Factureren met HubSpot: ga slim van offertes naar betalingen

Sluit je een deal? Dan wil je de betaling zo makkelijk mogelijk laten verlopen. Dankzij HubSpot's Revenue Hub (voorheen Commerce Hub) koppel je jouw facturatie rechtstreeks aan je deals, offertes en klantdata. Zodat je altijd inzicht in de betaling van je facturen hebt. En de betalingen eenvoudig opvolgt.

Hieronder leg ik je uit wat HubSpot’s facturatiesoftware precies is. Hoe je het in de praktijk gebruikt. Hoe je een consistent offerte-naar-betaling-proces creëert. En waarom de software verrekte handig voor MKB-bedrijven in de zakelijke dienstverlening en IT/ SaaS-branche is.

Wat is de facturatiesoftware van HubSpot?

Met HubSpot’s facturatietool maak, verstuur en beheer je jouw facturen vanuit je CRM-systeem. De data in je CRM-database is hiervoor de basis. Zoals bijvoorbeeld de producten in je productenbibliotheek en de gegevens van je deals.

Je facturen zijn automatisch gekoppeld aan je:

• Klanten 
• Deals
• Producten en/ of diensten 

Open je bijvoorbeeld een record van een klant of deal? Dan zie je gelijk welke (betaalde en onbetaalde) facturen er zijn. 

Je klanten betalen hun facturen met een betaallink, die je bijvoorbeeld via je website, een e-mail, CTA of formulier deelt. Zodat ze hun betaling snel kunnen voldoen. Dit is bijvoorbeeld erg handig als je MKB-bedrijf:

• Softwarepakketten of projectpakketten verkoopt.
• Maandelijkse IT-ondersteuning aanbiedt.
• Snelle online taxaties verstrekt.
• Trainingen of consultancy aanbiedt.
• Servicecontracten afsluit.
• Lidmaatschappen verkoopt.
• Donaties voor een fonds verzamelt.

Voor het incasseren van de betalingen integreer je jouw Stripe-account. HubSpot registreert alle betalingen daarna automatisch in je CRM-database. Zodat je in één oogopslag weet wat er betaald is en wat nog openstaat. 

Welke informatie staat er op je HubSpot-facturen?

Op je HubSpot-facturen staan alle relevante details van de verkoop. Zoals bijvoorbeeld de producten en/of diensten die je verkocht hebt. En wat je klant moet betalen. Maar natuurlijk ook:

• Het factuurnummer.
• De gegevens van je MKB-bedrijf.
• De gegevens van je klant.
• Een omschrijving van de producten en/ of diensten die de klant bij je afneemt.
• Aantallen en prijzen.
• Kosten en belastingen.
• Betalingsvoorwaarden
• De betaalmethode.

👉 TIP: Met de tools van Hubspot’s Revenue Hub zorg je voor een gestroomlijnd offerte-naar-betaling-proces. In andere blogs vertellen we je hoe je:
➜ Jouw offertes snel maakt en slim beheert met HubSpot. 
➜ Jouw offerte-afspraken managet met het CRM-object contracten.
➜ De betalingen van je abonnementen met een gekoppeld Stripe account int.  

Hoe werkt de facturatiesoftware van HubSpot?

Er zijn verschillende manieren om HubSpot-facturen te maken:

• Handmatig vanuit je records (contact, bedrijf, deal en offerte) of vanaf de facturen indexpagina.
• Automatisch via je offertes en betaallinks.
• Automatisch bij terugkerende betalingen van je abonnementen.
  

Als de facturatie volledig automatisch verloopt heb je er weinig omkijken naar. Maar je controleert natuurlijk wel regelmatig of alles goed gaat. 

Voorbeeld
Stel dat Kees via je website een online training bij je afneemt. En zijn naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer via een formulier aan je doorgeeft. Met een betaallink in het formulier leid je hem naar de afrekenpagina toe. Hierna verstuurt HubSpot automatisch een e-mail met de betalingsbevestiging toe. Inclusief jouw factuur.

HubSpot houdt de betaalstatus automatisch voor je bij. Maar je past die ook handmatig aan als dat nodig is. Op je facturen indexpagina zie je welk bedrag Kees en al je andere klanten betaald hebben. En nog heel erg veel meer, zoals bijvoorbeeld:

• Wat de volgende betalingsdata zijn.
• Wanneer je klanten betaald hebben.
• Welke betaalmethodes er gebruikt zijn.
• Wat de betalingsgeschiedenis van iedere klant is.
• Voor welke producten en/ of diensten (regelitems) er betaald is. 

Betaalt een klant je abonnement met een automatische incasso? Dan vult hij of zij één keer zijn of haar betaalgegevens in. Daarna verwerkt HubSpot iedere betaling automatisch op de factuurdatum. Bijvoorbeeld maandelijks of jaarlijks.

