5 Tools om sneller gespreksverslagen en andere gegevens te loggen

Door gegevens goed te loggen bouw je sterke klantrelaties op. En verbeter je de efficiëntie van je bedrijf. Je verzamelt namelijk alle klantinteracties op 1 centrale plaats. Waardoor je een volledig beeld van de klantreis krijgt. En betere beslissingen neemt. 

Daarnaast heeft je team altijd toegang tot de meest actuele informatie. Zodat de samenwerking en de communicatie verbetert en de productiviteit toeneemt. Bovendien is loggen belangrijk voor de bescherming van je data.

In dit blog leer ik je wat loggen is. Waarom het belangrijk is. En hoe je met HubSpot efficiënt gegevens en gespreksverslagen logt.

Wat is loggen?

Loggen betekent dat je relevante gegevens in een systeem opslaat. Bijvoorbeeld wie welke gegevens bekijkt en aanpast. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

• Websitebezoek: wie bekijkt wat en wanneer?
• E-mailcorrespondentie die er met je organisatie plaatsvindt.
• Telefoongesprekken met de klantenservice.
• Gespreksverslagen van verkopers.
• De voortgang van leads in een verkooppijplijn.
• De status van de sollicitatieprocedure van je sollicitanten.
• De toegang tot je CRM-software: wie logt waar en wanneer in?

Dus waardevolle informatie die je nodig hebt om je bedrijf goed te managen. Bijvoorbeeld om je doelgroep optimaal te bedienen. Om meer deals te sluiten. Om je kostbare gegevens te beschermen. En nog heel veel meer!

Waarom is het belangrijk om je gegevens goed te loggen?

Als je het loggen slim aanpakt dan vergroot je daarmee het werkgeluk.💜 Het aantal frustraties en irritante klusjes neemt namelijk af. De contacten met klanten worden leuker. En je kunt je gegevens beter beschermen. Hieronder zoom ik daarop in.

Efficiënter werken 

Salesmedewerkers die zuchtend een gespreksverslag zitten te typen. Niet de leukste activiteit van het verkoopvak. Het kost zoveel tijd. Terwijl er nog allerlei andere belangrijke verkooptaken liggen te wachten. Zoals het nabellen van leads en klanten. 

Vertegenwoordigers die de hele dag op pad zijn. Wat was er ook alweer tijdens het eerste gesprek besproken? Aan de hand van wat karige aantekeningen worden er wat gegevens gelogd.

Zodra klantenservicemedewerkers de telefoon neerleggen rinkelt de telefoon alweer. Er is nauwelijks tijd om de activiteiten van het vorige gesprek te loggen en af te werken. Regelmatig wordt er dan ook iets vergeten.

Moet ik nog even doorgaan? Bijna iedereen heeft een hekel aan het loggen van gegevens. Doordat gegevens vaak niet of slecht gelogd worden gaat er veel mis. Zonde! Want dit levert de nodige frustraties bij het personeel en de klanten op. En dat is echt helemaal niet nodig als je het loggen wat slimmer aanpakt. 

Klantrelaties opbouwen

Wat blijft er zonder klanten van je organisatie over? Je hebt ze knetterhard nodig om te groeien. Dus je wilt je bestaande en nieuwe klanten supergoed bedienen. Bijvoorbeeld voor mooie reviews, nieuwe deals, upselling en cross selling. Maar met weinig klantinzicht is dat erg lastig.

Het bevorderen van klantrelaties is daarom ontzettend belangrijk. Dat begint bij het personaliseren van al je communicatie. Van je online advertenties tot je websitecontent en je e-mails. Met het juiste gereedschap kun je daar heel ver in gaan. Zodat je de klantloyaliteit vergroot en de verkoop stimuleert.

Om je klanten gericht en persoonlijk te benaderen heb je relevante gegevens nodig. Informatie waarmee je jouw doelgroep zo goed mogelijk leert kennen. Zodat je makkelijker op de persoonlijke interesses, behoeften en voorkeuren inspringt. Juist, daar heb je ‘m al! Hiervoor moet je jouw doelgroep tracken. De gegevens die je daarbij verzamelt log je. Om ze vervolgens slim te gebruiken. 

Bescherming van je gegevens

Controleer en analyseer je regelmatig je logbestanden? Dan ontdek je sneller problemen met de beveiliging. Zo monitor je bijvoorbeeld wie er toegang tot je persoonsgegevens hebben gehad. Of er dubbele CRM-records zijn aangemaakt. En of je workflows nog naar behoren functioneren.

Stel dat je bijvoorbeeld een organisatie in de financiële dienstverlening hebt. En dat een medewerker in allerlei klantdossiers rondneust. Waar die persoon echt niets in heeft te zoeken. Dan is het fijn als je dat gauw ontdekt!

Ook constateer je het sneller als er een datalek is. Met behulp van je logbestanden bepaal je welke acties er ondernomen moeten worden. Zijn er bijvoorbeeld persoonsgegevens gelekt? Dan is het misschien nodig om het datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens te melden.

Heb je geen logbestanden? En ontstaat er een datalek? Dan kun je nooit herleiden wat er precies gebeurd is. En of er daadwerkelijk persoonsgegevens gelekt zijn. Dan moet je er vanuit gaan dat het wel gebeurd is en een melding doen. Kortom: gegevens loggen is belangrijk voor je compliance!

