Wat zijn lijsten in HubSpot CRM en waarom gebruik je ze?

De lijstentool is misschien wel de meest gebruikte functie van HubSpot CRM. Met lijsten segmenteer je namelijk de records in je CRM-systeem. Zoals je contacten, bedrijven en deals. In dit artikel leg ik je uit wat lijsten in HubSpot CRM precies zijn. Waarom je deze lijsten gebruikt en hoe ze werken.

Wat zijn lijsten in HubSpot?

Een lijst is een groep records uit je CRM-systeem. Deze records voldoen aan bepaalde criteria. Bijvoorbeeld:

• Alle bestaande klanten uit Amsterdam.
• Alle mannen, die ouder zijn dan 40 jaar.
• Bedrijven met deals uit 2023, die groter zijn dan 20.000 euro. 
• IT-bedrijven in Zuid-Holland met meer dan 10 medewerkers.  

Een record is een soort digitale kaart met gegevens. Net zoals bij een ouderwetse kaartenbak, maar dan digitaal. Op deze kaart staan bijvoorbeeld de gegevens van een (toekomstige) klant. Zoals de naam, het e-mailadres en de datum waarop het record is aangemaakt. 

In het CRM-systeem van Fantástico Consultancy staan meer dan 5.000 relaties. Dagelijks komen hier nieuwe relaties bij. Bijvoorbeeld doordat iemand zich inschrijft voor de nieuwsbrief. Doordat iemand iets van de website downloadt. Of doordat iemand iets koopt. En er vallen natuurlijk ook wel eens relaties af. Thara ordent deze relaties met lijsten. 

In HubSpot vind je 2 soorten lijsten met records: actieve lijsten en statische lijsten: 

Actieve lijsten

Bij een actieve lijst werkt HubSpot CRM de records van je lijst automatisch bij. Komen er nieuwe contacten bij? Dan vult HubSpot jouw actieve lijst voor je aan. Zijn er contacten, die niet meer aan de criteria voldoen? Dan verwijdert HubSpot ze voor je.

Een actieve lijst gebruik je bijvoorbeeld om:

• Een marketing e-mail of een nieuwsbrief te versturen.
• Alle contactpersonen te selecteren, die bij een bedrijf in de ‘Automotive Industry’ werken.

Stel: in 2023 hebben 365 personen jouw e-book over energiebesparing gedownload. Deze personen wil je een marketing e-mail sturen. Na het instellen van je lijst verzamelt HubSpot alle contacten, die hieraan voldoen:

• E-book over energiebesparing
• Gedownload in 2023

Met behulp van een lijst stuur je bijvoorbeeld een marketing e-mail naar alle Sales Qualified Leads (SQL). Dat zijn de leads, die gekwalificeerd zijn voor verkoop. 

Statische lijsten

Statische lijsten werkt HubSpot niet automatisch bij. Je importeert bijvoorbeeld een lijst met relaties in je CRM-systeem. Of je verzamelt een selectie contacten uit je CRM-systeem. Deze lijst blijft daarna hetzelfde. Je kunt wel handmatig records toevoegen en verwijderen.

Een statische lijst gebruik je bijvoorbeeld om:

• Handmatig records aan een workflow toe te voegen.
• Eenmalig e-mailberichten te verzenden. Bijvoorbeeld aan deelnemers, die zich voor jouw webinar hebben ingeschreven. Of een bericht aan je personeelsleden. 
• In één keer een selectie records uit je CRM-systeem te verwijderen.
• Contacten te verzamelen, die buiten de lijsten vallen. Bijvoorbeeld doordat hun criteria niet overeenkomen.

TIP: Heb je hulp nodig bij het aanmaken van jouw lijsten in HubSpot? Neem dan gerust contact op met onze supportafdeling.

Waarom gebruik je lijsten in HubSpot?

In HubSpot segmenteer je jouw contacten voor je marketing, sales en service activiteiten. Hierdoor houd je namelijk makkelijker rekening met specifieke situaties, wensen en behoeften van je doelgroepen.

Stel: Je verkoopt vloerverwarming. Marianne bezoekt jouw website voor het eerst. Ze downloadt gelijk jouw e-book ‘Selecteer de vloerverwarming die bij je past’. Ze is zich duidelijk aan het oriënteren. Ondertussen heeft Pieter jouw website al vaker bezocht. Hij heeft verschillende video’s bekeken en leest nu een pagina over de inregeling. Pieter is dus verder in de buyer journey (klantreis) dan Marianne. 

