Zo implementeert Systony HubSpot succesvol bij jouw MKB-maakbedrijf

HubSpot lost de  belangrijkste pijn voor je MKB-maakbedrijf op. Zoals weinig inzicht en overzicht, doordat marketing, sales en service met losstaande systemen werken. En te weinig digitale slagkracht door teveel handmatig werk. Waardoor je processen inefficiënt zijn en je maakbedrijf omzet laat liggen. 

Als Elite HubSpot Partner hebben wij HubSpot bij meer dan 100 maakbedrijven in Nederland geïmplementeerd. We weten dan ook precies hoe je het implementatietraject succesvol aanpakt

Zo ziet ons HubSpot-implementatietraject bij maakbedrijven in het MKB eruit

Hieronder leg ik je uit hoe we onze implementatietrajecten bij de maakindustrie meestal aanpakken. Daarbij besteden we veel aandacht aan intern draagvlak en gebruikersadoptie. Want een CRM-systeem kan nog zo goed geïmplementeerd zijn… Je CRM-gebruikers maken er uiteindelijk wel of geen succes van.

Dit zijn de 5 belangrijkste stappen:

Stap 1: Het operationele probleem in kaart brengen

Een implementatietraject bij maakbedrijven start eigenlijk altijd met een operationeel probleem. Zoals bijvoorbeeld:

• Er is géén centraal klantbeeld. 
• Marketing, sales en service werken in allerlei losse systemen (of Excel). Waardoor er geen goed overzicht is. 
• De operationele processen zijn prima in het ERP-systeem geregeld. Maar er is weinig grip op het klantcontact en de opvolging van commerciële kansen. 
• Servicecontracten, offertes of installaties worden wel geregistreerd, maar niet proactief opgevolgd.
• De data in het huidige CRM-systeem is niet goed bijgehouden en dus onbetrouwbaar.
• De CRM-software waar het maakbedrijf nu mee werkt is te complex. Daardoor is de gebruikersadoptie erg laag.

Tijdens de eerste stap maken we de scope zo klein mogelijk. Zodat we een werkbare basis neer kunnen zetten. 

Stap 2: Vastleggen hoe we jouw CRM-systeem implementeren

Tijdens het voortraject inventariseren we alles wat belangrijk is. En nemen we keuzes over je data. Zodat we jouw CRM-portaal optimaal kunnen inrichten. Daarbij betrekken we alle belangrijke interne stakeholders van je MKB-maakbedrijf.

Samen brengen we je bestaande en toekomstige processen in kaart. Bepalen we welke data écht nodig is in je nieuwe CRM-systeem. Wanneer welke data beschikbaar moet zijn voor marketing, sales en service. En hoe de datasynchronisatie moet verlopen. We moeten precies weten met welke systemen je werkt. Welke data je in HubSpot wilt overnemen en hoe.

Uiteraard komen ook HubSpot’s relevante marketing-, sales- en/ of servicetools aan bod. Zoals bijvoorbeeld pijplijn management, leadkwalificatie en data-gedreven marketingcampagnes. De koppeling met Outlook komt ter sprake. Zodat je alle belangrijke e-mails centraal kunt beheren. De automatisering van processen, templates, snippets, e-mailtracking... en nog heel veel meer.

Veel maakbedrijven werken met SAP, Exact Online, Exact Globe, Jira, AFAS, Infor, Multivers, Microsoft Dynamics, Navision, Business Central of AX. En willen dit ERP-systeem graag met HubSpot koppelen om data te synchroniseren. Zodat de install base bijvoorbeeld in HubSpot zichtbaar wordt.

Als er maatwerk nodig is, regelen we dit soort software integraties in de 2e fase van het implementatietraject. Eerst moet de basis goed staan. 

Stap 3: Inrichting van jouw HubSpot-portaal 

Ons projectenteam gaat met je CRM-portaal aan de slag, zodra duidelijk is wat er moet gebeuren. Tussendoor sturen we regelmatig bij, zodat HubSpot uiteindelijk perfect bij jouw MKB-maakbedrijf past.

