Snel deals sluiten? Maak AI-aangedreven offertes met je CRM-data

Weet je dat het offertemoment vaak bepaalt of een deal doorgaat of niet? Hoe je offerte eruitziet en hoe je ‘m opvolgt zegt namelijk veel over je professionaliteit:

• Is het een losse PDF, die je ondertekend moet terugmailen? Of kan je digitaal ondertekenen?
• Is alles wat erin staat duidelijk? Snapt de klant wat hij of zij precies krijgt?
• Sluit het aanbod aan bij wat je klant nodig heeft? Is de offerte op maat?

Een goede offerte is een overtuigend document dat vertrouwen geeft. Dat duidelijkheid schept en het makkelijk maakt om ‘ja’ te zeggen.

Hieronder leer je hoe je met je CRM-data en HubSpot’s Offertetool betrouwbare offertes maakt. Waarmee je makkelijk én snel deals sluit.

Wat is de Offertetool van HubSpot?

Met HubSpot’s Offertetool stel je jouw offertes met deal- en productinformatie uit je CRM-database op. Inclusief:

• Begeleidende brief.
• Samenvatting van de offerte.
  
• Vaste of gedifferentieerde prijzen.
• Specifieke voorwaarden.
  
• Vervaldatum en betaallink.
  
• E-handtekening of click-to-accept (accepteren zonder handtekening).
• Bijlagen uit je documentenbibliotheek (die je wel of niet laat ondertekenen). 

Je vult je offertes met producten en prijzen (HubSpot CPQ). Laat klanten digitaal accepteren en eventueel meteen betalen. Hiervoor gebruik je een handig offertesjabloon in je eigen huisstijl. Vanuit je CRM-systeem volg je jouw offertes op.

Wat HubSpot's Offertetool je oplevert? Een heldere offertestructuur, een digitaal offerteproces en inzicht in je salesproces.

👉 TIP: Wil je klantvragen over jouw offertes razendsnel beantwoorden met AI? Bijvoorbeeld tijdens het lezen ervan. Gebruik HubSpot’s Closing Agent daar dan voor!

Hoe werkt de Offertetool van HubSpot?

Iedere offerte in HubSpot start vanuit een deal. Met de offerte-editor stel je de inhoud eenvoudig samen. Producten, prijzen, voorwaarden… alles komt erin te staan. Daarna stuur je de offerte naar de klant voor beoordeling, ondertekening en betaling.

Tijdens dit proces kun je onder andere:

• Producten en prijsregels toevoegen.
• Voorwaarden en begeleidende teksten opnemen.
• E-handtekeningen gebruiken.
• Betalingen integreren.
• AI gebruiken om teksten te genereren.

Je koper kan de digitale handtekening tekenen, typen of uploaden. Is identiteitsverificatie ingeschakeld? Dan moet je koper zichzelf eerst via een e-mail verifiëren.

Van het offerteproces tot en met de opvolging van je offertes. Alles wordt via HubSpot geregeld. En alles wordt automatisch opgeslagen en gekoppeld aan het dealrecord in je CRM-systeem. 

Hoe maak je een offerte met HubSpot’s Offertetool?

Je hebt 5 verschillende opties om een offerte te maken:

1. Vanaf je deal-indexpagina.
2. Vanaf een dealrecord.
3. Vanuit je boardviews.
4. Vanuit je Prospecting Workspace.
5. Met HubSpot’s Breeze Assistant. 

Of je ‘m nou vanuit de deal-indexpagina, een dealrecord of je boardview maakt. Als eerste selecteer je de deal. Daarna leidt HubSpot je stap voor stap door het offerteproces heen. Heb je een handige offertetemplate beschikbaar? Dan gebruik je die natuurlijk. 

HubSpot neemt hierbij automatisch je CRM-gegevens in de offerte over. Denk bijvoorbeeld aan de bedrijfsnaam, de contactpersoon, de adresgegevens, het e-mailadres en het telefoonnummer. Wat je verkoopt voeg je met regelitems toe (HubSpot ICQ). Hieronder ga ik daar wat uitgebreider op in.

Wil je iets van de output aanpassen? Dan klik je met je muis op het desbetreffende offerteonderdeel. Wil je een module verplaatsen? Dan versleep je die met je muis. HubSpot slaat de wijzigingen automatisch voor je op. Ben je benieuwd hoe je koper de offerte ziet? Dan check je dat met de voorbeeldfunctie.

Je verstuurt de offerte bijvoorbeeld met een link en een PDF-versie in een e-mail. Vraagt je klant vervolgens een offertewijziging aan? Dan krijg je daar automatisch een seintje van. 

Wat veel verkopers tof vinden: je maakt óók offertes met je mobiele app! Je hoeft dus niet te wachten totdat je op kantoor bent. Zelfs op de locatie van de klant stel je jouw offertes eenvoudig samen. Als je dat wilt.

👉 TIP: Voorzie je offerte van een begeleidende video. Wedden dat de kans dat je de deal sluit daarmee vergroot!

Waarvoor gebruik je regelitems in de Offertetool (HubSpot ICQ)?

Met regelitems (line items) leg je vast wat je verkoopt (product, dienst, abonnement, projectonderdeel, …). Tegen welke prijs. En onder welke voorwaarden. Ieder regelitem bevat informatie zoals:

• Naam van het product of de dienst.
• Prijs (met en zonder BTW).
• Aantal.
• Korting (als bedrag en/of percentage).
• Looptijd (bij abonnementen).

Hiermee zie je dus precies hoe je offerte is opgebouwd. Eenmalige kosten, abonnementen, staffelprijzen, bundels en kortingen op onderdelen... alles kun je erin kwijt. Zodat je salesaanbieding er transparant en professioneel uitziet. 

