ERP-systeem aan HubSpot koppelen: 7 voordelen voor maakbedrijven

Veel maakbedrijven koppelen hun ERP-systeem aan HubSpot. Bijvoorbeeld SAP, Exact Online, Dynamics AX, Infor, MS Business Central of MS Navision.

Maar waarom is dat? Wat zijn nou eigenlijk de voordelen hiervan? Hieronder heb ik er 7 voor je op een rij gezet.

Voordeel 1: Minder dubbel werk

Koppel je jouw ERP-systeem aan HubSpot? En werk je de gegevens in het ene systeem bij? Dan neemt het andere systeem de informatie automatisch over.

Stel dat je bijvoorbeeld een debiteur of contactpersoon in Exact Online aanpast. Dan zie je de nieuwe informatie dus automatisch in HubSpot terug. En andersom ook. Alleen als je dat wilt natuurlijk!

Je hoeft de nieuwe info dus niet meer 2 keer in te voeren. Ook als een workflow bepaalde gegevens automatisch aanpast, verandert de informatie overal mee. Afhankelijk van hoe je dit instelt. 

Maar er zijn meer repetitieve taken die je kunt elimineren. Denk bijvoorbeeld aan het doorschieten van leads. Het uitsturen van reviewverzoeken en feedback enquêtes. En AI-chatbotondersteuning voor het beantwoorden van servicevragen. Bijvoorbeeld op basis van de gegevens in je ERP-software.

Dankzij de integratie met je ERP-systeem heb je dus minder dubbel werk. 

Voordeel 2: Vloeiende commerciële processen 

Je creëert een centraal klantbeeld als je jouw kernsystemen aan HubSpot koppelt. Voeg je bijvoorbeeld ERP-data aan HubSpot toe? Zoals orders en klant- en debiteureninformatie. Dan heeft sales veel meer commerciële en financiële context bij deals. Zo zie je in HubSpot bijvoorbeeld in één oogopslag wat de klantstatus in het ERP-systeem is. De commerciële processen van je maakbedrijf stem je hierop af.

Stel dat je in SAP een offerte maakt. Via HubSpot verstuur je die naar de klant. En monitor je wat er met de offerte gebeurt. Wanneer die geopend is bijvoorbeeld en ondertekend terugkomt. SAP slaat de ondertekende offerte automatisch in de ERP-database op. Is er eerst goedkeuring nodig, voordat je de offerte verstuurt? Dan regel je dit via HubSpot. 

Synchroniseer je jouw producten vanuit je ERP-software met HubSpot? Dan ziet service sneller wat er geleverd is. En welke problemen er met deze producten geweest zijn. Omdat je die met de ticketsoftware in HubSpot’s Helpdesk Workspace afhandelt. Je Customer Success-team gebruikt deze info ondertussen voor cross-selling en upselling.

Kortom: met HubSpot regel je de commerciële processen van je maakbedrijf. Van de opvolging van nieuwe leads tot service en upselling. Maar je ERP-systeem is leidend voor wat je in HubSpot doet. En dankzij de integratie werkt iedereen altijd met dezelfde actuele data.

👉 TIP: Misschien wil je deze artikelen lezen? 
➜ Hoe maak je jouw marketingcampagnes en -uitgaven meetbaar?
➜ B2B-Klantsegmentatie: waarom en hoe segmenteer je leads & klanten?
➜ Hoe werkt B2B-leadgeneratie? Trek meer kwalitatieve leads aan.
➜ 5 B2B-salestrends in 2026 en hoe je daar als MKB'er slim mee omgaat.
➜ Verbeter je website conversie met gepersonaliseerde dynamische content.

Voordeel 3: Processen verlopen sneller

Met de automatiseringsmogelijkheden van HubSpot automatiseer je allerlei repetitieve processen. Zo kun je jouw records bijvoorbeeld (grotendeels) automatisch bijwerken in plaats van handmatig. Automatisch prijs- en staffelberekeningen uit je ERP-oplossing aan je HubSpot-processen toevoegen. En vanuit je commerciële processen automatisch offertes met je ERP-systeem aanmaken. 

Stel dat er een aanvraag binnenkomt, maar je ERP-systeem is niet geïntegreerd. Dan moet je alle gegevens handmatig overzetten. Dit betekent een vertraging in je verkoopproces, terwijl het juist zo belangrijk is om snel te reageren. Want hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat je een deal misloopt. 

Met de koppeling neemt je ERP-systeem de belangrijkste commerciële gegevens automatisch over. Zodat je veel sneller op de verkoopkans reageert. Bovendien komt de inhoud van de order of offerte automatisch overeen met de aanvraag. Je salescyclus is dus korter!

Ook voor je servicemedewerkers biedt de integratie voordelen. In één oogopslag zien zij bijvoorbeeld wat klanten kopen. Hoe vaak ze bestellen. Wat hun orderwaarde is. Of ze groeien. En wat er al besproken is. Met deze input beantwoorden ze klantvragen sneller en beter. 

 👉 TIP: Meer over dit onderwerp lees je op deze pagina: Heeft mijn bedrijf een (nieuw) CRM-systeem nodig?

Voordeel 4: Meer grip op je bestaande klanten

Je bestaande klanten zijn super waardevol voor je maakbedrijf. Daar moet je dus zuinig op zijn. Je wil daarom precies weten welke machines, systemen en producten bij je klanten staan. Inclusief alle belangrijke informatie van de install base:

• Serienummers 
• Installatiedata 
• Onderhoudshistorie 
• Contracten en garanties 

Bij veel maakbedrijven zit deze info ergens in de ERP-software verstopt. Dat is natuurlijk niet handig. Alleen al omdat je tijdig op onderhoudsmomenten wilt anticiperen. Of een goede invulling aan je servicecontracten wilt geven.

