Zo betalen je klanten hun abonnementen via HubSpot

Verkoop je producten en/of diensten op abonnementsbasis? Dan wil je natuurlijk dat de betaling daarvan vlekkeloos verloopt. Denk bijvoorbeeld aan:

• Premium content waar je klanten maandelijks voor betalen. Zoals bijvoorbeeld van het Algemeen Dagblad of de Volkskrant.
  
  
• Software of een servicecontract die je klanten op maandbasis bij je afnemen. 
  
  
• Een jaarlidmaatschap bij een branchevereniging of vakbond. Bijvoorbeeld van de FNV (Federatie Nederlandse Vakbeweging).
  

Je klanten verwachten namelijk een soepele betaalervaring. Tegelijkertijd wil jij jouw abonnementen makkelijk verkopen en de kosten snel innen. HubSpot & Stripe bieden je een slimme oplossing. Hieronder ontdek je hoe die werkt.

Hoe werken abonnementen en betalingen met HubSpot & Stripe?

In HubSpot beheer je de abonnementen voor je producten en/of diensten. De betalingen daarvoor factureer je via Stripe. Het proces met de automatische betaling voor je abonnementen bestaat uit 4 onderdelen:

1. Product instellen

Wil je jouw abonnementsproces geautomatiseerd organiseren? Dan moet je het abonnement eerst in de productenbibliotheek van je HubSpot-account aanmaken. Hierbij leg je alle betalingsvoorwaarden vast, zoals:

• Wat de prijs van je abonnement is. Bijvoorbeeld € 79,-.
• Wanneer je wilt facturen. Bijvoorbeeld iedere maand of ieder jaar.
• Wat de looptijd van je abonnement is. Bijvoorbeeld 12 of 24 maanden. 

Met regels voeg je kortingen, belastingen en toeslagen toe. Heb je een Shopify integratie? Dan voeg je ook de regels toe, die je daarmee aanmaakt. 

Heb je dit allemaal gedaan? Dan kun je het abonnement (automatisch) aan je offertes, betaallinks en facturen toevoegen. 

👉 TIP: Wordt het abonnement stilzwijgend verlengd, totdat er opgezegd wordt? Je stelt het eenvoudig in.

2. Abonnement aanmaken

Is alles goed ingesteld? Dan maak je via de abonnementen-indexpagina en je records (contacten, bedrijven, deals, tickets) handmatig nieuwe abonnementen aan. Of automatisch als je koper je abonnement via een betaallink of offerte aanschaft. 

Stel dat iemand bijvoorbeeld de offerte voor je abonnement accepteert. En direct het hele bedrag betaalt. Of voor een betaling in termijnen kiest. Dan maakt HubSpot automatisch een record voor het nieuwe abonnement aan. Dit abonnementsrecord koppelt HubSpot gelijk aan andere relevante records in je CRM-database, namelijk:

• Het contactrecord van de koper of degene die de factuur betaalt.
• Het bijbehorende bedrijfsrecord als dat van toepassing is.
• Het dealrecord als dat er is. 

Open je nu het gekoppelde contactrecord, bedrijfsrecord en/ of dealrecord? Dan zie je gelijk dat er een abonnement is afgesloten en wanneer het afloopt. Hiervoor voeg je een custom CRM-kaart aan je records toe.

👉 TIP: Van je offertes een slim verkoopinstrument maken? In dit artikel lees je hoe je dat doet: Snel deals sluiten? Maak AI-aangedreven offertes met je CRM-data.

3. Betaling uitvoeren

In HubSpot beheer je dus jouw abonnementen. De betaling verloopt via een gekoppeld Stripe-account. Hierbij betaalt je klant bijvoorbeeld via iDEAL (Wero), SEPA (Single Euro Payments Area) of creditcard (Visa, Mastercard). Heeft Stripe de betaling verwerkt? Dan wijzigt de betaalstatus automatisch in HubSpot. 

