7 Veelgestelde vragen over de HubSpot-implementatie

Je overweegt om in HubSpot te investeren. Maar wat nou als je besluit om ervoor te gaan? Wat komt er dan allemaal op je af?

Een HubSpot-implementatie is geen kwestie van een paar knopjes instellen. Het is een traject waarin techniek, processen én mensen samenkomen. Doe je het goed? Dan krijg je een CRM-systeem dat je bedrijf laat groeien. Doe je het half? Dan wordt het een dure databak. Waar niemand écht blij mee is.

Natuurlijk wil je dat je HubSpot-implementatie in één keer goed gaat. Een CRM-implementatie kost je geld, tijd en energie. Het beïnvloedt je hele organisatie. Dus hoe vloeiender het implementeren verloopt hoe beter.

Veel bedrijven hebben dezelfde vragen, voordat ze aan de HubSpot-implementatie beginnen. Dus grote kans dat jouw organisatie daar ook mee zit. Hieronder beantwoord ik daarom 7 vragen, die mij vaak gesteld worden:

Vraag 1: Hoe ziet een HubSpot-implementatie eruit & hoe lang duurt het?
Vraag 2: Wat zijn de grootste uitdagingen bij een HubSpot-implementatie?
Vraag 3: Welke projectrollen zijn er voor de HubSpot-implementatie nodig?
Vraag 4: Hoe behoud ik mijn huidige data bij de implementatie?
Vraag 5: Hoe blijft HubSpot na de implementatie succesvol?
Vraag 6: Wat is er vanuit onze organisatie nodig voor de HubSpot-implementatie?
Vraag 7: Hoe kunnen we ons op de HubSpot-implementatie voorbereiden?

Vraag 1: Hoe ziet een HubSpot-implementatie eruit & hoe lang duurt het?

Iedere HubSpot-implementatie verloopt in fasen. In grote lijnen zijn dit de belangrijkste stappen bij het implementatietraject:

Stap 1: Kick-off & projectdefinitie

We moeten het klantenportaal afstemmen op je organisatie. En daar komt ook een stukje verandermanagement bij kijken. Daarom bespreken we doorgaans eerst wat je met HubSpot wilt bereiken. Daarna bepalen we pas hoe we dat gaan doen. 

Jouw doelstellingen, wensen en behoeften staan hierbij centraal. Daarnaast besteden we veel tijd en aandacht aan de CRM-gebruikersadoptie. Want je medewerkers maken pas een succes van je CRM-portaal als ze het optimaal gebruiken. 

De onboarding gebeurt stapsgewijs, omdat we dan tussentijds kunnen evalueren en bijsturen.

Stap 2: Configuratie van je HubSpot-portaal

Zijn alle randvoorwaarden helder? Dan is het tijd voor de inrichting van je CRM-systeem. Met alle benodigde functionaliteiten natuurlijk. Om dit goed te doen gebruiken we gestandaardiseerde procedures. 

Stap 3: Integratie met externe systemen

Bij vrijwel iedere HubSpot-implementatie zijn er systeemintegraties. Van standaard koppelingen met e-mailprogramma’s en sociale media kanalen. Tot complexe maatwerkintegraties met ERP-systemen en boekhoudpakketten.

In de App Market Place van HubSpot vind je bijna 2.000 standaard koppelingen. Daarnaast is er - afhankelijk van de CRM-wensen - ook wel eens maatwerk nodig. Dat pakken onze inhouse developers dan op. Er is dus heel wat mogelijk!

Stap 4: Datamigratie

Een hele belangrijke stap is de datamigratie. Waarbij we de data van je bestaande systemen naar HubSpot overzetten. Dit kan een uitdagende klus zijn. Daarom moet dit heel secuur gebeuren. Want je wilt natuurlijk geen data kwijtraken! 

Bovendien moet de data voor het importproces opgeschoond zijn. Anders begin je direct met vervuilde data in je nieuwe CRM-pakket. Kijk je hier tegenop? No worries! Wij helpen je ermee.

Stap 5: Training van eindgebruikers & key-users

HubSpot krijg je snel onder de knie. Maar het trainen van je CRM-gebruikers is toch een ontzettend belangrijk onderdeel. Omdat je CRM-gebruikers moeten weten hoe ze maximaal van je HubSpot-portaal profiteren. 