HubSpot rekent totalen, kortingen en terugkerende kosten automatisch door. Scheelt jou rekenwerk en er zijn géén rekenfouten. Bovendien is je pricing consequent. 

De offertetermijn berekent HubSpot aan de hand van de regelitems. Stel dat je klant je bijvoorbeeld maandelijks betaalt. En dat je klant vanaf 1 juni 2025 6 betalingen moet doen. Dan is de einddatum voor de facturering 1 november 2025.

De regelitems zijn met je productenbibliotheek en deals verbonden. Daardoor heb je in je rapportages een fantastisch inzicht in de omzet van je producten. 

Met je regelitems creëer je zo dus dynamische offertes, die je makkelijk aanpast. Met herbruikbare informatie en inzichtelijk voor je hele team. 

👉 TIP: Toon alternatieven met je regelitems. Bijvoorbeeld om verschillende opties en/of upgrades te bespreken. Zo maak je van jouw offerte een slim salesinstrument.

Hoe maak je jouw offerte met Breeze AI? 

Geen zin om je offerte helemaal zelf samen te stellen? Vraag de Breeze Assistant dan om je ermee te helpen.

Hoe je dat doet? Met een simpele prompt! Hoe meer details je geeft, hoe beter de output is. Vertel dus exact wat je wilt hebben. Inclusief welke sjabloon je wilt gebruiken en welke regelitems erin moeten. Uiteraard geef je de looptijd van de offerte ook aan. 

Met je AI-opdracht tovert de AI-tool alle relevante dealinformatie naar boven. In no time ligt er een conceptofferte voor je snufferd. Die je natuurlijk wel zelf nog even heel goed moet controleren.

Je Breeze Assistant kun je zo trouwens ook makkelijk teksten voor je laten schrijven. Bijvoorbeeld voor in je begeleidende brief. Of rapportages voor je laten genereren. Jij vraagt, je AI Assistant draait.

👉 LET OP: Voeg nooit ‘gevoelige’ informatie aan je offerteopdracht voor Breeze toe. Controleer ook altijd of de output klopt! Hier lees je meer over de veiligheid: Hoe veilig is mijn data met HubSpot AI?

Hoe krijg je goedkeuring voor je offerte?

Als je een goedkeuringsproces instelt, vraag je vanuit je offerte om goedkeuring. Eventueel voorzien van wat opmerkingen voor degene die de goedkeuring verleent.

De tool geeft precies aan wat de goedkeuringsvoorwaarden zijn. Het verzoek komt automatisch bij de juiste goedkeurder terecht. Bijvoorbeeld op basis van de hoeveelheid korting die er is gegeven.

Zodra er om goedkeuring gevraagd is, krijgt de offerte de status ‘in afwachting van goedkeuring’. En is de goedkeuring gegeven? Dan krijg je vanzelf een seintje. 

👉 TIP: Misschien vind je dit artikel interessant? Data management vs data governance & HubSpot's gebruikersrechten.

Hoe houd je grip op je verzonden offertes?

Na de verzending houdt HubSpot automatisch alle activiteiten rondom je offertes bij. Zo heb je bijvoorbeeld altijd inzichtelijk:

• Wanneer je offertes zijn bekeken.
• Wanneer je offertes gedownload of geprint zijn.
• Wanneer je offertes ondertekend of geaccepteerd zijn. 

Ook zie je:

• De acceptatiepercentages van je offertes.
• Welke offertes bijna verlopen.
• Aanbevolen follow-ups.

Deze informatie gebruikt AI om je omzet te voorspellen. Bovendien helpt het jou om je deals goed op te volgen. En om bij te sturen als dat nodig is. 

👉 TIP: HubSpot's Prospecting Agent helpt je met de opvolging van nog veel meer salestaken. Niet alleen van je offertes dus!

Wat maakt HubSpot’s Offertetool interessant voor je MKB-organisatie?

HubSpot's Offertetool bevat standaard:

• Een editor waarmee je jouw offertes maakt.
• Templates met je eigen branding.
• Goedkeuringsflows.
• Tracking van de klantinteractie.
• Rapportages (waarin je ook andere CRM-data opneemt).
• Een AI-aangedreven Closing Agent, die real-time kopersvragen beantwoordt.

Deze functies zorgen ervoor dat je offertes consistent zijn. Dat sales weet wat hun prospects precies doen. Dat je altijd in beeld hebt waar je moet bijsturen. En dat je het momentum pakt om klantvragen te beantwoorden. 

Wat het echt interessant maakt is de combinatie met je CRM-database. Je voegt eenvoudig CRM-data toe en slaat alles centraal op. Van je offerte zelf tot alles eromheen. Bovendien laat je daar moeiteloos automatisering op los. 

Andere offertetools hebben vaak meer mogelijkheden om je prijzen te configureren. Daar staat tegenover dat ze meestal minder intuïtief zijn. En dat ze losstaan van je CRM-database. 

👉 TIP: Zoek je een meer geavanceerde offertetool, die goed met HubSpot praat? Kijk dan eens naar de mogelijkheden van Oneflow!

👉 LET OP: Werk je op dit moment met de Offertetool van de Sales Hub? Dan heb je nog geen toegang tot de CPQ-functies van de Commerce Hub. Laat het ons even weten als je daar wel interesse in hebt. Dan onderzoeken we de mogelijkheden voor jouw HubSpot-portaal.

Oók snel offreren met je CRM-data?

Met HubSpot’s Offertetool maak je van jouw offerte een slim verkoopinstrument. Dat vertrouwen uitstraalt en waarmee je de beleving van je klanten vergroot. 

Zien hoe je snel een betrouwbare offerte opstelt in HubSpot? Boek hieronder een afspraak in mijn agenda. Ik geef je graag een productdemonstratie.