In 5 stappen het maximale uit HubSpot halen

HubSpot is een krachtig CRM-platform voor marketing, sales en klantenservice. Het zit boordevol vette tools, die je werk leuker en makkelijker maken.

Maar hoe geweldig je gereedschap ook is. Gebruik je het niet goed? Dan is het zonde van je investering. Dat geldt ook voor HubSpot.

In dit blog leer ik je daarom hoe je de CRM-software optimaal gebruikt. En er écht het maximale uithaalt.

Een succesverhaal van jouw HubSpot-portaal maken

Hoe krachtig het CRM-platform van HubSpot ook is. Het werkt alleen maar als je het goed instelt en gebruikt. Hieronder behandel ik daarom stapsgewijs wat je voor een succesvol HubSpot-portaal nodig hebt. De volgende 5 stappen komen hieronder aan bod:

Stap 1: Maak een actieplan
Stap 2: Implementeer je CRM-platform
Stap 3: Integreer HubSpot met andere softwaretools 
Stap 4: Meet je resultaten
Stap 5: Houd je HubSpot-portaal bij

Stap 1: Maak een actieplan

Of je nou meer leads wilt genereren. Betere klantrelaties wilt opbouwen. Of efficiënter wilt werken. Met een heldere CRM-strategie en duidelijke doelstellingen haal je meer uit het CRM-platform. Voordat je de nieuwe CRM-software implementeert bepaal je daarom eerst wat je ermee wilt bereiken. En wie het gaan gebruiken. 

Vervolgens breng je de huidige processen van je organisatie in kaart. Zodat je de klantreis beter begrijpt. Hoe komen leads en klanten eigenlijk met je in contact? Welke stappen doorlopen ze voordat ze een aankoop bij je doen? Wat zijn hun belangrijkste interactiemomenten? En wanneer haken leads af in je verkoopproces? 

Met je actieplan zorg je voor een gestructureerde aanpak. Alle belangrijke informatie leg je erin vast. Wie is bijvoorbeeld verantwoordelijk voor welke taken? Wanneer moet de CRM-software geïmplementeerd zijn? Wat zijn de belangrijke mijlpalen? En welke tools zijn er nodig om van jouw HubSpot-platform een succesverhaal te maken?

Stap 2: Implementeer je CRM-platform

Zijn alle voorwaarden bekend? Dan is het tijd om je CRM-platform te implementeren. Zodat je al je klantgegevens vanaf 1 centrale plek kunt beheren en gebruiken. Op de manier zoals jij dat wilt.

Stap voor stap richt je het systeem in. Van custom velden met specifieke data, die voor jouw organisatie belangrijk zijn. Tot goedkeuringsprocessen, de afscherming van bepaalde data en de inrichting van alle (AI-aangedreven) tools.

👉 TIP: Wil je weten hoe je CRM-software succesvol implementeert? Lees dit artikel:
CRM implementeren met succes.

Een data-gedreven website creëren

Of je nou je Wordpress-website koppelt of een nieuwe website in HubSpot creëert. Een data-gedreven website biedt je veel voordelen. Je website is namelijk het middelpunt van al je marketing, sales en klantenservice activiteiten. Zo:

• Zorgt gepersonaliseerde dynamische websitecontent voor een optimale gebruikerservaring.
  
  
• Weet je met een data-gedreven website precies hoe je websitebezoekers je website gebruiken. Waardoor je snel ontdekt waar je de navigatie en de content moet verbeteren. Om op je website en in de zoekmachines betere resultaten te behalen.
  
  
• Ontdek je snel welke marketingcampagnes het meeste verkeer en de meeste leads opleveren. Zodat je jouw marketingbudgetten daarop kunt afstemmen.
  
  
• Test je websitecontent eenvoudig met A/B-testen uit. En ga je automatisch verder met de content waarmee je de beste resultaten bereikt.
  
  
• Zet HubSpot de ingevulde gegevens van websiteformulieren gelijk in je CRM-database. Waarna je jouw nieuwe contacten geautomatiseerd blijft volgen.

Al je marketingtools zijn automatisch met je website geïntegreerd. De gegevens slaat Hubspot versleuteld bij een Europees datacenter op. HubSpot's Content Management Systeem (CMS) is bovendien intuïtief. Zonder websitekennis zet je zo een prachtige SEO-proof website in elkaar. Onze website is er ook mee gebouwd.

👉 TIP: Wil je jouw Wordpress-website 1-op-1 overzetten naar HubSpot? Dan helpen wij je daar graag mee!

Je marketing automatiseren

Met HubSpot kun je veel marketingtaken automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan:

• Workflows waarmee je allerlei soorten automatische e-mails verstuurt. Bijvoorbeeld welkomste-mails naar nieuwe leads. Afspraakbevestigingen en -herinneringen naar prospects. En follow--up e-mails na aankopen van klanten.
  
