Waarom een Excel dashboard als het ook simpeler kan?

Ze is er inmiddels aardig bedreven in. Wekelijks knutselt Femke een Excel dashboard in elkaar. Het management houdt zo nauwlettend in de gaten hoe de organisatie ervoor staat. Femkes grafieken en tabellen zijn zelfs de basis voor de verkoopvoorspellingen.

Femkes Excel dashboards kunnen natuurlijk nooit tippen aan die van professionele dashboard software. Hoe mooi en uitgebreid ze er ook uitzien. Waarom niet? Zelfs met een handige template komt er veel handwerk aan te pas.

Toegegeven: Excel dashboards zijn goedkoop. Althans, de software is dat, want bijna iedere bedrijf heeft het al. Maar Excel dashboards bijhouden kan een tijdrovende klus zijn. Bovendien is de info alweer verouderd op het moment dat je klaar bent. En dan is er ook nog een grote kans op fouten.

En wat als die ene Excel-collega er niet is? Helemaal niet handig! Of als je met vakantie bent. Wie deelt de Excel dashboards dan met het management? In dit blog laat ik je zien dat het simpeler en goedkoper kan. Met een veel beter resultaat, dat altijd actueel is.

Wat is het doel van een Excel dashboard?

Waarom maak je eigenlijk een dashboard in Excel? Om gegevens te kunnen analyseren. Toch? Je importeert bijvoorbeeld data uit je CRM-systeem. Maar aan lange rijen cijfers heb je niet zoveel. Je wilt weten wat er speelt. Wat zijn de trends? Hoe zijn de ontwikkelingen? Wat verandert er? Hoe moet je hierop inspringen? Hoe gaat het met de KPI's?

De cijfers maak je daarom inzichtelijk met verschillende grafieken en tabellen. Het liefst op één tabblad. Dan heb je alles namelijk op één handig overzicht bij elkaar. Jouw Excel dashboard is dus een samenvatting van de belangrijkste cijfers. Het geeft je antwoord op belangrijke vragen. In één oogopslag zie je bijvoorbeeld hoe het met de omzet gaat. Of welke regio het beste scoort.

Natuurlijk kun je jouw Excel dashboard netjes opmaken in de kleuren van je huisstijl. Maar het gaat allemaal niet vanzelf. Er is heel wat knutsel-, knip- en plakwerk voor nodig. Bij ieder Excel dashboard weer. Je voert allerlei formules in om de juiste resultaten te krijgen. Er komt denkwerk aan te pas om de juiste formules te verzinnen... En wil je iets aan jouw Excel dashboard veranderen? Dan moet je jouw template handmatig aanpassen.

Kortom, met een simpelere oplossing wordt jouw leven een stuk makkelijker!

Waarom kiezen bedrijven voor een Excel dashboard?

Ik hoor verschillende redenen waarom organisaties voor een Excel dashboard kiezen. Meestal werkt het zo wel. Organisaties denken niet over een betere oplossing na. Ze zijn het zo gewend. Op het eerste gezicht zijn Excel dashboards natuurlijk lekker goedkoop. Onwetendheid speelt ook een grote rol. Bedrijven weten gewoonweg niet, dat het goedkoper en beter kan!

OK, dan ga ik nu je ogen openen. Weet je dat er gratis CRM-software bestaat? Mèt fantastische gratis dashboards! In een paar handelingen draai je ze in elkaar. Je hebt dus altijd inzicht gebaseerd op actuele data. Wanneer je maar wilt en zonder prutswerk. Zelfs als iemand een uur voor de vergadering nog even een deal sluit!

Met HubSpot kun je dashboards automatisch versturen. Bijvoorbeeld elke maandag naar het management. Zo krijgen interne stakeholders ook de relevante informatie wanneer jij er niet bent. Bovendien kun je makkelijk verder inzoomen op de data. Hoe fantastisch klinkt dat? Als je het eenmaal gezien hebt ben je waarschijnlijk verkocht.

Jouw dashboard in HubSpot bestaat uit verschillende rapportages. Denk even terug aan jouw Excel tabblad met grafieken en tabellen. Zo ziet jouw dashboard in HubSpot er ook ongeveer uit. Alleen wordt de data automatisch bijgehouden door je CRM-systeem. En zijn aanpassingen doorvoeren een fluitje van een cent! 

De CRM-software van HubSpot groeit trouwens mee met jouw organisatie. Loop je tegen de beperkingen van je gratis functies aan? Dan breid je het gewoon uit met betaalde functies. Zo kun je jouw dashboards dus ook uitbreiden als dat nodig is. Maar je zult versteld staan van de gratis dashboard mogelijkheden die je hebt. Probeer het gerust uit als je wilt en beoordeel het zelf.