Met automatisering de datakwaliteit van je CRM-systeem verbeteren

Als organisatie heb je data nodig om te groeien en om je klanten goed te bedienen. Maar de data in CRM-software schoon en up-to-date houden is vaak een grote uitdaging. 

Wil je meer controle over jouw datakwaliteit? Zodat je de data in je CRM-systeem kunt vertrouwen? En goede data-gestuurde beslissingen kunt nemen? Kijk dan eens naar de datakwaliteit software van HubSpot. Hiermee:

• Verbeter je invoerfouten met automatisering.
• Voorkom je dubbele data in je CRM-software.
• Verrijk je jouw CRM-data eenvoudig met gegevens van externe databases.
• Synchroniseer je de gegevens van geïntegreerde systemen, zoals je ERP-systeem of boekhoudprogramma.
• Optimaliseer je jouw gegevens met simpele datamodellen.
• Monitor je de gezondheid van je CRM-data.
• Los je fouten op voordat ze problemen veroorzaken.

Met de mogelijkheden van de HubSpot Operations Hub houd je eenvoudig grip op je datakwaliteit. Hieronder vertel ik je met welke tools je jouw datakwaliteit verbetert.

Maak je eigen datamodel

Een goede datakwaliteit start met een duidelijke datastructuur. Met de datamodelfunctie visualiseer je jouw data in HubSpot. Zo zie je snel hoe je standaardobjecten, eigenschappen en associaties georganiseerd zijn. 

Integreer je andere systemen met de gegevenssynchronisatie tool

De gegevenssynchronisatie tool is speciaal gebouwd om andere systemen optimaal met HubSpot te integreren. Bijvoorbeeld je ERP-systeem of je boekhoudprogramma. 

Na de integratie synchroniseer je de data. HubSpot neemt de gegevens dan realtime over. En vice versa. In welk systeem je ook kijkt: de data komt altijd overeen en is altijd up-to-date. Een aantal integraties is zelfs al standaard ingebouwd.

Bijvoorbeeld:

• Google Contacts
• Mailchimp
• Microsoft Dynamics
• Aircall
• Zendesk

Bij een traditionele integratie gaan de gegevens 1 richting op. Dan synchroniseer je jouw CRM-contacten bijvoorbeeld in je e-mailtool. Maar niet andersom. Dankzij de gegevenssynchronisatie tool van HubSpot gaat de data 2 kanten op. 

Daarnaast synchroniseert de tool bestaande én nieuwe gegevens. In plaats van alleen de nieuwe gegevens vanaf de integratie uit te wisselen. Nooit meer hoef je de data dubbel op te voeren. Je bepaalt zelf welke gegevens je synchroniseert (níet alleen standaarddata). En dit kun je op ieder gewenst moment aanpassen. Zónder allemaal ingewikkelde codes.

Daarnaast heb je alle waardevolle gegevens op 1 centrale plek beschikbaar. Handig voor je rapportages en je strategische beslissingen!

👉 TIP: De populairste HubSpot-integraties van onze klanten vind je hier ➜ 

Automatiseer je bedrijfsprocessen met programmeerbare automatisering

Programmeerbare automatisering gebruik je om je apps met elkaar te verbinden. Om je processen met elkaar te stroomlijnen. En om je CRM-systeem met de data van derden te verrijken. Dit zijn veelvoorkomende voorbeelden waarvoor je programmeerbare automatisering gebruikt:

• Integraties met ERP-systemen.
• Berekeningen van commissies.
• Bijhouden van partnerrelaties.
• Gegevensvalidaties.
• Dataverrijking van je CRM-records met gegevens van derden. Zoals de database van Clearbit.
• Communicatie over contractverlengingen.
• Aangepaste codes in je workflows.
• Webhooks in workflows.
• Op maat gemaakte chatbotacties in je chatflows.