De buyer journey is het proces, dat iemand bij een aankoop doorloopt. Er zijn verschillende fases. In jouw lijsten kun je hier rekening mee houden. In dit voorbeeld staat Marianne in een lijst met oriënterende personen. Pieter staat juist in een lijst, met personen die een aankoopbeslissing gaan nemen. Jouw marketing e-mails stem je hierop af.

Uiteraard kun je ook voor hele andere criteria kiezen. Maak bijvoorbeeld een lijst aan de hand van bezochte (product)pagina’s en gelezen blogs. Of bekeken video’s, gelezen kennisbank artikelen, chats in chatbots en ingevulde formulieren. Het doel hiervan is om je content zo goed mogelijk af te stemmen op individuele behoeften.

TIP: Heb je meerdere lijsten voor jouw marketing e-mail geselecteerd? En komen sommige contactpersonen op meerdere lijsten voor? Dan ontdubbelt HubSpot deze contactpersonen automatisch op basis van hun e-mailadressen. Zij ontvangen jouw marketing e-mail dan dus maar één keer!

Hetzelfde geldt natuurlijk voor sales en service. Lijsten helpen je om jouw prospects een passend aanbod te doen. Bijvoorbeeld nadat ze interesse in een bepaald product hebben getoond. Met HubSpot kun je daarna zelfs nog een stap verder gaan. Je beschikt namelijk over allerlei handige verkooptools, zoals workflows, sales sequenties en tracking.

Lijsten helpen je ook om de beste service te verlenen. Mail product updates naar relevante klanten. Bijvoorbeeld op basis van online gedrag en telefoongesprekken. Voer bij een specifieke doelgroep een klanttevredenheidsonderzoek uit. Bijvoorbeeld na de afhandeling van servicetickets. En gebruik je lijsten voor up-selling. 

Je kunt zelfs je website content aanpassen op basis van lijsten en gerichter online adverteren. Bovendien helpen lijsten je om de data op je dashboards te ordenen. Kortom, lijsten in HubSpot CRM zijn erg nuttig!

Hoe werken lijsten in HubSpot?

HubSpot CRM werkt je actieve lijsten continu voor je bij. Zo zijn deze lijsten dus altijd in beweging.

Stel: Thijs schrijft zich online in voor jouw nieuwsbrief. Er komt dus een contact bij. Dit contact heeft bepaalde kenmerken. Zoals 'voorkeurstaal', 'werkzaam bij IT-bedrijf' en 'record aangemaakt op '7-3-2023'. Op basis hiervan komt het record van Thijs in 1 of meerdere lijsten terecht.

Stel: Je verstuurt een nieuwsbrief naar bedrijven in de regio Groningen. Dit regel je door te segmenteren. Bij deze lijst is ‘Groningen’ een segmentatie criterium. Een ander segmentatie criterium is 'bedrijven'. En zo kun je tot maar liefst 250 filters per lijst toevoegen.

In HubSpot CRM selecteer je eerst wat voor een soort lijst je wilt aanmaken. Een lijst voor contactpersoon records of een lijst voor bedrijfsrecords. Je geeft je actieve of statische lijst vervolgens een naam.

Nu is het tijd om alle criteria toe te voegen, waarop je wilt segmenteren. Je geeft eerst aan op welk object je wilt filteren (bedrijven, contactpersonen, deals, tickets of activiteiten). En daarna ga je dit nader specificeren met eigenschappen. Zo kies je bijvoorbeeld eerst voor 'bedrijven'. En daarna specificeer je dat met 'automotive industrie'. Is je lijst klaar? Dan test je de lijst en sla je jouw nieuwe lijst op.

TIP: Het kan best even duren, voordat je lijst geladen is. Wil je een seintje ontvangen als het klaar is? Laat HubSpot jou dan een notificatie sturen.

Er zijn veel filtermogelijkheden. Zo kun je ervoor kiezen dat een contact aan 1 van de criteria moet voldoen. Of dat het aan minimaal 2 criteria moet voldoen. En dat de resultaten met alle criteria moeten matchen. Of dat HubSpot het record moet selecteren als een 'deel' klopt. Bijvoorbeeld 'Ned' bij het land Nederland. Het gaat te ver om hier alle mogelijkheden tot in detail te beschrijven. 

Let op: Lijsten gebruik je voor verschillende tools in HubSpot. Zoals marketing e-mails, servicetickets, workflows, custom rapportages, advertenties, meetings en klanttevredenheidsonderzoeken. Het aantal lijsten dat je kunt maken is afhankelijk van je HubSpot licentie. 

Ben je benieuwd naar de tools waarvoor je jouw lijsten in HubSpot CRM gebruikt? Bekijk dan hieronder onze HubSpot CRM demo video voor een algemene indruk.