De CRM-software is op maat ingericht. De HubSpot-training die wij geven is daarom ook op maat. Volledig afgestemd op de nieuwe processen bij jouw organisatie. Dus de training gaat verder dan het CRM-pakket leren kennen. We kijken echt naar de specifieke trainingsbehoeften bij jouw bedrijf.

In de training van de key-users gaan wij dieper op de softwaremogelijkheden in. Zij zijn namelijk de HubSpot-vraagbaak binnen je organisatie. Zo leren zij bijvoorbeeld hoe je de belangrijkste settings aanpast. Denk bijvoorbeeld aan het toekennen en aanpassen van gebruikersrechten van CRM-gebruikers.

Komen je key-users er niet uit? Dan vallen ze op onze supportafdeling terug. Je key-users monitoren ook het CRM-gebruik binnen je organisatie. En ze zijn vaak verantwoordelijk voor de datakwaliteit. 

Stap 6: Project sign-off & evaluatie

Tijdens het HubSpot-implementatietraject zijn er talloze evaluatie- en meetmomenten. We willen dat de software precies doet wat het moet doen. Daarom zijn we pas tevreden als jouw organisatie dat ook is.

Hoe lang dit implementatietraject duurt? Gemiddeld is het CRM-portaal binnen 2 tot 4 maanden up & running. Dus je kunt lekker snel met HubSpot van start.

Bij complexe trajecten en gefaseerde Hubspot-implementaties duurt het meestal langer. Vooraf kunnen we meestal goed inschatten met hoeveel implementatietijd je rekening moet houden.

Stap 7: Nazorg 

Is je CRM-software optimaal ingericht? Top! Dat geeft ons veel voldoening. Maar hier blijft het natuurlijk niet bij. Er komen updates, je behoeften veranderen, je wilt wijzigingen doorvoeren… 

Het CRM-systeem moet je blijven onderhouden. Om je daarbij te ondersteunen tekenen we een service overeenkomst. Daarin maken we bijvoorbeeld afspraken over hoeveel ondersteuning je van ons krijgt. 

Periodieke portal reviews zitten daar ook bij. Eens in de zoveel tijd checkt onze Customer Success medewerker hoe het met je CRM-portaal gaat. Bovendien krijg je tips over waar er verbeteringen mogelijk zijn.

Vraag 2: Wat zijn de grootste uitdagingen bij een HubSpot-implementatie? 

Veel organisaties denken dat een CRM-systeem implementeren vooral een technische klus is. Maar het gaat veel verder dan dat. De grootste uitdagingen zitten vaak in de gebruikersadoptie en datakwaliteit. 

Dit zijn enkele veelvoorkomende valkuilen:

• Gebruikers meekrijgen: sommige collega’s zijn nogal gehecht aan hun bestaande werkwijzen. En zien het nut er niet van in om die te veranderen. Het kan dan best wat moeite kosten om deze CRM-gebruikers mee te krijgen.
  
  Gelukkig hebben wij hier veel ervaring mee. Zo betrekken we alle gebruikersgroepen in een vroeg stadium bij de HubSpot-implementatie. En nemen we de wensen en eisen van al deze gebruikersgroepen mee in het project. Op deze manier wordt het een systeem van iedereen. En daardoor stijgt de gebruikersadoptie.
  
  Bij de training houden we ook rekening met de specifieke behoeften van de verschillende gebruikersgroepen. Bij de marketingtraining gaan we bijvoorbeeld diepgaand op de marketingtools in. Terwijl we bij de salesafdeling een andere training op maat aanbieden.
  
  
• Maatwerk koppelingen met bestaande systemen, die complexer blijken te zijn dan verwacht. Bij standaard koppelingen (daar heeft Hubspot er bijna 2.000 van!) zijn er meestal weinig problemen.
  
  Maar wil je iets wat niet in een standaard koppeling zit. Is er géén API beschikbaar om de software aan elkaar te knopen. Of wil je een zelf gebouwd systeem koppelen. Dan heeft de systeemintegratie soms heel wat meer voeten in de aarde.
  
  We vinden eigenlijk altijd wel een oplossing. Maar soms gaan daar wel de nodige denk- en puzzeluurtjes inzitten. Die het implementatietraject dan helaas kunnen vertragen.
  
  
• Datakwaliteit: Oude klantlijsten, dubbele records of onvolledige velden vervuilen je nieuwe CRM-systeem vanaf dag één. Je rapportages zijn onbetrouwbaar. En je medewerkers raken er gefrustreerd van. Je moet de data daarom zo schoon mogelijk overzetten.
  
