Grip op terugkerende omzet? Zo werken contracten in HubSpot

Bij een offerte van je MKB-organisatie horen bepaalde afspraken. Zoals bijvoorbeeld: 

• Hoeveel producten en/ of diensten je MKB-bedrijf levert.
• Wat ze kosten en hoe je klant ervoor betaalt.
• Wanneer je ze precies levert.

Met ‘contracten’ in HubSpot manage je deze afspraken. Rapporteer je over omzetcijfers, wijzigingen en verlengingen. En stroomlijn je de omzetprocessen binnen je bedrijf.

Hieronder leg ik je uit wat contracten in HubSpot precies zijn. Welke informatie je erin vastlegt. En hoe je er de levenscyclus van je omzet mee managet.

Wat zijn contracten in HubSpot?

‘Contracten in HubSpot’ is een CRM-object van de Commerce Hub. Net zoals contacten, bedrijven, deals, tickets en leads dat bijvoorbeeld zijn. Met contractrecords manage je de afspraken van je offertes (die je via de offertetool in de Commerce Hub maakt). In dit artikel leer je daar meer over: Snel deals sluiten? Maak AI-aangedreven offertes met je CRM-data. 

Stel dat een koper je offerte accepteert. Dan maakt HubSpot automatisch een contractrecord aan. Hierbij moet je denken aan een ouderwetse kaartenbak, maar dan digitaal. Zo’n kaartenbak bestond vroeger bijvoorbeeld uit allemaal kaartjes met contactgegevens van klanten. Bij contractrecords gaat het om gegevens uit je offertes. En om gegevens die daaraan gelieerd zijn. Maar het principe werkt hetzelfde. 

Deze gegevens vind je bijvoorbeeld op je contractrecords in HubSpot:

• Contact- en bedrijfsinformatie.
• Gegevens van de afgenomen producten en/of diensten.
• Omzetgegevens.
• Begin- en einddatum (tenzij je jouw offertes automatisch verlengt).
• Wijzigingen die er hebben plaatsgevonden.
• Verlengingen die er zijn geweest. 
• Koppelingen met andere records.

👉 TIP: Op dit moment kun je alleen contractrecords aanmaken voor geaccepteerde offertes zonder facturering. Het kan bijvoorbeeld niet bij premium abonnementen, waarvan je het abonnementsgeld automatisch via Stripe factureert. 

Hoe werken contracten in HubSpot?

Is een offerte via HubSpot geaccepteerd of ondertekend? Dan maakt je CRM-portaal automatisch een contractrecord aan. Met een koppeling naar:

• De oorspronkelijke ondertekende offerte, wijzigingsoffertes en verlengingsoffertes.
• Het record van de contactpersoon.
• Het bedrijfsrecord dat bij de offerte hoort.
• Activiteiten zoals e-mails, telefoongesprekken, meetings, notities en taken.
• Bijbehorende facturen, overeenkomsten, offertebijlagen en tickets.

Je vindt je contractrecords via de speciale indexpagina voor je contracten. En via je gekoppelde records. Zoals bijvoorbeeld de records van contactpersonen, bedrijven, facturen en offertes. Combineer je jouw contracten met andere records in HubSpot? Zoals deals en offertes. Dan kan je de complete levenscyclus van je inkomsten in kaart brengen. 

Hoe combineer je jouw offertes, contracten en facturen in HubSpot? 

Met je dealrecords volg je jouw verkoopkansen en rond je ze af. Hoe dit precies werkt lees je in dit artikel: Effectief verkoopkansen managen met levenscyclussen & dealpijplijnen.

Sluit je een deal? Dan stel je met de gegevens in je dealrecord een offerte op. Via HubSpot stuur je deze offerte naar de klant. En manage je of en wanneer de offerte ondertekend retour komt. Het CRM-portaal houdt dit automatisch voor je bij in de Sales Workspace. De speciale werkruimte voor al je salesactiviteiten. 

Komt de offerte retour? Dan maakt HubSpot automatisch een nieuw contractrecord aan. Verstuur je vervolgens een factuur om je product of dienst te betalen? Dan hang je die ook aan dit contractrecord. Zodat je alle belangrijke gegevens netjes bij elkaar hebt. Handmatig of automatisch als je de betalingen via HubSpot regelt. 

In je contractrecord zie je nu: 

• De status van het contract (gepland, actief, voltooid, beëindigd, concept).
• Financiële gegevens. Zoals de totale contractwaarde, de jaarlijkse contractwaarde en de maandelijkse en jaarlijkse terugkerende omzet.
• Factuurgegevens. Zoals bijvoorbeeld het gefactureerde bedrag, de factuurgeschiedenis, aankomende betalingen en de contactpersoon voor de factuur.
• Wanneer de verlengingsdatum van het contract is. En welk bedrag je klant dan moet betalen.
• Alle koppelingen die er binnen HubSpot zijn. Denk bijvoorbeeld aan contactpersonen, bedrijven, deals, facturen, regelitems, betalingen, offertes en abonnementen.

👉 TIP: Veel gegevens in je contractrecords kun je aanpassen. Zo voeg je bijvoorbeeld eenvoudig extra informatie (eigenschappen) aan de linkerzijbalk toe.

Hoe ga je met verlengingen en tussentijdse contractwijzigingen om?

Met wijzigingsoffertes beheer je toekomstige en tussentijdse contractwijzigingen. Ook wijzigingsoffertes moeten aan een deal zijn gekoppeld. Bijvoorbeeld aan een upsell-deal.

Accepteert je klant de wijzigingsofferte? Dan werkt HubSpot het bestaande contractrecord automatisch bij met de wijzigingen uit de offerte. 

Moet HubSpot iets pro rata verrekenen  bij de wijziging? Bijvoorbeeld van het aantal resterende dagen in een factureringsperiode. Dan gebeurt dit automatisch als je dit zo instelt.

Een verlengingsofferte verstuur je als je klant het einde van de contracttermijn nadert. Is je verlengingsofferte geaccepteerd en aan een deal gekoppeld? Dan maakt HubSpot automatisch een nieuw contractrecord aan. Dit contractrecord koppelt HubSpot aan het bestaande contractrecord. 

Is er een wijzigingsofferte op het contract toegepast? Dan neemt je CRM-portaal deze wijzigingen automatisch in de verlengingsofferte over. Stel dat je klant met 10 licenties startte. En daar tijdens de contractstermijn 10 licenties aan toegevoegd heeft. Dan staan er in de verlengingsofferte 20 licenties.

👉 TIP: Maak verschillende pijplijnen voor je deals aan. Bijvoorbeeld voor nieuwe deals, verlengingen, cross-selling en upselling. En creëer automatisch nieuwe aanbiedingen voor je verlengingsoffertes met workflows. 

Oók meer grip op je omzetprocessen krijgen met contracten in HubSpot?

Hoe meer grip je hebt, hoe beter je weet wat je kunt verwachten qua omzet. HubSpot’s contracten helpen je om deze grip te krijgen. Want koppel je jouw (verlengings)contracten, offertes en facturen slim aan elkaar? Dan weet je precies hoe je ervoor staat. Altijd.

Benieuwd hoe jij de levenscyclus van je omzet managet in HubSpot? We laten het je graag zien. Boek hieronder een vrijblijvende afspraak in onze agenda.