Heeft een klant een ordernummer voor de inkoop nodig? Dan is dit proces niet zo handig. Daarom verstuurt HubSpot hierbij automatisch een factuur op de factuurdatum. Die je klant vervolgens handmatig betaalt via een betaallink. 

Je krijgt automatisch een seintje als een betaling mislukt. En dat geldt natuurlijk ook voor je klant. Als er betalingsproblemen ontstaan heb je het dus snel in de gaten!  

Gebruikt je MKB-organisatie de merken add-on? Dan wijs je jouw facturen aan je verschillende brands toe. De facturen krijgen automatisch de juiste logo’s, kleuren en lettertypen mee.

Geen enkele factuur is natuurlijk vrijblijvend. Je wilt bijvoorbeeld dat er binnen 14 of 30 dagen betaald wordt. Dit soort details stel je allemaal zelf in. Veel details pas je zelfs op klantniveau nog handmatig aan. 

👉 TIP: Stel dat je wel wilt dat HubSpot automatisch facturen voor je maakt. Maar niet dat het CRM-portaal die daarna gelijk verstuurt. Laat HubSpot dan automatisch conceptoffertes voor je genereren. Die je voor verzending eerst nog even zelf controleert. Persoonlijk houd ik wel van deze extra controle.   

👉 TIP: Klopt het gefactureerde bedrag niet? Of is er een aanpassing nodig? Dan maak je daar eenvoudig een creditnota voor aan.

Op facturaties filteren & erover rapporteren in HubSpot

Wat deze facturatiesoftware zo krachtig maakt, is dat je altijd inzicht en overzicht hebt. Je weet precies welke klanten er betaald hebben. Welke klanten achterlopen met hun betalingen. En welke omzet er nog aankomt.

Wil je bijvoorbeeld zien bij welke klanten een incasso mislukt is? Of welke verlengingen eraan komen? Dan tover je deze informatie snel naar boven met filters op je facturen indexpagina. Zodat je niet een ellenlange lijst met records hoeft door te scrollen.

Je kunt jouw Breeze Assistant ook om specifieke informatie vragen. Binnen no time poept de AI Assistant slimme lijstjes en samenvattingen voor je uit. Tijdens een klantgesprek weet je zo bijvoorbeeld snel wanneer de klant betaald heeft. Superhandig!

In je rapportages combineer je de informatie over je facturen, betalingen en abonnementen. En alle andere data in je CRM-portaal. Zoom eens in op een statistiek over facturen vs geaccepteerde offertes bijvoorbeeld. Of over je verkoopkanalen in relatie tot je omzet. Zo zie je vast snel waar je jouw commerciële proces kunt verbeteren.

Hiervoor je Breeze Assistant om hulp vragen is trouwens ook een goede optie. Dit handige AI-maatje zet je verbeterkansen graag voor je op een rij!

Wat kun je met betalingsrecords in HubSpot?

Voor het beheer van je abonnementen gebruik je abonnementenrecords. En voor het beheer van al je andere betalingen betalingsrecords.

Laten we even teruggaan naar het voorbeeld van Kees. Stripe incasseert de betaling voor zijn online training. Het bedrag dat hij daarvoor betaalt, stort Stripe op jouw bankrekening. In een betalingsrecord vind je daarna de betalingsgegevens van Kees. Naast het bedrag en betaalmoment zie je bijvoorbeeld ook:

• Welke betalingen er nog meer gelukt en mislukt zijn en wanneer.
• Bedragen die je aan Kees terugbetaald hebt of moet terugbetalen.
• Welke betalingsmethoden er voor de betalingen zijn gebruikt. 
• Linkjes naar de betaalgegevens in Stripe. 

Daarnaast beheer je de betalingen ook echt met je betalingsrecords. Je kunt bijvoorbeeld ook:

• Terugbetalingen doen.
• Ontvangstbewijzen opnieuw versturen.
• Rapportages van betalingen en betaalde bedragen downloaden.
• Betalingsgegevens exporteren.

En nog heel erg veel meer. De terugbetalingsinformatie zie je trouwens (nog) niet in HubSpot. Die gegevens moet je uit Stripe halen. 

👉 TIP: Veel betalingsgegevens vind je ook op de facturen indexpagina. Vanaf daar zoom je eenvoudig op individuele betalingsrecords in.

Waarom voeg je workflows aan je commerciële proces toe?

Met je workflows automatiseer je (stukjes van) jouw commerciële proces. Ik ga weer even terug naar het voorbeeld van Kees.

Zodra hij de betaling voldaan heeft, ontvangt hij automatisch een bedanke-mail daarvoor. Inclusief jouw factuur. Dit regel je met E-mail Automation in je workflow.

