Vergaderingen plannen met de gratis Meetingtool van HubSpot

Voortaan snel en makkelijk je vergaderingen plannen. Meer afspraken in je agenda (die doorgaan). Zonder dat je nog heen en weer hoeft te mailen. En dat nog gratis ook! De gratis meetingtool van HubSpot maakt vergaderen een stuk makkelijker. Waarom? In dit blog leg ik het je uit.

Wat heb je voor de gratis HubSpot meetingtool nodig?

Allereerst… voordat je aan de slag kunt heb je een paar dingen nodig. Namelijk het gratis allround CRM-systeem van HubSpot en een e-mail applicatie. HubSpot’s vergaderplanner werkt namelijk met een Google Agenda (Gmail) of Office 365 (Outlook).

Beschik je over alle ingrediënten? Dan hoef je jouw e-mailapplicatie alleen nog maar aan jouw HubSpot-platform te koppelen. Met de standaard koppeling gaat dat trouwens eenvoudig. Je bent dus snel klaar om te profiteren van alle mogelijkheden van HubSpots gratis meetingtool.

TIP: Je e-mail programma aan je CRM-systeem koppelen heeft meer voordelen. Lees erover in ons blog: Je e-mail aan je CRM-systeem koppelen. Wat zijn de voordelen?

Zonder gedoe vergaderingen plannen

Ben je gewend om eindeloos heen en weer te mailen om een vergadering te plannen? Vanaf nu is dat verleden tijd!

Mail jouw leads en prospects gewoon de gratis vergaderplanner. Je HubSpot CRM-systeem synchroniseert de afspraken automatisch met jouw Google of Office 365 agenda. Jouw (toekomstige) klanten vinden zo altijd een passend tijdstip in jouw agenda. Uiteraard krijgen zij geen details te zien van jouw andere afspraken.

Het is zelfs mogelijk om internationale vergaderingen met een andere tijdzone te plannen! Jouw meetingtool synchroniseert de afspraken namelijk automatisch met alle tijdzones.

Houd je liever meer controle over jouw afspraak? Kies dan voor de optie ‘proposed times’. Bied jouw (toekomstige) klant meerdere tijdsvoorstellen aan. Hij of zij kan hier dan uit kiezen. Boekt in de tussentijd iemand anders een van die tijden in jouw agenda? Geen probleem! Het is dan niet meer mogelijk om dat tijdstip te boeken. HubSpot regelt dat allemaal automatisch voor jou.

TIP: Mail je met een (toekomstige) klant? Voeg dan (automatisch) je agendalink aan jouw bericht toe. Zo maak je de drempel om een afspraak te maken zo laag mogelijk.

Eenvoudiger vergaderen met meerdere personen

Hoe meer vergaderdeelnemers er zijn hoe lastiger een vergadering te plannen is. Tenminste wel als je de vergadering op de traditionele manier plant. Want je raadt het al… ook dit gaat met de meetingtool van HubSpot veel makkelijker.

Systony heeft Casper uitgenodigd voor een online sollicitatiegesprek. Hij is namelijk supergemotiveerd om als developer aan de slag te gaan. De afspraak is met Gertjan, Maxime en Mark. Vanuit HubSpot stuurt Maxime een link voor de groepsvergadering naar Casper. Er zijn 6 tijdstippen waaruit hij kan kiezen.

HubSpot houdt hierbij rekening met de agenda's van de medewerkers van Systony. Is er een tijdstip gevonden? Dan komt de afspraak automatisch in alle (gekoppelde) agenda's te staan.

Een afspraak met een willekeurige verkoper

Jasmin heeft een woning op het oog. Maar kan ze deze woning wel kopen? Dat wil ze graag snel weten. Via de website van ‘Hypotheky’ vraagt ze een hypotheekgesprek met een hypotheekadviseur aan. Ze hoopt dat er snel een hypotheekadviseur beschikbaar is.

Jasmin wil haar mogelijkheden snel weten. Als ze de woning kan betalen wil ze namelijk een bod uitbrengen. Het maakt haar verder niet uit met welke hypotheekadviseur haar afspraak is.

De meetingtool van HubSpot checkt alle agenda’s van de hypotheekadviseurs. Het CRM-systeem selecteert automatisch een tijdstip bij de beschikbare hypotheekadviseur Michael. De afspraak komt ook automatisch in het klantenrecord van Jasmin te staan. Voor alle CRM-gebruikers is gelijk zichtbaar waar, wanneer en met wie Jasmin haar gesprek heeft.