  Maar daar blijft het niet bij. Na de HubSpot-implementatie moet je data schoon blijven. Daarom is het ook zo belangrijk om key-users te trainen. En om iemand verantwoordelijk voor de datakwaliteit te maken. Gelukkig kan HubSpot je data ook geautomatiseerd corrigeren met AI. Dat maakt het een stuk makkelijker om de datakwaliteit hoog te houden.
  
  Sowieso is de datamigratie een karwei dat heel secuur moet gebeuren. Er liggen altijd foutjes op de loer, die vergaande gevolgen kunnen hebben.
  
  Datakwaliteit is vaak de belangrijkste vertragingsfactor bij implementatieprojecten. Want bedrijven onderschatten vaak hoeveel tijd het kost om de bestaande databronnen te combineren. En hoeveel tijd er aan het opschoningsproces opgaat. Uiteraard kunnen wij je hiermee helpen. 
  
  
• Continuïteit: Een HubSpot-implementatie verloopt in fasen. En in iedere fase moet je concrete stappen zetten. Zijn er sleutelfiguren afwezig? Blijven er beslissingen liggen? Of duurt het lang voordat wij bepaalde informatie krijgen? Dan kan je project zomaar wat vertraging oplopen.
  
  Natuurlijk doen wij er alles aan om het implementatietraject zo vloeiend mogelijk te laten verlopen. Met een duidelijke planning, afgesproken verantwoordelijkheden en frequente voortgangsbesprekingen. Maar we moeten wel samen optrekken om de afgesproken mijlpalen te behalen.
  
  Een praktisch voorbeeld. Stel dat het opschonen van de data langer duurt dan gepland. Dan moeten we daardoor misschien de datamigratie, trainingen én project sign-off opschuiven. Een paar dagen vertraging kan zo makkelijk een vertraging van een paar weken worden.
  
  
• Nazorg: Direct na de livegang is de energie vaak hoog… tot de waan van de dag toeslaat. Zonder duidelijke beheerstructuur zakt het CRM-gebruik vaak snel terug. Nieuwe functies blijven onbenut en het CRM-portaal wordt steeds minder actueel. Dat wil je natuurlijk te allen tijde voorkomen. Je hebt niet voor niets flink in het CRM-pakket geïnvesteerd!
  
  Na de implementatie moet je de CRM-software blijvend optimaliseren. Doe je dat niet? Dan kom je op een goed moment waarschijnlijk ‘huilend’ bij ons terug. Om die reden besteden wij dan ook veel tijd aan de nazorg. Regelmatig communiceren we over updates en geven we je tips voor verbeteringen. 
  
  Ook komen er in de eerste weken na de livegang vaak nog vragen en nieuwe wensen. Moet je nieuwe medewerkers adequaat opleiden. En is er soms gewoon wat extra uitleg nodig. Specifieke nazorgafspraken leggen we in een service overeenkomst met je vast. 

Vraag 3: Welke projectrollen zijn er voor de HubSpot-implementatie nodig?

Een HubSpot-implementatie raakt veel afdelingen. Er komen veel verschillende expertises samen. En daarom is het verstandig om goed over je projectteam na te denken. 

Bij voorkeur bevat je projectteam vertegenwoordigers van alle cruciale afdelingen. Dit zijn mensen die hun collega’s kunnen enthousiasmeren en meetrekken. En die tegelijkertijd van de hoed en de rand weten. Zij kennen de processen door en door. En weten precies waar de knelpunten zitten. De projectleider van je projectteam bewaakt het project vanuit jouw organisatie.

Je key-users zijn de technische contactpersonen. Ze testen nieuwe functionaliteiten uit. Ze sparren met ons en geven feedback. Ze helpen medewerkers als ze vastlopen. En evalueren het CRM-gebruik van hun collega’s. Hiervoor krijgen ze extra training. Een data-owner bewaakt de gezondheid van je CRM-data. Vaak is dit een key-user, maar dat hoeft natuurlijk niet. 

Aan onze zijde is er ook een projectteam, dat de planning van jouw CRM-project bewaakt. De projectleider zorgt ervoor dat al onze interne stakeholders aangehaakt blijven. Bovendien krijg je een vaste contactpersoon voor vragen en problemen.