Zo schrijf je eenvoudig JavaScript-acties of Python-acties voor je workflows in HubSpot. Op maat gemaakt, flexibel en aanpasbaar. Vele malen goedkoper dan als je dit uitbesteedt aan een software developer. Binnen een mum van tijd is je geprogrammeerde automatisering operationeel. 

Stel dat een websitebezoeker een websiteformulier invult. Dan slaat HubSpot de gegevens automatisch op in je CRM-database. Tegelijkertijd doorzoekt het bijvoorbeeld de database van Clearbit en voegt het waardevolle gegevens hieruit toe.

Zijn deze gegevens aanleiding om actie te ondernemen? Dan maakt je geprogrammeerde workflow automatisch een taak aan. Je kunt er ook een Slack-bericht mee activeren. Of geautomatiseerd een Zoom-uitnodiging versturen.

Een paar andere voorbeelden. Stel dat je in de database van Clearbit op postcodes van leads wilt zoeken. En dat je die postcodes aan een vertegenwoordiger van de bijbehorende regio wilt toewijzen. Of stel dat je niet wilt dat bestaande klanten in aanmerking komen voor een bepaalde korting. Dan regel je dit met de programmeerbare automatiseringstool. 

De programmeerbare automatiseringstool is ingebouwd in je AI-aangedreven Smart CRM. Dit betekent dat je jouw gegevens niet onnodig naar derden hoeft te versturen. Dus je voorkomt beveiligingsrisico’s van je waardevolle klantdata. Bovendien kun je speciale API-sleutels toevoegen, zodat je jouw data gecodeerd en veilig opslaat en gebruikt. Óók voor andere bedrijfsprocessen in HubSpot.

De kwaliteit van je gegevens geautomatiseerd verbeteren

Met de HubSpot Operations Hub controleer en verbeter je de ingevoerde data geautomatiseerd. Vul bijvoorbeeld onjuiste gegevens aan en corrigeer kleine datafoutjes. Zoals typfouten, ongeldige e-mailadressen en ontbrekende velden.

Met workflows:

• Verandert HubSpot hoofdletters in kleine letters. Of juist andersom. Bijvoorbeeld als een naam met alleen hoofdletters of kleine letters is geschreven.
  
  
• Corrigeert HubSpot datums, e-mailadressen, telefoonnummers en meer.

Je CRM-database schoont zichzelf dus op. Maar er is meer mogelijk om je datakwaliteit te verbeteren. Met de gegevenssynchronisatie tool verbeter je ook de kwaliteit van je gesynchroniseerde gegevens. Zo gaat de kwaliteit van je data in je geïntegreerde tools dus ook omhoog.

👉 TIP: Maak bepaalde invoervelden verplicht om in te vullen. Gebruik playbooks voor standaard notities. En maak iemand in je organisatie verantwoordelijk voor de CRM-data.

Aangepaste rapportages met datasets

Hoe meer data je hebt hoe complexer het is om aangepaste rapportages te maken. Rapportages die niet standaard zijn. Selecteer je namelijk de verkeerde velden of gegevensbronnen? Dan zie je de verkeerde resultaten. 

De datasets van de HubSpot Operations Hub brengen hier verandering in. Hiermee stelt je technische team tabellen met herbruikbare data samen. Vervolgens kies je als manager simpel welke data je ervan wilt gebruiken.

Met de Custom Report Builder zet je jouw aangepaste rapportages daarna zo in elkaar. Bijvoorbeeld om de klantreis gedetailleerd in kaart te brengen. Of om meer inzicht in de status van je verkoopdoelstellingen te krijgen.

Het is zelfs mogelijk om met je datasets geavanceerde berekeningen te maken. Zoals:

• De tijd tot de 1e conversie (datumverschillen). 
• De snelheid van de verkoopcyclus (bijvoorbeeld de tijd in dealfasen). 
• Het percentage van de e-mailbetrokkenheid. 
• Verkoopcommissies.
• Winstmarges.
• De jaarlijkse omzet. 

