7 Veelgestelde vragen over de HubSpot Data Hub

Herkenbaar? Je wil groeien met je bedrijf, maar je datakwaliteit belemmert dat. Je CRM-systeem zit vol dubbele contacten. Velden zijn half ingevuld. En ieder team werkt op z'n eigen manier. Sales klaagt over de kwaliteit van leads. Marketing verstuurt e-mails naar oude e-mailadressen. En dashboards geven een vertekenend beeld van je prestaties.

Dit is het dagelijkse gevecht van veel MKB-bedrijven. Teveel ongestructureerde data, te weinig overzicht en onbetrouwbare informatie. En zolang de data rommelig is, werken AI-tools, automatiseringen en integraties niet goed. Met de HubSpot Data Hub los je dit pijnpunt snel en eenvoudig op. 

Ik kan me voorstellen dat je er wel wat vragen over hebt. Daarom heb ik hieronder 7 veelgestelde vragen van onze prospects verzameld:

Vraag 1: Wat doet de HubSpot Data Hub precies?
Vraag 2: Welke datakwaliteitsfuncties biedt de HubSpot Data Hub?
Vraag 3: Hoe werkt datasynchronisatie in de HubSpot Data Hub?
Vraag 4: Welke databronnen koppel je via de Data Studio?
Vraag 5: Overschrijft de Data Studio externe apps?
Vraag 6: Hoe gebruik je AI in de Data Hub voor dataverrijking en datatransformatie?
Vraag 7: Wat kost de Data Hub en welke licenties zijn er?

Vraag 1: Wat doet de HubSpot Data Hub precies?

In je organisatie heb je met allerlei soorten data te maken. Is deze data versnipperd, onvolledig of fout? Dan kun je er weinig mee. Met de HubSpot Data Hub voeg je de gegevens samen. En zorg je ervoor dat alle informatie klopt en bruikbaar is. Dit betekent dat:

• Je géén dubbele contacten meer hebt. Eén klant, één record.
• Iedereen met dezelfde informatie werkt.
• Je bedrijf altijd met betrouwbare data werkt.
• De data van je hele tech-stack in één centrale bron zit.
• Je integraties vloeiend verlopen: de data in alle gekoppelde systemen blijft synchroon en up-to-date. 

Dit is superbelangrijk als je data-gedreven beslissingen wilt nemen. Je managementrapportages en dashboards zijn betrouwbaar, omdat alle data schoon en volledig is. Dus er is géén giswerk meer bij je strategie en planning!

Daarnaast werken AI-tools en automatisering alleen goed als de onderliggende data klopt. Denk bijvoorbeeld aan je marketingcampagnes en prospecting tools. De Data Hub zorgt daarvoor. 

Groeit je bedrijf? Dan groeit de hoeveelheid data mee. De Data Hub helpt je structuur te behouden. En er gaat minder tijd aan het handmatig opschonen en controleren van data verloren. De Data Hub doet dit namelijk automatisch voor je.

Vraag 2: Welke datakwaliteitsfuncties biedt de HubSpot Data Hub?

Wil je als bedrijf opschalen, maar zit je CRM-systeem vol met fouten? Zoals dubbele contacten, rare velden, tegenstrijdige klantdata en ontbrekende informatie. Tsja… dan heb je wat te doen! Want de informatie maakt je rapportages en je automatiseringen onbruikbaar. Maar niet getreurd! Met HubSpot’s data quality tools los je dit pijnpunt vrij eenvoudig op:

• Dubbele contacten zijn voor veel bedrijven een nachtmerrie. Dezelfde persoon ontvangt dezelfde e-mail een paar keer. Sales volgt leads een paar keer op. En de database is onbetrouwbaar voor AI-voorspellingen. Om zomaar wat gevolgen te noemen. 
  
  Met automatische recorddetectie spoor je al je dubbele contacten (automatisch) op. Bijvoorbeeld op basis van naam, e-mail en telefoonnummer. Daarna bepaal je zelf wat je ermee wilt doen. Samenvoegen of niet. Met een paar klikken ruim je al jouw dubbele records eenvoudig op!
  
  
• Inconsistenties in data is nog zo’n vreselijk data-pijnpunt. Denk bijvoorbeeld aan verschillende schrijfwijzen, variaties in adressen, typfouten en incomplete velden. De ene keer staat er bijvoorbeeld ‘NL’, de andere keer ‘NED’ of ‘Nederland’. De ene medewerker voert ‘06 1234 5678’ op en de andere ‘+31 6 1234 5678’. De Data Hub detecteert dit soort afwijkingen én corrigeert ze automatisch voor je.
  
  Natuurlijk wil je dit soort data-inconsistenties in de toekomst zoveel mogelijk voorkomen. Daarom is het handig om bepaalde velden te standaardiseren. Zodat je de gegevens nog maar op 1 manier kunt invullen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan adressen, telefoonnummers, landcodes, datums, bedrijfsgrootten en branches. 
  