  
• Lead nurturing campagnes. Waarbij je gepersonaliseerde e-mails op basis van gedrag naar leads en klanten verstuurt. Bijvoorbeeld nadat websitebezoekers een e-book van je website gedownload hebben. 
  
  
• Lead scoring waarmee je jouw marketingleads geautomatiseerd kwalificeert. En met notificaties voor opvolging aan sales overdraagt. HubSpot maakt er automatisch taken voor aan.
  
  
• Het vooruit plannen van sociale mediaberichten en blogs. Om je content op het juiste moment te plaatsen. Zonder dat je daarvoor handmatig hoeft in te loggen. 
  
  
• Het segmenteren van je HubSpot-contacten. Waarna je automatische marketingcampagnes op basis van je HubSpot-gegevens kunt opzetten. Gebaseerd op branche, aankoopgeschiedenis en betrokkenheid. 

En er is heel veel meer mogelijk. Wil je het maximale uit al deze opties halen? Dan moet je de marketingfuncties van HubSpot goed inrichten. 

HubSpot helpt je om snel en efficiënt te verkopen. Maar hiervoor moet je jouw verkoopproces wel optimaal inrichten. Je kunt bijvoorbeeld:

• Je verkoopproces met een duidelijke salespipeline visualiseren. Zodat je overzicht houdt. En precies weet welke deals in welke fase van de verkooptrechter zitten.
  
  
• Automatische herinneringen en opvolgacties instellen. Bijvoorbeeld tijdens je sales sequences om te voorkomen dat waardevolle leads verloren gaan.
  
  
• Waardevolle verkooptijd met herbruikbare e-mailtemplates en offertesjablonen besparen. Zodat je jouw opgestelde teksten eenvoudig opnieuw inzet. Waarom zou je ze steeds opnieuw schrijven?
  
  
• HubSpot integreren met andere tools die belangrijk voor je verkoopproces zijn. Denk bijvoorbeeld aan een koppeling met LinkedIn of Facebook. En aan een systeemintegratie met je ERP-systeem. Zodat je daarin offertes opmaakt, waarvan je de status in HubSpot monitort.
  
  
• Eenvoudig rapporteren over verkoopresultaten en verkoopprognoses. Waardoor je altijd weet of je nog op koers bent. Waar je ook bent.

Je klantenservice verbeteren

Een goede klantenservice zorgt voor tevreden en loyale klanten. Maar je raadt het al. Alleen als je jouw servicetools optimaal inzet. Denk bijvoorbeeld aan:

• Klantvragen registreren en volgen met HubSpot's ticketsysteem. Zodat je medewerkers alle klantvragen daarmee netjes en op tijd kunnen beantwoorden. Via welk kanaal ze ook binnenkomen.
  
  
• Automatische selfservice antwoorden. Bijvoorbeeld met een kennisbank op je website en een AI-chatbot. Die je websitecontent gebruikt voor het genereren van automatische antwoorden.
  
  
• Klantenfeedbacktools waarmee je inzicht in de klanttevredenheid en klantloyaliteit krijgt. Zodat je jouw service makkelijk kunt verbeteren.
  
  
• Een geïntegreerde telefoonfunctie, waarmee je jouw telefoonverkeer geautomatiseerd in goede banen leidt.
  
  
• Dashboards met rapportages waarmee je de belangrijkste klantenservice KPI's meet. Bijvoorbeeld de reactietijd, oplostijd en verwerkingstijd.

Kortom: ook voor het verbeteren van je klantenservice zijn er volop mogelijkheden. Als je de tools maar goed installeert. In deze artikelen leer je meer over de klantenservice mogelijkheden van HubSpot:
➜ Service Hub: software voor je klantenservice én customer success.
➜ Ontdek hoe je de klantinteractie met een Conversations Inbox verbetert.
➜ 6 Voordelen van HubSpots online ticketsysteem voor je klantenservice.

Stap 3: Integreer HubSpot met andere softwaretools 

Werkt je organisatie met andere softwaretools? Grote kans dat je die dan wilt integreren. Zo komen alle gegevens op 1 centrale plek samen. Losstaande systemen leiden namelijk tot dubbele gegevens, onnodig handmatig werk en fouten.

Voorbeelden van populaire HubSpot integraties zijn:

• Websites die niet met HubSpot's CMS gemaakt zijn. Bijvoorbeeld Wordpress-websites en Drupal-websites. Zodat je het bezoekersgedrag van de leads in je CRM-software kunt volgen. Bijvoorbeeld voor geautomatiseerde lead nurturing campagnes. Of om dynamische websitecontent te tonen. De CRM-database neemt ingevulde formuliergegevens automatisch over. 
  
  
• E-mailsoftware zoals Outlook of Gmail. Met deze integratie koppelt HubSpot e-mails automatisch aan de juiste contactpersonen. Volg je moeiteloos wie je e-mails openen en lezen. Plan je eenvoudig afspraken in. En houd je al je communicatie op één plek bij.
  