Handmatig alle losse agenda’s checken voor het plannen van een afspraak hoeft dus niet meer. Je (toekomstige) klant plant online zelf een afspraak. HubSpot regelt de rest. De afspraak komt automatisch in de agenda van de betreffende hypotheekadviseur te staan. En natuurlijk stuurt het systeem vervolgens (automatisch) een afspraakbevestiging toe!

Online afspraken plannen via de website

Geef jouw websitebezoekers de mogelijkheid om zelf een afspraak met jou te plannen. Op eigen initiatief dus. Bijvoorbeeld omdat ze na het lezen van jouw blog geïnteresseerd geraakt zijn.

Op de website geven ze aan wanneer het hen schikt. HubSpot regelt de afspraak verder in jouw agenda. Het is een ideale manier om meer leads aan te trekken. Wil je hiervan gebruik maken? Het is zo geregeld. De meetingtool op jouw website coderen is namelijk niet nodig!

TIP: Stel slimme KPI’s op en meet het resultaat op jouw dashboard in HubSpot. Monitor bijvoorbeeld hoe je aan de beste afspraken komt. Via de online kalender op de website? Via de vergaderlink in jouw persoonlijke sales e-mails? Deel jouw strategie (in een playbook) met je collega’s en sluit als verkoopteam meer deals!

Afspraak maken tijdens het chatten

Steeds meer klantenservice teams maken gebruik van chatsoftware. Soms is er behoefte aan een aanvullende afspraak. Voeg de link van de vergaderplanner dan gelijk aan jouw chatgesprek toe. Superhandig!

Weet je trouwens dat HubSpot ook gratis chatsoftware heeft? Lees er alles over in ons artikel: Speciaal voor jou: gratis chatsoftware van HubSpot.

Makkelijker afspraken plannen bij je automatische Sales Sequenties

Heb je behoefte aan meer slimme marketing, sales en service tools? Breid je gratis HubSpot CRM-software dan uit met betaalde tools.

Het is dan bijvoorbeeld mogelijk om jouw processen grotendeels te automatiseren. Superhandig, want zo bespaar je een boel tijd. Je trekt makkelijker leads en prospects aan. En die zet je vervolgens sneller om in klanten. De handige tools helpen je bovendien om waardevolle klantrelaties op te bouwen. Je houdt de achterdeur dus ook nog eens makkelijker dicht!

Met een combinatie van deze tools creëer je een superkrachtig systeem. Het bevat alle tools om het maximale uit jouw organisatie te halen!

Maak bijvoorbeeld gebruik van sales sequenties (reeksen van automatische sales activiteiten). Voeg gelijk een afsprakenplanner toe in de e-mails naar jouw leads en prospects. Bijvoorbeeld in combinatie met een persoonlijke salesvideo. Je maakt het jouw relaties supermakkelijk om met je af te spreken. Natuurlijk stroomt jouw agenda zo sneller vol met afspraken. Op naar meer verkoopdeals!

TIP: Hoe werkt verkoopautomatisering met sales sequenties eigenlijk? Ontdek het in dit artikel: Verkoopautomatisering met slimme sales sequenties.

Bepaal zelf de spelregels 

Natuurlijk is het fijn, dat vergaderingen plannen veel makkelijker is. Maar je wilt natuurlijk wel controle over jouw agenda houden.

Jij bepaalt daarom zelf:

• Hoe vaak er geboekt kan worden.
• Hoeveel tijd er tussen de vergaderingen zit.
• Op welke dagdelen je jouw agenda openstelt.
• Hoe lang een meeting mag duren.

TIP: Wil je hier meer over weten? Lees dan ons artikel: Afspraken plannen met je CRM-systeem. Waarom is dat een goed idee? 

Meer informatie?

Wil je meer weten over de gratis meetingtool van HubSpot? Probeer het zelf gratis uit of neem vrijblijvend contact op voor een demo. De tool is trouwens onderdeel van de HubSpot Sales Hub.

Ben je ook benieuwd naar de andere mogelijkheden van HubSpot? Bekijk dan de HubSpot CRM demo video of download gratis het productoverzicht.👇 Hierin vind je een uitleg van alle slimme marketing, sales en service tools.