De 3 grootste uitdagingen bij datamigratie (en hoe je ze overwint)

Stap je over naar een nieuw softwarepakket met klantgegevens? Bijvoorbeeld een CRM-systeem of een ERP-oplossing. Dan zet je de data van het ene systeem naar het andere systeem over. Je noemt dat een datamigratie. 

Voer je zo'n datamigratie ondoordacht uit? Dan kan er van alles misgaan. Zoals gegevensverlies, systeemuitval en operationele verstoringen. Natuurlijk wil je dat te allen tijde voorkomen! Als je jouw datamigratie goed voorbereidt lukt dat ook. 

In dit artikel bespreek ik de grootste uitdagingen van datamigratie. En leer je hoe je voor een soepele gegevensoverdracht zorgt.

De 3 grootste uitdagingen bij datamigratie  

Datamigratie is best een uitdagend proces. Vooral als er complexe processen achter zitten. Zoals bij ingewikkelde software integraties vaak het geval is. Bijvoorbeeld als je een CRM-systeem en ERP-software aan elkaar koppelt. Laten we nu eens kijken wat er kan gebeuren.

Migratie uitdaging 1: Dataverlies & dataschade

Een groot risico bij datamigratie is verlies of beschadiging van gegevens. Bijvoorbeeld doordat de gegevens niet goed in het nieuwe systeem passen. Of doordat velden verkeerd met elkaar zijn gekoppeld.  

Zijn de velden van het oude en het nieuwe systeem niet goed gekoppeld? Dan kunnen gegevens op de verkeerde plek in je nieuwe softwarepakket terecht komen. Of zelfs compleet verdwijnen.

Als er tijdens het migreren van de data iets misgaat kunnen er ook problemen ontstaan. Stel bijvoorbeeld dat er een netwerkstoring of systeemfout ontstaat. Dan kan je data beschadigd raken.

👉 TIP: Bevat de originele data fouten? Bijvoorbeeld dubbele of verouderde gegevens? Dan neemt je nieuwe systeem de problemen over. Schoon je oude data daarom voor de gegevensoverdracht op.

Migratie uitdaging 2: Meerdere databronnen

Komt de data die je migreert uit meerdere bronnen? En is de data in die bronnen op een andere manier vastgelegd? Dan kunnen er ook problemen ontstaan.

In de CRM-software staat 'Piet de Bruin' bijvoorbeeld in 3 datavelden. Terwijl de naam in het gekoppelde boekhoudsysteem in 2 losse velden staat. 'Piet' in een voornaam-veld en 'de Bruin' in een achternaam-veld.

Komt bepaalde data niet overeen? Dan is dat ook vervelend. In het ene systeem staat bijvoorbeeld dat dit mijn telefoonnummer is: '06-12345678'. In het andere systeem staat nog een oud telefoonnummer van mij. Bovendien is het daar anders in vastgelegd, namelijk zo: '06 18 27 36 45'. 

Tenslotte leiden dubbele records nog tot verkeerde berekeningen en rapportages. Je mist een goed overzicht van je klanten. En belangrijke klantinformatie is misschien over verschillende records verspreid. Ook dat is problematisch bij een gegevensoverdracht. Zeker als je gegevens van meerdere systemen tegelijkertijd overneemt. 

Migratie uitdaging 3: Operationele verstoringen

Is je systeem tijdelijk niet beschikbaar door de datamigratie? Dan is dat ook erg vervelend. Hierdoor kunnen je medewerkers hun taken bijvoorbeeld een tijdje niet uitvoeren. Of klanten kunnen tijdelijk even geen gebruik van je diensten maken.

Gebeurt dit? Dan gaat dat ten koste van de productiviteit en klanttevredenheid. Is je bedrijf ook nog eens afhankelijk van real-time data? Zoals bij webshops, banken en logistieke bedrijven meestal het geval is. Dan heeft dit grote gevolgen. Klanten kunnen hierdoor bijvoorbeeld geen aankopen of betalingen meer doen. 

👉 TIP: Versleutel je data tijdens de overdracht om het risico op datalekken te voorkomen. Tijdens een datamigratie zijn je gegevens extra kwetsbaar. Zorg er daarnaast voor dat je aan alle wettelijke regelgeving blijft voldoen, zoals de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).

