Automatiseren met AI: verbeter je HubSpot-workflows met Smart Actions

Veel (grote) MKB-bedrijven willen meer automatiseren. HubSpot’s workflows helpen enorm. Maar soms lossen ze niet alles op wat je zou willen.

Stel dat een nieuwe lead een formulier met alleen een e-mailadres instuurt. Je workflow wil een nurturing campagne starten. Maar zonder voornaam of bedrijfsnaam gaat er een onpersoonlijke e-mail uit. Óf je workflow blijft hangen. Wat je dus allebei níet wilt!

HubSpot’s AI-aangedreven Smart Actions zorgen ervoor, dat er tóch een persoonlijke e-mail uitgaat. Hieronder ontdek je wat Smart Actions precies zijn. En hoe ze jouw automatisering verbeteren. 

Wat zijn Smart Actions in HubSpot?

• Vullen onvolledige data automatisch voor je aan. Denk bijvoorbeeld aan voornamen, bedrijven, landen, branches en rollen. Deze informatie haalt HubSpot AI bijvoorbeeld uit e-mailadressen, domeinen en teksten. 
  
  
• Lossen datafouten op, die je workflows blokkeren. Staat er bijvoorbeeld ‘nederland’ in je database? Dan maken Smart Actions hier automatisch ‘Nederland’ van.
  
  
• Zien patronen in gedrag en interacties, waarmee ze bijvoorbeeld de koopintentie van je (toekomstige) klanten voorspellen.
   
• Analyseren, samenvatten en categoriseren teksten. Stel dat een lead mailt: ‘Ik wil hier meer van weten'. Dan kan een Smart Action de lead automatisch als verkoopkans prioriteren en doorsturen naar sales. Ook kan HubSpot AI de belangrijkste punten uit een tekst halen. Bijvoorbeeld uit een gesprekstranscriptie. En op basis daarvan gerichte adviezen geven.
  
  
• Vullen je slimme eigenschappen (smart properties). Daarmee verrijkt AI automatisch je CRM-records met nieuwe inzichten. Meer hierover lees je in dit blog: Slimmer werken met data? Ontdek HubSpot’s slimme eigenschappen.

Ze nemen je dus al het repetitieve controle- en correctiewerk uit handen. En daardoor verbeteren je (geautomatiseerde) segmentaties, personalisatie, opvolgacties, rapportages en meer. 

 👉 TIP: Misschien vind je deze artikelen interessant?
➜ Gegevensverrijking met Breeze Intelligence in HubSpot: zo werkt het.
➜ 11 Voorbeelden van effectieve HubSpot workflows voor bedrijfsgroei.
➜ Processen automatiseren: wanneer gebruik je workflows & sequences?

Hoe werken HubSpot's Smart Actions?

Heb je de beschikking over HubSpot’s Data Agent (van de Data Hub)? Dan voeg je met een simpele prompt een Smart Action aan een workflow toe. Bijvoorbeeld:

• 'Analyseer dit gesprek en vat de belangrijkste punten samen.’
• ‘Categoriseer deze lead op basis van de koopintentie.’
• ‘Verbeter de voor- en achternaam van dit contact.’

Daarna voert HubSpot AI de intelligente bewerking automatisch op je data of je proces uit. De automatisering gaat pas verder als de workflow-stap is uitgevoerd. De AI-output gebruikt de workflow voor je latere workflow-acties. 

Een voorbeeld uit de praktijk

1. AI maakt een samenvatting van klantinteracties.
2. De workflow schrijft die samenvatting weg in een veld.
3. De workflow gebruikt dit veld in een segmentatie of leadscoringsproces.
4. Daarna stuurt HubSpot automatisch een gepersonaliseerde e-mail of taak naar sales.

Je geautomatiseerde workflow wordt dus steeds slimmer. Omdat elke volgende stap betere input krijgt.

