld voor relatiemanagement. Bovendien mist het functionaliteiten, die je voor een goede dienstverlening wel nodig hebt. Zoals een koppeling met Outlook/ Office 365 voor het versturen en beheren van je (marketing) e-mails. En een goede mobiele app voor je sales activiteiten. In een goed los CRM-systeem zitten deze functionaliteiten wel.

Je CRM-oplossing koppel je aan je ERP-systeem. En zo profiteer je van het beste van beide softwarepakketten. Laten we hier wat dieper op ingaan met een voorbeeld. 

👉 TIP: Werkt jouw organisatie met SAP? In dit blog vertellen we je over de integratie met HubSpot: SAP aan HubSpot koppelen: waarom zou je dat doen?

Welke knelpunten zijn er bij een ERP-systeem met CRM-module? 

Daphne selecteert een ERP-systeem, dat perfect bij haar organisatie past. Ze besluit om de software ook als CRM-oplossing te gebruiken. Maar de CRM-functionaliteiten zijn eigenlijk te beperkt. Die sluiten helemaal niet zo goed aan bij haar bedrijf.

Wat betekent dit voor de organisatie van Daphne?

1. Aansluiting op de organisatiebehoeften 

De organisatie beheert alle leads, prospects en klanten netjes in de CRM-module. Maar leadgeneratie en leads omzetten naar klanten is lastig met de beperkte CRM-functionaliteiten. Ook het onderhouden van het klantenbestand zou beter kunnen.

Met een goed CRM-systeem volg je jouw (toekomstige) klanten. Je benadert ze op basis van hun gedrag en met een perfecte timing. Zo trek je jouw prospects met slimme inbound marketing- en verkooptechnieken over de streep. Na de verkoop zet je de software in voor een goede afterservice. De resultaten meet je met KPI’s op een dashboard. Zo houd je de bedrijfsdoelstellingen nauwlettend in de gaten.

De CRM-functionaliteiten van een ERP-systeem sluiten meestal niet goed aan op de organisatiebehoeften. Met goede Marketing Automation tools, verkoopautomatisering en klantenservicetools haalt Daphne daarom meer uit haar organisatie.

👉 TIP: Wil je hier meer over weten? Lees dan dit blog: Koppel Navision aan je CRM-systeem: maak slimmer gebruik van alle data. Bij veel ERP-systemen spelen namelijk dezelfde issues.

2. De gebruikersacceptatie van je CRM-systeem

De CRM-functionaliteiten van ERP-systemen zijn meestal lastig in gebruik. Het duurt lang voordat nieuwe medewerkers de software eindelijk snappen. Ook ervaren medewerkers hebben soms moeite met de tools. Bovendien is het vaak complex om aanpassingen aan de CRM-module te maken. Je bent hiervoor dan afhankelijk van een dure ERP-leverancier.

Dit komt doordat het een combinatie van verschillende soorten modules is. Met allemaal andere codes of modules die houtje touwtje aan elkaar gekoppeld zijn. Zijn er gekochte CRM-tools aan de ERP-software toegevoegd? Dan is de interface niet overal hetzelfde. De functies praten dan ook niet altijd even lekker met elkaar.

Kortom, CRM-modules van ERP-systemen zijn meestal niet geoptimaliseerd voor de commercie en marketing. Het kost dan veel tijd (en geld) om goed met de software te leren en kunnen werken. En de gebruikersacceptatie is hierdoor laag. Met een losse en gebruiksvriendelijke CRM-oplossing lost Daphne deze problemen snel op.

3. Het up-to-date houden van de data

Door de lastige interface en lage gebruikersacceptatie houd je de data moeilijk up-to-date. Hoe bedien je jouw (toekomstige) klanten goed met vervuilde gegevens? Wedden dat Daphne hier tegenaan loopt!

4. Mobiele app voor onderweg

CRM-software is speciaal ontwikkeld voor marketeers, verkopers en klantenservice medewerkers. En vooral verkopers zijn vaak onderweg. Kan Daphne de CRM-functionaliteiten van het ERP-systeem ook onderweg gebruiken? CRM-systemen hebben vaak een goede doorontwikkelde CRM-app voor mobiel gebruik. Bij ERP-systemen met een CRM-module laat de app nogal eens wat te wensen over.