Vraag 4: Hoe behoud ik mijn huidige data bij de implementatie?

Migreer je rommel uit je bestaande systemen naar je nieuwe Hubspot-portaal? Dan begin je gelijk met een achterstand. Ik kan het niet genoeg benadrukken: zorg dat je met schone data start!

Denk aan het:

• Verwijderen van dubbele contacten.
• Archiveren van oude of inactieve leads. 
• Corrigeren van verkeerde en verouderde gegevens.
• Aanvullen van ontbrekende velden. 

Kijk daarbij kritisch naar de data die je hebt. Hoe wil je de data overnemen in je nieuwe systeem? Welke data ontbreekt er? En welke informatie heb je niet meer nodig? Hoe schoner je start, hoe beter je straks met HubSpot werkt. Zie het als een verhuizing: je neemt alleen de spullen mee die je écht nog nodig hebt. Alle overbodige zooi doe je weg.

Tijdens het migratieproces zetten we de schone data over. Dat klinkt makkelijker dan het is. Want ieder systeem waarmee je werkt slaat de data op een andere manier op. Er zijn andere veldnamen en structuren. Wat in je oude systeem ‘klanttype’ heet, kan in HubSpot bijvoorbeeld ‘lifecycle stage’ zijn. Met datamapping leiden we dit in goede banen. Ondertussen voeren we regelmatig tests uit om te controleren of alles goed gaat.

Voordat we de definitieve migratie uitvoeren doen we meestal een of meerdere testmigraties. Daarbij importeren we eerst een kleine set data. Daarna controleren we of alles op de juiste plek terechtkomt. Of de datavelden echt goed met elkaar matchen. En of er geen vreemde tekens, dubbele records of ontbrekende gegevens zijn. Zo kunnen we eventuele problemen vroegtijdig oplossen.

Je kunt alle gegevens in één keer overzetten. Wij kiezen meestal voor een gefaseerde aanpak. Waarbij je belangrijkste gegevens als eerste overgaan. Bijvoorbeeld de gegevens van actieve klanten en lopende deals. Historische gegevens volgen dan later. Afgesloten projecten bijvoorbeeld. Of oude leads als je die nog nodig hebt.

Vraag 5: Hoe blijft HubSpot na de implementatie succesvol?

Een goede HubSpot-implementatie is een fantastische start. Maar het echte succes hangt af van wat daarna gebeurt. Het is eigenlijk net zoals bij een voetbalteam. Je kunt overal topspelers vandaan halen. Maar zonder een goede trainer blijven de resultaten toch achter. De spelers werken wel samen, maar niet optimaal. Het geheel klopt gewoon niet helemaal.

Hetzelfde geldt voor je CRM-software. Je moet ermee blijven werken. Continu evalueren, bijsturen en optimaliseren om de beste resultaten te behalen. Bespreek regelmatig met elkaar (en met ons) wat goed gaat. Waar je tegenaan loopt. En welke processen slimmer kunnen. Vat de koe bij de hoorns en pak knelpunten snel op. Kleine verbeteringen maken soms een enorm verschil!

HubSpot lanceert regelmatig nieuwe functies, die je CRM-werkzaamheden makkelijker maken. Met en zonder AI. Wij communiceren daarover op LinkedIn en op onze website. En lichten slimmigheidjes toe in speciale kennissessies voor key-users. Zorg dat je bij blijft! Omarm je innovaties snel? Dan haal je meer rendement uit je CRM-systeem. En je blijft je concurrenten makkelijker een stapje voor. Zo simpel is het gewoon. 

Ik snap heus wel dat het vaak druk is. Dat de interne druk vaak hoog is. En dat het lastig kan zijn om alle ontwikkelingen bij te houden. Daarom informeren wij je als er een hele interessante update voorbij komt. Maar bijblijven zou wat mij betreft een vaste taak van je key-users moeten zijn. Bijvoorbeeld door ons op LinkedIn te volgen. Door aan onze webinars deel te nemen. En door regelmatig wat van onze blogs te lezen.

Vraag 6: Wat is er vanuit onze organisatie nodig voor de HubSpot-implementatie?

Wij proberen je organisatie zoveel mogelijk te ontzorgen. Maar belangrijke beslissingen kunnen we niet van je overnemen. Zonder jouw input weten we niet welke processen we moeten inrichten. Zonder jullie inzet vertraagt het implementatieproces. Ontstaan er verkeerde aannames. Of mist je HubSpot-portaal straks essentiële functies. En zonder gebruikersadoptie wordt het een drama met je datakwaliteit.