Gegevens soepel migreren

Je weet nu wat er bij een datamigratie mis kan gaan. En dat het overdragen van gegevens tussen systemen heel secuur moet gebeuren. Dit kan eigenlijk alleen maar door de gegevensoverdracht goed voor te bereiden. In grote lijnen volg je hierbij de volgende 8 stappen:

Stap 2: Migratieplan
Hoe moet de data in je nieuwe systeem komen? Welke verschillen zijn er? Denk hierbij bijvoorbeeld aan veldnamen en gegevensstructuren. Wie zijn er bij de migratie betrokken? Welke uitdagingen verwacht je? Hoe ziet de tijdsplanning eruit? Hoe en wanneer communiceer je over de datamigratie? En wat doe je als er tijdens de datamigratie iets misgaat?

Stap 3: Data voorbereiden
Hoe krijgen we de data uit je oude systeem? Om het later in je nieuwe systeem in te kunnen lezen. Bijvoorbeeld via Excel of API. In deze fase zorg je ook voor een back-up. Just in case!

👉 TIP: Heb je data uit verschillende systemen? Bijvoorbeeld een CRM-systeem en een ERP-oplossing. En is er overlappende data? Dan kan je die data in deze stap samenvoegen. 

Stap 4: Kies de juiste migratiemethode
Er zijn allerlei manieren om de data over te zetten. Bijvoorbeeld geautomatiseerd via API's. HubSpot heeft een geïntegreerde importtool, waarmee je data eenvoudig inleest. Daarnaast vind je in de App Marketplace veel apps, waarmee je makkelijk data kopieert. Bijvoorbeeld van Salesforce, Pipedrive en Zoho CRM.

Stap 5: Migratie testen
Natuurlijk kun je de datamigratie gelijk helemaal uitvoeren. Maar wat nou als er iets niet helemaal goed gaat? Het is verstandiger om eerst met een kleine dataset te starten om problemen te identificeren. 

Stap 6: Validatie & optimalisatie
In deze stap controleer je of alle gegevens goed zijn overgezet. En of alle koppelingen die je geconfigureerd hebt goed werken. Kun je bijvoorbeeld de gewenste rapportages en lijsten draaien met het systeem? Waar nodig optimaliseer je nog een beetje. 

Stap 7: Migratie uitvoeren
Is de testmigratie helemaal goed gegaan? En heb je eventuele problemen opgelost? Dan is het eindelijk tijd om de datamigratie te plannen. Hierbij kies je natuurlijk voor een moment met een minimale impact op je bedrijfsvoering. Bijvoorbeeld vlak voor het weekend of op een rustige dag. Ondertussen houd je nauwlettend in de gaten of alles goed gaat. Eventuele fouten los je gelijk op als dat kan.

Stap 8: Migratie controleren
In de laatste stap van je migratieproces controleer je of alles echt goed gegaan is. Je vergelijkt de oude en nieuwe data. Is het goed gegaan? Dan kan het systeem live.

👉 TIP: Zorg ervoor dat alle eindgebruikers begrijpen hoe ze met het nieuwe systeem moeten werken. Train ze en bied de ondersteuning die nodig is om de datakwaliteit hoog te houden.

Je datakwaliteit op peil houden

Je data staat in je nieuwe systeem. Klaar voor gebruik! Maar hoe houd je de waardevolle gegevens bij, zodat de datakwaliteit hoog blijft? Daar heb ik 5 tips voor:

👉 TIP 3: Integreer de systemen waarmee je werkt. Om zoveel mogelijk menselijke fouten door handmatige data-invoer te vermijden.

👉 In deze artikelen vind je meer tips:
➜ Waarom is datakwaliteit belangrijk voor je gegevensbeheer?
➜ Hoe verbeter je de datakwaliteit van je organisatie?
➜ Met workflows en AI klantgegevens in je CRM-systeem verzamelen.
➜ Met automatisering de datakwaliteit van je CRM-systeem verbeteren.
➜ 5 Tips om de datakwaliteit in je HubSpot-portaal te optimaliseren.
➜ Je data in HubSpot importeren: wel of niet zelf doen?
➜ Kom meer over je zakelijke leads te weten met gegevensverrijking.

Je gegevens naar HubSpot migreren?

Datamigratie is een uitdagend proces. Waarvoor een zorgvuldige planning, gespecialiseerde kennis en de juiste tools nodig zijn. Weet je niet precies wat je doet? Dan kun je het beter aan een specialist overlaten. 

Als technisch expert verzorgen we graag de datamigratie voor jouw HubSpot-portaal. Je weet nu hoe we dat aanpakken. Ben je benieuwd hoe andere bedrijven hun gegevensoverdracht ervaren hebben? Bekijk hieronder een paar van onze succesverhalen!