Als je datasets gebruikt kun je conditionele berekeningen maken. Bijvoorbeeld:

Stel dat jouw organisatie verschillende merken auto's en motoren verkoopt. En dat je in je rapportages wil zien of er interesse in 1 van deze 2 productcategorieën is. Dus zonder naar de verschillende merken te kijken. Met je conditionele berekeningen groepeer je de merken in productcategorieën. Zoals bijvoorbeeld in deze 2 screenshots:

De datasets bewerk je wanneer je dat wilt. De gekoppelde rapportages nemen de wijzigingen dan automatisch over.

 
Hier vind je meer informatie over online rapportages in HubSpot:
➜ Wat zijn standaard en custom rapportages in HubSpot?
➜ 10 Tips voor succesvolle management rapportages en dashboards.
➜Wat zijn de voordelen van online rapportages & welke KPI's neem je op?
➜Welke grafieken en tabellen gebruik je voor je rapportages in HubSpot?

Commandocentrum voor gegevenskwaliteit

Met het commandocentrum voor gegevenskwaliteit controleer je hoe gezond jouw CRM-data is. En los je fouten op voordat ze problemen gaan veroorzaken. 

In 1 oogopslag zie je hoe je gegevens in HubSpot CRM zijn opgeslagen. En welke problemen er met je records, eigenschappen, workflows en gegevenssynchronisatie-integraties (Data Sync App) kunnen zijn.
 
Zo houdt HubSpot met AI bij of er (te) veel onverwachte wijzigingen van gegevens zijn. Gekke afwijkingen ontdek je dus snel. Ook krijg je een diepgaand inzicht in de eigenschappen van je records. 




Op je trendrapportages maakt HubSpot onder andere deze dataproblemen inzichtelijk:

• Eigenschappen zonder gegevens of met onvolledige gegevens. En eigenschappen die je niet in je HubSpot-tools gebruikt. Zoals je lijsten, workflows en rapportages.
  
  
• Opmaakproblemen met eigenschappen in records. Er ontbreekt bijvoorbeeld een hoofdletter bij een achternaam. 
  
  
• Duplicaten: records die erg op elkaar lijken.
  
  
• Apps die niet actief synchroniseren en apps met synchronisatiefouten. Een aantal records synchroniseert bijvoorbeeld niet.
  
  
• De activiteit van workflows en workflowproblemen.

Meldingen hiervan ontvang je op je dashboard en als je doorklikt zie je de details.

👉 TIP: Misschien vind je dit artikel ook interessant? 5 Tips om de datakwaliteit in je HubSpot-portaal te optimaliseren.

Breng de datakwaliteit in je CRM-systeem naar een hoger niveau met automatisering

Met de HubSpot Operations Hub beschik je over alle tools om de kwaliteit van je data te controleren. Bovendien ontwikkelt HubSpot zich in een rap tempo. Mede dankzij Artificial Intelligence komen er steeds betere en mooiere functies bij. 

Naast het verbeteren van de gegevenskwaliteit biedt HubSpot nog veel mooie functies. Ben je benieuwd wat er nog meer mogelijk is? Neem dan eens een kijkje op onze videopagina. Bekijk onze ultieme HubSpot CRM demo video. Of lees nog wat van onze andere blogs.

Lead management: zo ga je effectief met leads in de verkooptrechter om

HubSpot

Lead management: zo ga je effectief met leads in de verkooptrechter om

26-4-24 11:22 7 min read

Effectief verkoopkansen managen met levenscyclussen & dealpijplijnen

HubSpot

Effectief verkoopkansen managen met levenscyclussen & dealpijplijnen

25-4-24 8:45 6 min read

Vergroot je merkbeleving met de nieuwe Content Hub van HubSpot

Content Hub

Vergroot je merkbeleving met de nieuwe Content Hub van HubSpot

24-4-24 11:45 6 min read