Dus we moeten samen optrekken om een succes van jouw HubSpot-portaal te maken. Alleen samen kunnen we voor een fantastisch groeifundament zorgen. Een CRM-portaal waar je jarenlang mee vooruit komt. En dat perfect aansluit op jouw manier van werken. Het is dan ook heel belangrijk, dat je uren voor je key-users vrijmaakt. Ze moeten beschikbaar zijn voor workshops. Het testen van nieuwe functionaliteiten. Feedback geven en meer. 

Tijdens het implementatietraject moet je allerlei belangrijke beslissingen nemen. Hoe richten we de pijplijn in? Welke velden zijn verplicht in je CRM-database? Welke automatiseringen zetten we in? Gaan hier dagen of weken overheen, omdat 5 managementlagen moeten meebeslissen? Dan loopt het hele project vertraging op. Geef je projectteam daarom de bevoegdheid om cruciale keuzes te maken. Om snel knopen door te hakken.

Daarnaast verwachten wij dat je eerlijk en open bent. Dat je jouw processen, strategische doelen en pijnpunten met ons deelt. Dat we jullie uitdagingen tot in detail leren kennen. We richten HubSpot in op basis van hoe jullie echt (willen) werken. Niet op basis van hoe het misschien op papier staat. Hoe beter je ons informeert hoe beter wij HubSpot kunnen inrichten.

Vraag 7: Hoe kunnen we ons op de HubSpot-implementatie voorbereiden?

Dit vind ik een hele goede vraag! Dat je jouw HubSpot-implementatie goed voorbereidt is namelijk onwijs belangrijk. Hoe beter de voorbereiding is hoe soepeler je implementatietraject verloopt. 

Voordat we starten moet je helder hebben wat HubSpot op moet leveren. Gaat het om meer leads? Een betere opvolging van leads? Kortere salescycli? Betere samenwerking tussen marketing en sales? Of juist meer inzicht in klantdata? Maak je doelen zo concreet mogelijk. De inrichting stemmen we hier namelijk op af.

HubSpot gaat jullie processen ondersteunen en verbeteren. Maar we moeten eerst weten hoe die processen er nu uitzien. Beschrijf daarom stap voor stap hoe je marketingcampagnes verlopen. Hoe je jouw leads opvolgt. Hoe je deals afrondt. Welke rapportages je hebt. En ga zo maar door. Al je belangrijke bedrijfsprocessen moeten inzichtelijk zijn. 

Over het opschonen van je data heb ik het bij de voorgaande vragen al uitvoerig gehad. Je kunt de opschoning helemaal zelf oppakken. Wij kunnen je er ook mee helpen. Voor de datamigratie moet je data in ieder geval op orde zijn. Denk ook vast na welke software je aan Hubspot wilt koppelen.

Daarnaast roept nieuwe software vaak weerstand op. Vooral als medewerkers niet begrijpen waarom je de overstap maakt. Het is slim om daar zo vroeg mogelijk over te communiceren. En om al je medewerkers bij het volledige implementatietraject te betrekken. Dat vergroot namelijk de kans dat ze de nieuwe CRM-software accepteren. 

Leg uit welke problemen HubSpot oplost. Hoe de software de werkzaamheden makkelijker maakt. Begrijpt iedereen de voordelen? Dan stijgt de motivatie om mee te doen automatisch. 

Het helpt ook om van een paar enthousiaste medewerkers HubSpot-ambassadeurs te maken. Zij helpen collega’s, beantwoorden vragen en zorgen voor positieve energie rondom het CRM-project. Mensen volgen namelijk eerder hun collega’s dan een projectplan.

Meer vragen over de HubSpot-implementatie?

Een HubSpot-implementatie is meer dan een technische klus. Het is een compleet verandertraject. Dat je processen, bedrijfscultuur en bedrijfsresultaten beïnvloedt.

Met de juiste voorbereiding, een sterk projectteam en aandacht voor gebruikersadoptie leg je een fantastische basis. Voor jarenlang succes. En geloof me: als je het goed doet, wil je nooit meer terug.

De bovenstaande vragen heb ik zo goed mogelijk beantwoord. Heb je nog meer vragen? Boek gerust een vrijblijvende afspraak in onze agenda. We helpen je graag verder.