HubSpot verstuurt automatisch een nieuw betalingsverzoek of een nieuwe betalingsbevestiging volgens de afgesproken frequentie. Betaalt je klant bijvoorbeeld automatisch voor een maandabonnement? Dan wordt er iedere maand een nieuwe betalingsbevestiging verstuurd. Totdat de looptijd afgelopen is natuurlijk.

Uiteraard kan er ook wel eens iets misgaan met een betaling. Als dat gebeurt probeert Stripe de betaling als nog te innen. Dit zie je in HubSpot terug. Met een workflow ontvang je hiervan automatisch een melding.

👉 TIP: Met je workflow stuur je automatisch een betalingsherinnering of een factuur naar je klant. Zelfs inclusief een betalingstermijn. Je hoeft je klanten dus niet automatisch te laten betalen. Ze kunnen het factuurbedrag ook zelf overboeken als dat gewenst is.

4. Abonnement beheren

HubSpot legt allerlei relevante abonnementsinformatie in je CRM-database vast. Denk bijvoorbeeld aan:

• De startdatum van het abonnement .
• De volgende factuurdatum.
• De facturatie-interval (maandelijks, per kwartaal, jaarlijks, ...).
• Het abonnementsbedrag.
• De status van het abonnement (actief, gepauzeerd, geannuleerd, verlopen).
• De betaalgeschiedenis van het abonnement.

Natuurlijk kun je ook handmatig wijzigingen aan je abonnementen aanbrengen.

Stel bijvoorbeeld dat iemand zich binnen 14 dagen bedenkt en het abonnement toch niet wil. Dan beëindig je het abonnement bijvoorbeeld handmatig. Afhankelijk van het proces dat je hiervoor vastlegt natuurlijk.

👉 TIP: In HubSpot manage je de verlengingen van je abonnementen eenvoudig met automatische workflows. Zo stuur je bijvoorbeeld automatisch een e-mail om de verlenging of betaling te bevestigen.

Wat is Stripe en wat doet het precies?

Stripe is een online betaaldienstverlener, waarmee je jouw online betalingen regelt. Zodra een klant online betaalt, zorgt Stripe ervoor dat:

• De betaling veilig wordt verwerkt.
• Het geld van de klant naar jouw rekening gaat.
• Terugkerende betalingen automatisch worden geïnd.

Stripe werkt hiervoor samen met banken en andere betaalnetwerken, zoals Apple Pay en Google Pay. Je kunt je klanten dus meerdere betaalmethoden aanbieden. 

In Nederland gebeurt de eerste betaling vaak via iDEAL/ Wero (voor de authenticatie). De volgende termijnen worden daarna automatisch via een SEPA-incasso geïncasseerd. De klant hoeft dus maar één keer actief voor het abonnement te betalen. Daarna verloopt de betaling automatisch.

Stel dat je klant je offerte bijvoorbeeld digitaal ondertekent. En dat de maandelijkse betaling een onderdeel van de deal is. Dan incasseert Stripe dit bedrag automatisch na de eerste betaling. Alle relevante informatie vind je in je CRM-database terug.

Kortom: je managet alle online betalingen in je CRM-systeem. En combineert de betaalinformatie met al je andere CRM-data. Zodat je bijvoorbeeld makkelijk stuurt op cross-selling, upselling en klantverloop. En AI nauwkeurige omzetvoorspellingen voor je kan maken. 

👉 TIP: Werk je met buitenlandse klanten? Je kunt ook andere valuta's activeren. 

Ook al je klantdata in één centraal systeem beheren?

Dankzij HubSpot en Stripe automatiseer je een groot gedeelte van je financiële administratie. Waardoor je veel tijd bespaart en het aantal fouten minimaliseert.

Je omzet is voorspelbaar. Je hebt belangrijke stuurinformatie voorhanden. Je klanten krijgen de betaalervaring, die ze verwachten. En misschien nog wel het allerbelangrijkste: hoe makkelijker je betaalt, hoe sneller nieuwe klanten instappen.

Wil je jouw abonnementen ook vloeiend en professioneel beheren? En ben je benieuwd hoe je het betaalproces slim binnen je HubSpot-omgeving inricht? Boek hieronder een afspraak in onze agenda. Dan beantwoorden we al je vragen.