  Op deze manier blijft de data goed filterbaar. En kun je foutloos segmenteren, rapportages bouwen, workflows uitvoeren en nog zoveel meer! Want al je data is overal op dezelfde manier vastgelegd.
  
  
• Veel records in MKB-databases missen cruciale informatie. Denk bijvoorbeeld aan ontbrekende voornamen, lege telefoonvelden en incomplete adresgegevens. Hierdoor mis je context om je leads en klanten goed te bedienen. Bijvoorbeeld met gepersonaliseerde campagnes, salesgesprekken en de afhandeling van vragen. Bovendien kost het best wat tijd om alle gegevens handmatig aan te vullen.
  
  De datakwaliteitstools van de Data Hub verlossen je ook eenvoudig van deze pijn. Ze detecteren namelijk je lege velden. En vullen veel ontbrekende informatie automatisch voor je aan. 

Vraag 3: Hoe werkt datasynchronisatie in de HubSpot Data Hub?

Hiervoor gebruik je Data Sync. Een slimme Data Hub-tool waarmee je de data van gekoppelde apps 2 richtingen op synchroniseert. Zodat je gegevens tussen HubSpot en andere systemen netjes up-to-date blijven. Denk bijvoorbeeld aan:

• Andere CRM-systemen, zoals Salesforce en Microsoft Dynamics 365.
• ERP-oplossingen, zoals SAP en Microsoft Navision.
• Marketingtools en servicetools.

Het idee is simpel. Pas je één klantrecord in één systeem aan? Dan neemt het gekoppelde systeem de wijziging automatisch over. Zodat iedereen altijd met dezelfde betrouwbare data werkt.

Stel: je marketingteam werkt met HubSpot. Terwijl je financiële administratie met een  ERP-oplossing werkt, namelijk Exact Online. En dat de financiële administratie het e-mailadres van een klant in Exact Online verandert. Met Data Sync ziet HubSpot dit en update automatisch het contactrecord in HubSpot.

Uiteraard bepaal je wel zelf welke informatie de systemen van elkaar overnemen. En in welke richting(en) je gegevens stromen. Dit geeft je namelijk controle over je data. En voorkomt dat belangrijke informatie per ongeluk verloren gaat.

Vraag 4: Welke databronnen koppel je via de Data Studio?

Data die over verschillende systemen verspreid is. Dat is een belangrijk dataprobleem waar veel MKB-bedrijven tegenaan lopen. De Data Studio van de Data Hub is een slimme oplossing hiervoor. Daarmee breng je al deze informatie namelijk samen. In één centrale dataset waarin je verschillende soorten data combineert en transformeert. Bijvoorbeeld van:

• Cloud datawarehouses: waarmee je grote hoeveelheden klant- en/of productdata opslaat. Denk bijvoorbeeld aan BigQuery en Snowflake.
  
  
• Cloudopslag: waarmee je cloud-bestanden koppelt. Zonder dat je ze handmatig hoeft te importeren. Bijvoorbeeld AWS S3.
  
  
• Spreadsheettools: waarmee je losse lijsten opslaat. Zoals bijvoorbeeld Google Sheets en Excel 365.
  
  
• Bestanden die je handmatig importeert. Zoals bijvoorbeeld CSV-, XLSX- / XLS-, en TSV-bestanden.

Door de koppeling analyseer je de data op één centrale plek. Daarnaast kun je de informatie in HubSpot gebruiken. Bijvoorbeeld voor je marketingcampagnes, klantsegmentaties en rapportages. 

Vraag 5: Overschrijft de Data Studio externe apps?

Nee, dat gebeurt niet. De Data Studio werkt de dataset binnen HubSpot voor je bij. Maar het past je originele bronnen (ERP-software, Google Sheets, Excel-bestanden,…) niet aan. Dit voorkomt dat de data in je externe systemen per ongeluk wordt overschreven. Je gebruikt de Data Studio om je data in HubSpot schoon te maken en te verrijken. Maar aan je originele bestanden verandert niets. 

Stel dat er in je Excellijst dubbele contacten en oude e-mailadressen staan. En dat je deze informatie in de Data Studio importeert. Vervolgens laat je HubSpot de gegevens automatisch opschonen. Zodat je ze voor je marketingcampagnes kunt gebruiken. Dan blijft je originele Excelbestand met de brondata dus hetzelfde.
 
👉 TIP: Wil je jouw externe bronnen wél gelijk bijwerken als de data verandert? Dan moet je dat op een andere manier regelen. Bijvoorbeeld via Data Sync of handmatig.

Vraag 6: Hoe gebruik je AI in de Data Hub voor dataverrijking en datatransformatie?

De meeste Data Hub-functies zijn afhankelijk van AI. En dat geldt ook voor het automatisch verrijken en hergebruiken van je data. Dit zijn de belangrijkste AI-aangedreven functies, die je hiervoor gebruikt:

Functie 1: Data Agent

De Data Agent is een krachtige AI-assistent, waarmee je jouw data verrijkt, transformeert en opschoont. De AI-buddy stuur je met een prompt aan. Zo geef je bijvoorbeeld de opdracht: ‘Combineer de voor- en achternaam in één veld.’ Daarna gaat de AI-tool direct voor je aan de slag. 