👉 TIP: Je prompts hoef je niet helemaal zelf te verzinnen. Je Breeze Assistant kan dat namelijk ook voor je doen! En met AI kun je ook 'gewone' triggers en workflowacties toevoegen. Breeze beveelt je bovendien allerlei slimme workflow-acties en triggers aan.

Wat zijn custom LLM-workflowacties in HubSpot?

Naast Smart Actions kun je ook custom LLM-acties aan je workflows toevoegen. Hiervoor moet je eerst een van de grote taalmodellen (LLM) integreren, zoals:

• OpenAI
• Google Gemini
• Anthropic Claude
• Cohere
• xAI

Hiermee creëer je jouw eigen AI-acties. Breid je jouw workflows met bedrijfsspecifieke AI-logica uit. En voer je voorspellingen, analyses of classificaties op maat uit.

Voorbeeld van een custom LLM-workflowactie in HubSpot

Stel: je runt een B2B-softwarebedrijf. Dagelijks krijg je tientallen demo-aanvragen binnen. Je salesafdeling wil alleen leads opvolgen die daadwerkelijk binnen het ICP (Ideal Customer Profile) vallen. 

Met gewone workflows pas je alleen simpele logica toe. Zoals ‘Industrie = software’ of 'Company size > 50’. Maar beschik je niet over de exacte informatie? Dan kan de workflow daar niets mee. 

Integreer je OpenAI of Claude in je workflow? Dan voeg je met een prompt een custom AI-actie toe. Bijvoorbeeld:

Analyseer dit open tekstveld over het bedrijf. Classificeer nu:

• Past dit bedrijf binnen onze ICP? (ja/nee)
• Zo ja: in welke ICP-categorie? (SaaS, IT-dienstverlener, consultancy of anders)
• Geef een korte motivatiesamenvatting van maximaal 20 woorden.

De LLM-actie genereert de antwoorden daarna automatisch:

• ICP match: ja
• Categorie: SaaS
• Motivatie: ontwikkelt digitale tools voor een nichemarkt en gebruikt een abonnementenmodel.

Met deze input kan de workflow verder:

1. Als ICP-match = ja: voeg toe aan ons 'Sales Qualified Leads’ segment. Wijs de verkoopkans automatisch aan het juiste account toe. En verstuur een persoonlijke opvolgmail.
   
   
2. Als ICP-match = nee: voeg toe aan nurturing lijst of stuur een automatische afwijzing.

Zo pas je dus gerichte bedrijfsspecifieke intelligentie toe. Met standaard workflows zijn dit soort dingen onmogelijk. En ook de mogelijkheden van Smart Actions zijn hier te beperkt voor. 

Heeft je bedrijf complexe datastromen? Unieke use cases die de standaard Smart Actions niet afdekken? Of wil je jouw automatisering met AI naar het volgende niveau tillen? Dan zijn custom LLM-actions dus een interessant alternatief!

👉 TIP: Via API-keys heb je controle over welke data je met je LLM-provider (Large Language Model) deelt. En hoe je de AI-output binnen je workflows gebruikt. Verbind je meerdere LLM’s met HubSpot? Dan kun je binnen één workflowactie uit deze LLM’s kiezen!

Je workflows met Smart Actions intelligent maken?

Normale workflows voeren alleen taken uit. Smart Actions begrijpen wat er nodig is en verbeteren de output daarmee. Ze corrigeren fouten. Vullen data aan. Analyseren gedrag. En geven automatisch input aan je volgende workflow-stappen. 

Het resultaat?
✓ Minder handmatig werk
✓ Betere klantbeleving
✓ Snellere opvolging
✓ Schaalbare automatisering
✓ Schonere data

Met LLM-workflowacties ga je zelfs nog een stap verder als dat nodig is.

Wil jij dit ook voor jouw bedrijf? Laten we gauw kennismaken. Dan laten we je zien hoe je jouw bedrijf met AI-aangedreven HubSpot-automatisering verbetert.