Snelle digitalisering van je processen in het MKB | HubSpot

Ergens staat de digitalisering van data en processen wel op je lijstje. Maar je eerste focus is omzet binnenhalen. Bovendien wordt veel van je tijd opgeslokt door de dagelijkse rompslomp op de werkvloer. Je weet dat het belangrijk is, maar wanneer moet je het regelen. 

Komt dit je bekend voor? Dan ben je niet de enige. Maar eigenlijk kan je in het MKB niet meer zonder digitalisering. Je hebt het nodig om de juiste strategische keuzes te maken. En om een goede bedrijfsstrategie neer te zetten. Met gestroomlijnde processen gaat je organisatie bovendien veel beter functioneren. Je werft makkelijker nieuwe klanten en je houdt de achterdeur dicht. Het levert je dus ook meer omzet op.

Het digitaliseren van processen en data hoeft niet zo moeilijk te zijn. Met het juiste gereedschap is het ook geen tijdrovend traject. Het moderne HubSpot heb je bijvoorbeeld vaak al binnen 2 à 3 maanden up & running. Met alle toeters en bellen eraan. De meeste MKB organisaties verdienen hun investering er dubbel en dwars mee terug. Waarom zou je de digitalisering van jouw processen nog langer uit blijven stellen? 

Waarom is de digitalisering van je processen in het MKB belangrijk?

Iedere MKB organisatie heeft met data te maken. De ene organisatie gebruikt het efficiënter dan de andere. Maar data is er altijd. Of je het nou effectief inzet of niet. Misschien maak je nog wel gebruik van vragenformulieren in WORD en dashboards in Excel. Of misschien heb je een CRM-systeem, dat niet meer voldoet. Pak je het wél goed aan? Dan heeft dat de volgende voordelen:

1. Je versnelt jouw MKB processen dankzij digitalisering

Je processen versnel je binnen je teams en ook tussen de verschillende teams. Denk bijvoorbeeld eens aan je data in Excel? Wat moet je allemaal doen om deze data te krijgen en verwerken? Heb je hier data van verschillende afdelingen voor nodig? Wie levert jou deze data aan? Hoeveel tijd kost dit allemaal? Met een goed CRM-systeem orden je alle beschikbare data automatisch in je online rapportages. 

Nog een voorbeeld. Over welke tools beschikt jouw marketingafdeling nu? Hoe komt een marketingcampagne tot stand? Eerst even lekker brainstormen? En dan je marketingcampagne op goed geluk uitrollen met een duur marketingbureau? Hoeveel beter is het als je kunt meten wat er werkt? Als je precies weet hoe jouw online advertenties scoren? Hoe je zelf betere content maakt, die SEO-proof is? En hoe je meer uit je social selling haalt? Je marketingstrategieën worden zoveel effectiever!

En heb je wel eens van lead nurturing gehoord? Je zorgt eerst dat je met de juiste content zichtbaar bent in de zoekmachines. Zo trek je namelijk makkelijker relevante websitebezoekers aan. Met gepersonaliseerde content en optimaal ingerichte landingspagina’s converteer je jouw websitebezoekers makkelijker naar leads. Vervolgens ga je ze nurturen met de juiste content op het juiste moment. Je kent jouw leads scores toe en draagt ze tenslotte warm over aan sales.

2. Je verbetert jouw dienstverlening met je digitale processen 

In een goed CRM-systeem beheer je al je waardevolle klantdata. Alle belangrijke klantinformatie vind je erin terug. Van het websitegedrag tot de offertes, die je met jouw CRM-systeem hebt verzonden. Van gelogde telefoongesprekken tot de omzet van je klanten. Al is dit soms wel afhankelijk van de software, die je gekoppeld hebt. Zelfs procedures, handboeken en templates kun je eraan toevoegen. 

Stel dat je op de klantenservice werkt. Een klant belt met een vraag over zijn of haar offerte. Hoe fijn is het als je die gelijk kunt inzien? En dat je gelijk ziet welke contactmomenten er zijn geweest. Wat er is afgesproken en wie de contactpersoon is. Je hoeft niet meer eerst te achterhalen wie de offerte gemaakt heeft.

Bij een helpdesk maken ze vaak gebruik van een ticketsysteem. Meldt een klant een probleem? Dan wordt er een serviceticket aangemaakt. Automatisch als het probleem online binnenkomt en door een medewerker als dit telefonisch gebeurt. Jouw CRM-software houdt de status ervan bij. Zo zijn alle helpdesk medewerkers (en andere collega’s) hiervan op de hoogte. Dat is handig voor als er een vervolgvraag komt. Bovendien kun je jouw klanten automatisch follow-up e-mails toesturen.

3. Door digitalisering verbeter je de interne communicatie

Bij veel MKB organisaties is de interne communicatie een knelpunt. Zo zijn er vaak eilandjes en weten collega’s niet van elkaar wat ze doen. Er ontstaan zelfs fouten en knullige situaties door. Stroomlijn je jouw processen met behulp van een gebruiksvriendelijk en goed ingericht CRM-systeem? Dan geeft dit automatisch een boost aan je interne communicatie. Tenminste als je tegelijkertijd zorgt voor gebruikersdiscipline, maar daar kunnen wij je bij helpen.