Functie 2: Slimme eigenschappen (smart properties)

Slimme eigenschappen zijn HubSpot-velden, die je met AI invult of bijwerkt. Met gewone eigenschappen sla je informatie op. Bij slimme eigenschappen zit er een meedenkende intelligentie achter. Net zoals WhatsApp alvast woorden voor je invult als je een appje verstuurt. Maar dan voor je CRM-velden. 

Je creëert slimme eigenschappen met een prompt, waarin je vertelt wat je wilt weten. Vraag bijvoorbeeld: ‘Hoeveel vestigingen heeft dit bedrijf in Nederland?’. Of ‘Maak een samenvatting van de laatste klantinteracties.’ Het antwoord komt daarna in de slimme eigenschap te staan. 

HubSpot AI doorzoekt hiervoor niet alleen je eigen CRM-database. Het kan ook informatie van het web halen. Afhankelijk van de vraag die je stelt natuurlijk.

Functie 3: Smart Actions

Smart Actions, nog zo'n tof AI-instrument in de Data Hub. Hiermee voeg je namelijk AI-aangedreven acties aan je bestaande HubSpot-workflows toe. Waardoor je geautomatiseerde processen nóg beter verlopen.

In normale workflows regel je wanneer iets moet gebeuren. Stel dat iemand een e-book van je website downloadt. Dan regel je met je nurturing campagne welke automatische e-mails je daarna verstuurt. Na 2 dagen ontvangt deze persoon bijvoorbeeld nog een e-book per e-mail. Wordt dit e-book geopend? Dan krijgt het contact een uitnodiging voor je webinar.

Smart Actions in je workflows bepalen hoe iets moet gebeuren. Stel dat een lead alleen een e-mailadres heeft achtergelaten. Dan voeg je met een Smart Action alsnog de naam toe. Zodat je jouw e-mails wel gewoon kunt personaliseren. Wel zo netjes! En zo zijn er nog veel meer mogelijkheden.

Overigens moet je met AI-prompts wel altijd voorzichtig met persoonlijke en gevoelige informatie omgaan. Je weet nooit zeker wat er precies mee gebeurt.

Vraag 7: Wat kost de Data Hub en welke licenties zijn er?

HubSpot hanteert verschillende licentieniveaus. Hoe hoger je niveau is, hoe meer functionaliteiten je hebt. Voor je data management, maar ook voor je content, marketing, sales en service management.

Welke licentie je voor je data management nodig hebt, hangt van je bedrijfsbehoeften af. Denk bijvoorbeeld aan het aantal systemen dat je wilt integreren. En hoe complex je databeheer is. Er zijn 4 opties:

Free: gratis licentie met een paar basisfuncties voor maximaal 2 gebruikers. Bijna alle bedrijven kiezen voor een betaalde licentie met meer mogelijkheden. Maar wil je eerst met wat functies puzzelen, voordat je daadwerkelijk in Hubspot investeert? Dan krijg je met deze licentie wel een goed beeld van de mogelijkheden. 

Starter: Heb je simpele automatiseringen en data synchronisatie nodig. Maar zijn volledige datasets nog een brug te ver? Dan kan je bedrijf goed met deze licentie uit de voeten.

Professional: Dit is verreweg het populairste licentieniveau bij groeiende MKB-bedrijven. Deze licentie biedt je:

• Geavanceerde datakwaliteitstools (deduplicatie, automatische opschoning, standaardisatie)
• Data Sync voor het synchroniseren van je systemen.
• Data Studio om datasets met meerdere systemen te bouwen.
• Smart Actions in je workflows.
• Verschillende tools om je datakwaliteit te monitoren.

Enterprise: Het hoogste licentieniveau is voor grote bedrijven, die veel externe systemen willen koppelen. Uitgebreide data governance en toegangsfunctionaliteiten nodig hebben. En complexe datasets moeten beheren. Bijvoorbeeld doordat ze HubSpot aan een datawarehouse zoals Snowflake of BigQuery willen koppelen. 

Aan iedere licentievorm hangt een ander prijskaartje vast. Hoe hoger je licentieniveau is, hoe meer je betaalt. Per gebruiker kies je uit 2 seats: core seats en front office seats. Heb je bijvoorbeeld een Professional licentie met 30 gebruikers? Dan zijn er bijvoorbeeld 20 gebruikers met een core seat en 10 met een front office seat. Op onze prijzenpagina vind je de actuele licentieprijzen. 

Met HubSpot Credits betaal je voor het gebruik van additionele AI-functionaliteiten en automatiseringsfuncties. Bij iedere licentie is een standaard aantal credits inbegrepen. Heb je meer nodig? Dan koop je er een bundel bij. 

Wil je een nadere prijsindicatie voor jouw organisatie ontvangen? Klik op de knop hieronder en vul de vragenlijst zo goed mogelijk in. Binnen 3 werkdagen ontvang je een inschatting van de kosten voor jouw organisatie.