Koppel je jouw ERP-systeem aan HubSpot? Dan synchroniseer je de data van je install base eenvoudig. Zodat je jouw commerciële processen erop los kunt laten. Met proactief onderhoud houd je jouw klanten namelijk makkelijker vast. 

Of stel dat bepaalde machines oud worden en aan vervanging toe zijn. En je hebt dit netjes in beeld. Of er is een toffe upgrade voor je apparatuur. Dan maakt dat je gesprekken hierover ineens veel relevanter, toch? Met je install base in HubSpot haal je meer omzet uit je bestaande klanten.

Voordeel 5: Marketing wordt eindelijk relevant

Je kunt pas op groei sturen als je weet hoe je klanten zich gedragen. Vanaf de eerste aanraking met je bedrijf tot herhaalorders. Met je gekoppelde ERP-systeem zie je in HubSpot het hele plaatje. Zo is inzichtelijk:

• Wie je klant is en sinds wanneer.
• Hoe je klant bij jouw maakbedrijf terecht is gekomen (bijvoorbeeld via een campagne).
• Welke stappen er tijdens de customer journey doorlopen zijn.
• Wat je klanten daadwerkelijk bij je afnemen.
• Hoe vaak ze herhaalaankopen doen en hoe hun waarde zicht ontwikkelt. 

Ineens kun je allerlei verbanden leggen. Welke campagnes leveren klanten op die ook echt bestellen? Welke leads worden nooit klant? Waar haken prospects af? Welke groeikansen kun je nog benutten? En welke klanten dreigen op te stappen? Dit hoef je niet eens helemaal zelf uit te vogelen. Want AI legt alle klantpatronen moeiteloos voor je bloot. 

Met je marketingcommunicatie speel je hier natuurlijk mooi op in. Zodat je super relevant bent voor je (toekomstige) klanten. Voeg je hier nog info van de install base aan toe? Dan stuur je gerichte mails per machine-type. Speel je eenvoudig in op de levensfase van je installaties. Of deel je relevante tips en upgrades. Wat heb je nog meer nodig voor je klantbinding?

Voordeel 6: Betere datakwaliteit

Mensen maken sneller fouten dan machines. Voer je iets verkeerd in of vergeet je bepaalde informatie in te voeren? Dan gaat dat gelijk ten koste van je datakwaliteit. Met datasynchronisatie elimineer je de kans op menselijke datafouten. 

Daarnaast bevat HubSpot allerlei tools om de kwaliteit van je data te verbeteren. Zoals bijvoorbeeld de Data Agent, datavalidatie en automatische de-duplicatie van records. Met de juiste koppeling houdt het CRM-portaal je ERP-data tegelijkertijd up-to-date.

Veel maakbedrijven vertrouwen hun eigen data niet. Maar voor AI en automatisering in je bedrijfsprocessen zijn accurate gegevens gigantisch belangrijk. Wil je écht groeien met je organisatie? Dan is een hoge datakwaliteit de allereerste vereiste.

👉 TIP: Hier vind je meer informatie:
➜ AI inzetten in het MKB? Los je dataprobleem eerst (eenvoudig) op!
➜ HubSpot’s Data Agent: je AI-buddy voor betere data & meer inzicht.
➜ Met HubSpot's Data Hub wordt je CRM-systeem eindelijk betrouwbaar.
➜ 7 Krachtige functies van HubSpot's datakwaliteit software.
➜ Bekijk webinar: Vervuilde of missende data? Zo los je het (eenvoudig) op met AI.

Voordeel 7: Betere strategische besluitvorming

Bij veel maakbedrijven zit er waardevolle informatie in de hoofden van medewerkers. En in Outlook en andere losse databronnen. Waardoor er geen totaaloverzicht is. Bijvoorbeeld van de relatiestructuren, deals en service. 

Met een centraal systeem zoals HubSpot krijg je dit overzicht wel. Zo zie je bijvoorbeeld precies welke bronnen, campagnes en activiteiten omzet opleveren. Welke producten hard gaan, zodat je tijdig meer voorraad kunt inslaan. Over welke producten je de meeste klachten krijgt. Welke kennisbankartikelen je moet verbeteren. Hoe het met je KPI’s gesteld is. Welke omzet eraan komt. En nog heel erg veel meer.

Werkt je bedrijf met complexe klant-, dealer-, project- of dochterstructuren? Dan krijg je met een centraal klantbeeld ook inzicht in je relaties. Heel erg waardevol voor veel van onze maakbedrijf-klanten!

Je beschikt over alle input voor de juiste strategische besluiten, zodat je jouw maakbedrijf eenvoudig de juiste richting opstuurt. Bovendien werken je teams optimaal samen. Er zijn dus géén losse eilandjes meer binnen je organisatie. Je werkprocessen zijn zo efficiënt mogelijk. Zodat je daar geen tijd en kosten meer aan verliest.

👉 TIP: Vind je deze artikelen ook interessant?
➜ Zo implementeert Systony HubSpot succesvol bij jouw MKB-maakbedrijf.
➜ Bij welke bedrijven past HubSpot? Branches en kenmerken op een rij.

Oók het ERP-systeem van jouw maakbedrijf aan HubSpot koppelen?

Koppel je jouw ERP-systeem aan HubSpot? Dan pak je meer omzet en verbetert de klantervaring. Omdat je alles weet… 

Je stelt relevantere vragen. Geeft betere adviezen. Communiceert op het juiste moment. Pakt je kansen. En stuurt bij als dat nodig is. 

Ben je overtuigd van de voordelen? Laten we gauw kennismaken! Met onze HubSpot-ervaring in de maakindustrie helpen we jouw maakbedrijf graag vooruit.