Stel nou dat Kees geen online training bij je afneemt, maar een softwarelicentie. Waarvoor hij iedere maand € 25,- aan jouw MKB-bedrijf betaalt.

Eén maand staat er te weinig geld op zijn rekening, waardoor de incasso mislukt. Kees ontvangt daarom automatisch een herinnering voor de openstaande betaling. 

Na een jaar blijft het contract van Kees automatisch doorlopen. Maar het wordt maandelijks opzegbaar. Natuurlijk wil je dat hij graag klant blijft. Daarom stuur je hem automatisch een herinnering voor de verlenging van de softwarelicentie. Met een exclusieve gepersonaliseerde korting voor een snelle beslissing natuurlijk. 

Hiernaast zijn workflows erg handig voor interne meldingen. Zo breng je de accountmanager van een klant bijvoorbeeld op de hoogte van een nieuwe aankoop. Maak je automatisch een ticket aan om een onboarding te starten. Of stel je automatisch een lijst met nieuwe contactpersonen samen. Om daar een toffe abonnementen-upsell-campagne op los te laten bijvoorbeeld. Er is van alles mogelijk! 

👉 TIP: Is de facturatietool van HubSpot ontoereikend voor jouw MKB-organisatie? Integreer je boekhoudpakket. Zodat je toch je hele commerciële proces vanuit één CRM-omgeving beheert. Met Data Sync houdt HubSpot gelijk de gegevens van je boekhoudpakket up-to-date. Als je dat zo instelt. 

Hoe ziet een gestroomlijnd offerte-naar-betaling-proces eruit in HubSpot? 

Zolang er nog niets getekend is, kan een prospect nog steeds afhaken. De deals die je sluit wil je daarom zo snel mogelijk afronden. Als je met losse tools werkt, is dat makkelijker gezegd dan gedaan. Laten we daarom eens kijken hoe een gestroomlijnd offerte-naar-betaling-proces in HubSpot werkt.

Stel dat je prospect een software implementatietraject bij je afneemt. Dan is daar doorgaans eerst een offerte voor nodig. Alle belangrijke details staan al in het dealrecord. Met een kant-en-klaar sjabloon in de AI-aangedreven offertetool zet je jouw offerte daardoor zo in elkaar. Voor een snelle ondertekening voeg je een digitale handtekening toe.  

In HubSpot houd je precies bij wat er na de verzending van je offerte gebeurt. Heeft je nieuwe klant de offerte bijvoorbeeld al gezien? En de video met je persoonlijke toelichting bekeken? En hoeveel tijd is er nog voordat de vervaldatum verstrijkt? Als je dat wilt ontvang je een melding voor alle belangrijke gebeurtenissen rondom je offerte. Of juist voor gebeurtenissen die niet gebeuren.

Misschien heeft je prospect vragen. De Closing Agent beantwoordt die als jij niet beschikbaar bent. Zijn de vragen te ingewikkeld? Dan neemt je collega je klant snel over met de Customer Handoff Agent. Je potentiële klant hoeft dus nooit lang op een antwoord te wachten. Als je de slimme AI-tools van HubSpot maar inzet.

Is het tijd voor de facturering? Dan maakt HubSpot automatisch een (concept)factuur met een betaallink voor je klant aan.

Natuurlijk bevestig je de betaling met een e-mail. Zodat je klant zeker weet dat de betaling succesvol uitgevoerd is. De gegevens hiervan registreert Hubspot automatisch in het betalingsrecord. 

Na de livegang van de nieuwe software blijf je jouw klant ondersteunen. De vergoeding voor je servicecontract betaalt je klant op abonnementsbasis. Daarvoor creëert HubSpot een abonnementsrecord, waarmee je de maandelijkse incasso's beheert. Open je nu een gekoppeld bedrijfsrecord, contactrecord, offerterecord of dealrecord. Dan zie je gelijk welke facturen er zijn uitgebracht en betaald. 

Je ziet: HubSpot bevat alle tools die je voor een consistent offerte-naar-betaling-proces nodig hebt. En nog heel erg veel meer!

Ook factureren met HubSpot?

De facturen die je met HubSpot genereert zien er mooi en professioneel uit. Ze zijn aan je CRM-records gekoppeld. En je rapporteert er slim op. Zodat je veel strategischer kunt verkopen. Je forecasts laten je bovendien precies zien welke omzet eraan komt. Je host de facturen op je eigen domein en bewaakt de vervaldatums eenvoudig. 

Wil jij dit ook voor jouw bedrijf? Laten we snel kennismaken! Boek hieronder een afspraak in onze agenda. Dan laten wij je zien hoe je jouw offerte-naar-betaling-proces slimmer vormgeeft.