De dataconversie is altijd een groot thema tijdens het implementatietraject. Want het overzetten van data kan best complex zijn. Zeker als de data van verschillende systemen gemigreerd moet worden. Ieder softwareprogramma schrijft data namelijk op een andere manier weg. Bovendien is je data leidend voor al je (AI-aangedreven) processen. Daarom bespreken we uitgebreid:

• Welke data er meegaat en voor wie.
• Welke data er vervuild is.
• Met welke opgeschoonde data je maakbedrijf wil beginnen.
• Welke bronnen leidend zijn.

Is de data vervuild? Dan moet je jouw gegevens eerst opschonen en verrijken. Dat is soms wel even een dingetje. Maar HubSpot bevat veel AI-aangedreven tools om je erbij te helpen. En om je data - als die helemaal opgeschoond is - blijvend schoon te houden. 

Zijn er veel vertrouwelijke gegevens? Dan gaan we extra voorzichtig te werk. En zorgen we ervoor, dat al je medewerkers over de juiste rechten bezitten. Het is sowieso belangrijk om de data governance meteen goed te regelen.

Stap 4: Koppeling met je ERP-systeem

Komt er een koppeling met je ERP-oplossing? Dan wordt HubSpot daar meestal een laag bovenop. Het ERP-systeem blijft dan bijvoorbeeld leidend voor orders, prijzen, debiteuren en financiële gegevens. Terwijl je HubSpot voor je commerciële processen en serviceprocessen inzet. Denk aan het:

• Managen van je verkooppijplijn.
• Opvolgen van je leads en prospects. 
• Georganiseerd oppakken van klantvragen met tickets.
• In goede banen leiden van je marketingactiviteiten.
• Rapporteren over alle gecentraliseerde processen.

Om je een paar voorbeelden te geven. Onze klant Kobelco Construction Machinery Europe B.V. synchroniseert de ordergegevens uit SAP automatisch met HubSpot. Hortilux Schréder regelt de offerteflow in HubSpot. Maar de prijsinformatie en de offertes staan in AX. Het facturatieproces van Skalar Analytical B.V. zit in het ERP-systeem. Terwijl dit maakbedrijf de tickets via HubSpot afhandelt. 

Stap 5: Dataconversie, evalueren & bijhouden van HubSpot

Natuurlijk willen we 100% zeker weten, dat alles goed gaat. Daarom evalueren we regelmatig of we moeten bijsturen. Zetten we je data over? Dan checken we bijvoorbeeld eerst met een kleine batch wat er gebeurt.

Een optimale CRM-implementatie is een goed begin. Maar je wilt dat de data actueel blijft. Dat iedereen van je maakbedrijf op de juiste manier met HubSpot blijft werken. En dat het CRM-portaal bij je maakbedrijf blijft passen.

Daarom trainen wij je key-users en (nieuwe) CRM-gebruikers. En blijven we je MKB-organisatie na de livegang ondersteunen met een servicecontract. Periodiek voeren we health checks voor je maakbedrijf uit. Om je te kunnen waarschuwen als het CRM-gebruik achteruit gaat. En natuurlijk houden we je ook op de hoogte van relevante updates van HubSpot. 

Daarnaast is het verstandig om zelf iemand voor de datakwaliteit verantwoordelijk te maken. Deze persoon controleert regelmatig of het CRM-gebruik nog op peil is. 

👉 TIP: Misschien vind je deze artikelen interessant:
➜ 7 Krachtige functies van HubSpot's datakwaliteit software
➜ De 3 grootste uitdagingen bij datamigratie (en hoe je ze overwint).
➜ 7 Oorzaken van een slechte datakwaliteit (en hoe je ze oplost).
➜ Hoe maak je lange doorlooptijden korter met de juiste software?
➜ 7 Redenen waarom productiebedrijven voor HubSpot Smart CRM kiezen.

Oók HubSpot succesvol implementeren bij jouw MKB-maakbedrijf?

Wereldwijd profiteren al duizenden maakbedrijven van de mogelijkheden van HubSpot. Omdat HubSpot grote operationele pijnpunten wegneemt. Mits je het CRM-portaal goed implementeert.

Is jouw bedrijf de volgende? Dan denken wij - als ervaren HubSpot Partner - graag met de mogelijkheden voor jouw maakbedrijf mee. Boek hieronder een afspraak in onze agenda voor vrijblijvend advies.