5. Online rapportages met data van beide softwareoplossingen

Zijn een ERP-systeem en CRM-oplossing optimaal op elkaar afgestemd? Dan combineer je de data moeiteloos op je dashboards. Zo heb je dus uitgebreide stuurinformatie om richting aan je organisatie te geven. 

Welke online advertentie leidt tot de meeste orders? Hoe draagt een marketingcampagne bij aan de omzet? Welke financiële prognoses kun je doen op basis van de pijplijn (forecasting)? Wat moet je precies inkopen? En welke trends zijn er? Dit en nog veel meer meet je op de dashboards van je CRM-oplossing. De online rapportages van alleen 1 ERP-oplossing zijn minder uitgebreid. Daphne mist hierdoor belangrijke inzichten.

6. De prijs van een CRM-oplossing naast een ERP-systeem

De combinatie van een ERP-systeem en een losse CRM-oplossing is vaak goedkoper. Dat had je zeker niet gedacht, he! 🤔 De gebruikerslicenties van ERP-systemen zijn namelijk meestal duurder. Kies je voor 1 ERP/CRM-softwareoplossing? Dan heb je meer ERP-gebruikerslicenties nodig. Maar niet iedereen heeft ERP- én CRM-tools nodig. 

Bedenk daarom vooraf hoeveel gebruikerslicenties je van beide applicaties nodig hebt. En welke extra omzet je binnen denkt te harken met je losse CRM-oplossing. Bereken vervolgens de kosten en opbrengst met én zonder een geïntegreerde CRM-module. Houd hierbij ook rekening met het onderhoud van de softwarepakketten.

👉 TIP: Lees hier hoe je jouw omzetgroei met inbound marketing berekent: De ROI van Inbound Marketing.

Een ERP-systeem met losse CRM-oplossing: een krachtige combinatie

CRM-oplossingen en ERP-systemen zijn dus echt verschillende softwarepakketten. Allebei hebben ze hun eigen kwaliteiten. Combineer je een ERP-systeem met een losse CRM-oplossing? Dan heb je een krachtige combinatie in huis.

In je ERP-systeem beheer je al je financiële en logistieke processen. Zoals het vastleggen van orders, managen van opdrachten en het versturen van offertes. Je CRM-oplossing zet je voor je commerciële doeleinden in. Zoals het aantrekken en onderhouden van je leads en klanten. 

De belangen van CRM-gebruikers en ERP-gebruikers zijn hierdoor erg verschillend. Met 2 losse applicaties hebben jouw medewerkers het juiste gereedschap om het maximale te bereiken. Je maakt de werkzaamheden er zo makkelijk en efficiënt mogelijk mee. Met de juiste tools is iedereen bovendien meer gemotiveerd om ermee te werken.

Met workflows en een integratie automatiseer je de gegevensoverdracht van je CRM-oplossing en ERP-systeem. Jouw data hoef je niet meer handmatig over te zetten. Daarnaast beschikt iedereen altijd over realtime data en stuurinformatie. Je neemt alle beslissingen dus op basis van feiten. 

Met beide systemen manage je ook eenvoudig je goedkeuringsprocessen. Denk bijvoorbeeld aan een verkooporder waar een akkoord voor moet komen. Na akkoord verstuur je jouw offerte met je CRM-systeem. Bijvoorbeeld met een toelichtende salesvideo van de verkoopafdeling. Verkoop ontvangt vervolgens meldingen om de deadline te bewaken. 

Er zijn echt zoveel voordelen. Ik kan ze niet allemaal in dit blog benoemen. Zoek je een gebruiksvriendelijk, onderhoudsvriendelijk en allround CRM-oplossing bij je ERP-systeem? Onderzoek dan eens of HubSpot bij jouw organisatie past. Bekijk de HubSpot CRM demo video hieronder maar eens. Dan krijg je meteen een goed beeld van de software.