Data management vs data governance & HubSpot's gebruikersrechten

Zie je data – net zoals wij – als de brandstof van je bedrijf? Dan is de kwaliteit ontiegelijk belangrijk. Géén enkele AI-tool functioneert namelijk goed met slechte data. En hetzelfde geldt voor automatiseringstools. 

Wat je ook doet in HubSpot: overal heb je data voor nodig. Campagnes draaien, deals najagen en klantvragen beantwoorden... je succes is afhankelijk van de datakwaliteit. En nu AI de manier van werken fundamenteel verandert, wordt dit alleen nog maar erger.

Artificial Intelligence (AI) is zo slim als de data die je erin stopt. Is die data onbetrouwbaar of onveilig? Dan kun je er maar weinig mee. Ieder toekomstbestendig bedrijf heeft daarom goed data management en data governance nodig.

Data management vs data governance: wat is het verschil?

Veel bedrijven halen de twee termen door elkaar. Toch is er een duidelijk verschil:

• Data management is de operationele kant. Hoe verzamel je data? Hoe maak je het schoon. En hoe houd je het actueel? Denk aan de-duplicatie, propertybeheer en integraties.
  
  
• Data governance is de beleidskant. Wie mag wat met de data doen? Welke regels gelden er voor toegang, eigenaarschap en kwaliteit? Hoe houd je de data veilig? En hoe voldoe je aan de geldende regelgeving?

Oftewel: data management is de ‘wat’ en ‘hoe’. En data governance de ‘wie’ en ‘waarom’.

Waarom je data management en data governance nodig hebt

Artificial Intelligence versnelt alles. De manier waarop je campagnes opzet. De manier waarop je prospects opvolgt. De manier waarop je klantvragen beantwoordt, podcasts maakt en blogs schrijft. Alles. Dat biedt kansen, maar vergroot ook de risico’s.

AI versterkt fouten. Bevat een veld een verkeerde waarde? Of is er een dubbele dataset? Dan kan AI duizenden verkeerde e-mails of signalen genereren. Met alle gevolgen van dien. Bovendien liggen er altijd compliance risico’s op de loer. Die het vertrouwen in je bedrijf kunnen schaden. Denk maar eens aan de AVG en de strenge privacyregels die er zijn. En wat er gebeurt als er een datalek ontstaat.

Data management en data governance helpen je om de risico’s te beperken en vertrouwen op te bouwen. Daarnaast haalt je bedrijf meer uit AI als je data op orde is. Denk bijvoorbeeld aan hyper-gepersonaliseerde campagnes, betere forecasts, en snellere besluitvorming. Allemaal bepalend voor je concurrentiekracht!

Wil je het maximale uit je data halen? Dan moet je jouw gegevens op één locatie opslaan. Daarnaast moet je de data op een logische en begrijpelijke manier ordenen. Zoals je hierboven bijvoorbeeld ziet op de indexpagina’s van HubSpot CRM. Zodat je er makkelijk mee kunt werken.

👉 TIP: Misschien wil je deze artikelen ook lezen?
➜ 7 Oorzaken van een slechte datakwaliteit (en hoe je ze oplost).
➜ Grote hoeveelheden data effectief beheren. Hoe doe je dat?
➜ Hoe implementeer je een systeem voor je data management?

HubSpot’s gebruikersrechten voor je data governance

Gelukkig is er software die je met je data management én data governance helpt. Zo regel je in HubSpot eenvoudig de gebruikersrechten van je teams. Een paar voorbeelden:

• Afgeschermde toegang: sales ziet alleen dealinformatie, marketing alleen campagnes.
  
  
• Rolverdeling: managers zien rapportages, maar niet iedereen mag data verwijderen.
  
  
• Bescherming van gevoelige gegevens: contractwaarden of persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor wie ze nodig heeft.
  
  
• Efficiënter werken: medewerkers zien alleen de data die relevant is voor hun werk. Minder ruis, meer focus.

Stel dat bepaalde informatie heel erg privé is. En dat alleen bepaalde medewerkers die mogen inzien. Dan scherm je die gegevens met de gebruikersrechten af. Denk bijvoorbeeld aan salarisgegevens en medische informatie. Of stel dat bepaalde gebruikers géén content mogen maken of bewerken. Dan regel je dit ook met de gebruikersrechten in HubSpot. 

De CRM-software verzamelt en managet de data die je nodig hebt. Met gebruikersrechten zorg je ervoor dat de data beschermd, betrouwbaar en bruikbaar blijft. Hiernaast bevat HubSpot trouwens nog tig andere slimme datatools. Bijvoorbeeld om de data geautomatiseerd te corrigeren. Om te controleren hoe het met de datakwaliteit gesteld is. En waarmee je bepaalt welke data ingevoerd mag worden. 

👉 TIP: Heb je medewerkers met dezelfde rollen en bevoegdheden? Regel de toegangsrechten dan in één keer.

Grip op je data = grip op je toekomst

De realiteit is simpel. Wil je groeien met je bedrijf? Dan heb je betrouwbare en goed beheerde data nodig. Nu AI razendsnel aan terrein wint, wordt de noodzaak hiervan alsmaar groter.

Met data management zorg je dat je gegevens schoon, actueel en compleet zijn. Met data governance borg je dat de juiste mensen met de juiste data werken. Dankzij HubSpot’s gebruikersrechten leid je dit eenvoudig in goede banen. 

Wil je zien hoe het er in HubSpot uitziet? Plan gerust een vrijblijvende afspraak in. We laten je graag zien hoe je data management en data governance slim toepast. En hoe je zo de volle kracht van AI benut.