  
• Sociale mediakanalen zoals Facebook, LinkedIn en Instagram. Om je berichten vooruit te plannen en prestaties te meten. En je betaalde advertenties bij targetgroups uit je CRM-database onder de aandacht te brengen.
  
  
• De telefooncentrale van Aircall. PSOHub voor het managen van projecten. En Oneflow voor het uitbreiden van de mogelijkheden voor contractbeheer.
  
  
• ERP-software zoals SAP, Exact en Microsoft Navision. Bijvoorbeeld om gegevens over klanten, offertes, bestellingen en facturen geautomatiseerd uit te wisselen. 
  

HubSpot werkt met veel andere tools goed samen. In de App Marketplace vind je er meer dan 1.800 standaard softwarekoppelingen voor. Is er toch specialistisch maatwerk nodig? Dan helpen wij je organisatie daar graag mee op weg!

Stap 4: Meet je resultaten

Wil je het maximale uit HubSpot halen? Dan moet je de resultaten regelmatig meten. Zonder goede inzichten weet je namelijk niet wat werkt. En wat je dus kan verbeteren.

HubSpot biedt je hier uitgebreide analysetools voor. Die je helpen om je marketing-, sales- en serviceprestaties continu te optimaliseren. Zo zie je bijvoorbeeld welke marketingcampagnes, e-mails en blogs de meeste resultaten opleveren.

Met alle input neem je betere strategische beslissingen. Verspil je minder tijd en geld. Verhoog je de ROI (Return on Investement). Stem je jouw bedrijfsprocessen beter op elkaar af. En speel je veel sneller in op trends. Je data laat je namelijk precies zien wat je (potentiële) klanten zoeken en verwachten.

👉 TIP: Maak overzichtelijke dashboards met rapportages in HubSpot aan. Zo heb je altijd de belangrijkste statistieken bijdehand. Experimenteer met verschillende marketing- en salesstrategieën. Kijk wat werkt en pas je aanpak daarop aan.

Stap 5: Houd je HubSpot-portaal bij

Wil je dat HubSpot voor je blijft werken? En dat de bedrijfsprocessen die je erin verankert soepel blijven verlopen? Dan moet je het portaal regelmatig bijwerken en onderhouden. Denk bijvoorbeeld aan het:

• Actueel houden van je CRM-records. Verwijder je dubbele en inactieve contacten bijvoorbeeld regelmatig. Zorg ervoor dat je klantgegevens blijven kloppen. Bijvoorbeeld met behulp van gegevensverrijking via Breeze Intelligence. En schoon je data geautomatiseerd op met HubSpot-workflows.
  
  
• Controleren en updaten van je workflows. Zijn alle processen nog steeds relevant? Klopt de inhoud van je automatische e-mails nog? 
  
  
• Analyseren van de resultaten. Presteren bepaalde blogs, e-mails of advertenties bijvoorbeeld onder de maat? Experimenteer dan eens met nieuwe CTA's (calls-to-action) en onderwerpregels.
  
  
• Checken of je integraties nog goed werken. Zijn er nieuwe mogelijkheden om je processen verder te automatiseren? Misschien is het dan slim om die toe te passen.
  
  
• Updates van gebruikers en toegangsrechten. Zijn er rollen veranderd binnen je teams? Zijn er nieuwe collega's? Zijn alle toegangsniveaus nog relevant? Dit goed bijhouden voorkomt fouten en zorgt voor een veilige samenwerking.

Daarnaast is het ontzettend belangrijk, dat CRM-gebruikers met het systeem blijven werken. Dat bereik je alleen maar met een goed doordachte implementatie en een trainingsplan.

In dit artikel vind je meer informatie: 5 Tips om de datakwaliteit in je HubSpot-portaal te optimaliseren. HubSpot introduceert regelmatig nieuwe functies. Het is verstandig om de updates goed in de gaten te houden. En daarbij te bekijken hoe je ze kunt gebruiken.

👉 TIP: Volg onze website en LinkedIn-bedrijfspagina. Daarop vertellen we je regelmatig over nieuwe mogelijkheden.

Meer uit jouw HubSpot-portaal halen?

Wil je dus het maximale uit HubSpot halen? Dan begin je met een duidelijke strategie. Je stelt alle functies optimaal in. Je past automatisering toe waar dat kan (met de functies die je afneemt). Je controleert regelmatig de processen en data in je systeem. Je houdt de ontwikkelingen goed bij. En je zorgt ervoor dat je CRM-portaal up-to-date blijft.

Maak je al gebruik van HubSpot, maar is het niet goed geïmplementeerd? Of denk je dat je er meer uit kunt halen? Dan helpen wij je graag weer op de rit! Ben je benieuwd wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem contact met ons op voor advies!