In een CRM-systeem veranker je jouw gehele bedrijfsvoering. Jouw klanten staan hierbij centraal. Je hebt geen los handboek meer nodig. Je medewerkers werken automatisch volgens de juiste processen. Bovendien leggen je medewerkers en het CRM-systeem alle belangrijke informatie vast. Zoals de communicatie die heeft plaatsgevonden en de afspraken, die gemaakt zijn. Deze informatie is voor iedereen zichtbaar. Superhandig voor als een klant belt! Je kunt trouwens wel bepaalde data afschermen.

Je CRM-systeem verzamelt zelf ook allerlei waardevolle informatie. Op basis van alle beschikbare data bepaalt het automatisch wanneer een relatie rijp is voor contact. Het geeft dan bijvoorbeeld een melding aan een afdeling of medewerker. Je CRM-systeem regelt de priorisering van taken en acties. En moet er iets geaccordeerd worden? Zoals een uitgaande nieuwsbrief of offerte? Dan regel je dit ook binnen jouw CRM-systeem. 

Vertrekt een collega of is er iemand ziek? Dan kunnen anderen eenvoudig zijn of haar taken overnemen. Alles is namelijk netjes vastgelegd. Het is veel eenvoudiger om data met je collega’s te delen. Er kan achteraf nooit twijfel ontstaan of de juiste procedures zijn gevolgd. Dankzij een mobiele app is alle data bovendien overal beschikbaar. Waar je ook bent.

4. Je vergaart strategische informatie voor je bedrijfsstrategie

Of het nou om sales, marketing of service gaat of de bedrijfsprestaties als geheel. Dankzij je all-in-1 CRM-software heb je altijd overzicht. Met behulp van standaard en custom rapportages zie je in één oogopslag hoe iets gaat. Op je management dashboards monitor je eenvoudig je belangrijkste KPI’s. Bovendien is je strategische informatie altijd voorhanden. Zo kun je dus makkelijk en snel strategische besluiten nemen als dat nodig is.

Je weet bijvoorbeeld precies hoeveel leads en prospects er in de sales pijplijn zitten. Op basis hiervan kun je verkoopvoorspellingen doen (forecasting). Ook is inzichtelijk hoeveel nieuwe klanten marketing uiteindelijk oplevert. Het geeft je zelfs een beeld van de behoeften en interesses van jouw doelgroep. Dit is fijn, want nu kun je jouw producten- en dienstenaanbod hierop afstemmen.

Uiteraard kan het nodig zijn om nog andere softwaresystemen aan je CRM-platform te koppelen. Kies je voor HubSpot? Dan is dit meestal geen enkel probleem. De App Marketplace bevat namelijk meer dan 1000 standaard apps hiervoor. En is er geen koppeling beschikbaar? Dan is dit met maatwerk vaak alsnog te regelen. Als HubSpot implementatie expert helpen wij je hier graag mee.

Digitalisering van je processen in het MKB met HubSpot

Door je digitale processen gaat je organisatie niet alleen beter functioneren. Dankzij een hogere productiviteit en efficiëntere processen bespaar je kosten. Bovendien zijn je processen veel minder foutgevoelig. Ook daarmee bespaar je geld. In verschillende branches zijn ‘fouten’ namelijk een hoge kostenpost.

Als gevolg van je verbeterde processen verhoog je jouw omzet. Denk maar aan wat ik je vertelde over lead nurturing. Sales hoeft zich nu alleen nog te focussen op de beste leads. Door tools slim in te zetten bespaar je bovendien veel tijd. Wat vind je bijvoorbeeld van digitale offertes met dynamische content? Je stelt je offertes er razendsnel mee samen en verstuurt ze via je CRM-systeem. Vervolgens houd je de status ervan makkelijk bij. 

Zonder goede digitale tools is het lastig om alles bij te houden. Wat 5 jaar geleden werkte is nu allang achterhaald. Er gebeurt steeds meer online. Klanten stellen steeds meer eisen, zoals gemak en producten op maat. Ze verwachten een geweldige klantenservice. Alles moet steeds duurzamer zijn. Wil je mee blijven doen? Dan heb je steeds meer inzicht in klantbehoeften- en wensen nodig. Verkoopautomatisering en marketingautomatisering helpen je hierbij.

Dankzij goede strategische informatie neem je betere beslissingen. Bovendien kun je makkelijker inspelen op ontwikkelingen in de markt. Je signaleert veranderingen en trends sneller. Je ziet de kansen en bedreigingen voor jouw organisatie. Je monitort wat er met de omzet en kosten gebeurt. Je kunt omzetten voorspellen en nog veel meer! Kortom, je hebt een geweldige basis voor je strategische keuzes. 

Waarom zou je nog blijven wachten met de digitalisering van jouw processen in het MKB? Je kunt het makkelijk en snel regelen. Daarna zijn er zoveel voordelen. Start vandaag nog met het all-in pakket van HubSpot!

Meer informatie over:
👉 HubSpot CRM
👉 HubSpot Sales Hub
👉 HubSpot Marketing Hub
👉 HubSpot Service Hub
👉 HubSpot Operations Hub
👉 HubSpot CMS Hub
👉 HubSpot Recruitment