👉 TIP: Wil je deze artikelen ook lezen?
➜ Met automatisering de datakwaliteit van je CRM-systeem verbeteren.
➜ 5 Tips om de datakwaliteit in je HubSpot-portaal te optimaliseren.
➜ Hoe veilig is HubSpot?

5 Tools om je gegevens snel in HubSpot te loggen

Je weet nu wat loggen is en waarom het belangrijk is. Maar daarmee is het nog steeds een tijdrovende terugkerende taak. Die bijna niemand leuk vindt.

Gelukkig zijn er verschillende manieren om het loggen een stuk makkelijk te maken. De all-in-1 CRM-software van HubSpot bevat hier een aantal tools voor. De belangrijkste logtools leg ik je hieronder uit. 

Logtool 1: website activiteiten

Houd je de website activiteiten van je (toekomstige) kopers bij? Dan krijg je een diepgaand inzicht van hun interesses en behoeften. Zo log je bijvoorbeeld de paginaweergaves, het klikgedrag en de gegevens van ingevulde formulieren. 

Deze informatie helpt je om je website te verbeteren. Daarnaast gebruik je de data natuurlijk om je doelgroep gericht te benaderen. Bijvoorbeeld met lead nurturing campagnes en sales sequences. En om je leads te kwalificeren (met AI). 

👉 TIP: Hier vind je meer informatie:
➜ Hoe werkt een online Marketing Dashboard in HubSpot?
➜ Voorspellende leadscores met AI: worden jouw leads klanten?

Logtool 2: e-mails 

In HubSpot e-mails loggen is makkelijk. Je kunt het handmatig of automatisch doen. Zo koppelt HubSpot bijvoorbeeld automatisch alle uitgaande en inkomende e-mails aan de juiste contactpersonen (met een extensie). 

Bij het handmatige loggen bepaal je zelf welke e-mails je bewaart. Sla je ook de bijlagen en notities op? Dan heb je een volledig overzicht van de communicatie. Daarnaast volg je in HubSpot ook wat er met je e-mails gebeurt. Wanneer worden ze bijvoorbeeld geopend? En wie klikt er op een link?

👉 TIP: Misschien vind je deze artikelen interessant?
➜ Je e-mail aan je CRM-systeem koppelen. Wat zijn de voordelen?
➜ [VIDEO] Verhoog je productiviteit met de HubSpot-plugin voor Outlook, Office365 en Gmail.

Logtool 3: transcripties

Heb je een telefonisch gesprek? Of spreek je een gespreksverslag in? Bijvoorbeeld als je na een afspraak weer in de auto zit. Dan zet je deze informatie met de transcriptietool eenvoudig om in tekst. 

Bijvoorbeeld om razendsnel gespreksverslagen vast te leggen. Of voor coachingsdoeleinden. Superwaardevol. Want belangrijke details zie je hiermee nooit meer over het hoofd. Bovendien is iedereen snel op de hoogte van wat er besproken is. Wil je vervolgens snel een beeld van de situatie vormen? Dan maak je met Artificial Intelligence (AI) snel een samenvatting van de informatie. 

Dat gaat trouwens veel verder dan alleen je gelogde gespreksinformatie. AI kan van heel veel CRM-activiteiten samenvattingen maken. Bijvoorbeeld ook van een compleet CRM-record van een contactpersoon of bedrijf. En van de follow-up acties die uit je transcripties voortvloeien.

👉 TIP: Misschien wil je dit artikel ook lezen? 
➜ Je audio opnames automatisch transcriberen met HubSpot AI.

Logtool 4: playbooks 

Playbooks zijn een soort interactieve draaiboeken, die je rechtstreeks vanuit je CRM-records opent. Ze zijn vooral populair bij sales- en serviceteams. Je vindt er namelijk allerlei relevante informatie in. Zoals belscripts, handleidingen, FAQ en gestandaardiseerde antwoorden.

Ze helpen je dus om klantvragen snel en consistent te beantwoorden. Maar je kunt er ook snel gestandaardiseerde informatie mee loggen. Zodat je niet steeds dezelfde loginformatie hoeft in te voeren. Superhandig!

👉 TIP: Hier vind je meer informatie:
➜ Wat zijn playbooks in HubSpot en waarvoor gebruik je ze?

Logtool 5: pijplijnen

Of het nou om je verkooppijplijn, ticketpijplijn of recruitmentpijplijn gaat. Door gegevens te loggen houd je de status van klantsituaties eenvoudig bij. Zo maak je bijvoorbeeld de levenscyclusfasen van je verkoopkansen inzichtelijk. Zodat je weet wanneer de tijd rijp is om ze op te volgen. En je makkelijker deals sluit. 

Door servicetickets in HubSpot te loggen volg je de status van elk ticket. En zorg je ervoor dat er tijdig wordt gereageerd. Dit helpt je om problemen snel en efficiënt op te lossen. De deadlines van Service Level Agreements (SLA’s) te behalen. En om de klanttevredenheid te verhogen.

👉 TIP: Misschien vind je deze informatie interessant?
➜ Effectief verkoopkansen managen met levenscyclussen & dealpijplijnen.
➜ Lead management: zo ga je effectief met leads in de verkooptrechter om.
➜ 6 Voordelen van HubSpots online ticketsysteem voor je klantenservice.
➜ Eindelijk goede recruitment software voor optimaal recruitment proces.

Gegevensverrijking in HubSpot

HubSpot ondersteunt je niet alleen met het loggen van gegevens. Het helpt je ook om je data te verrijken. Zodat je nog meer data hebt om in te zetten:

• Inbox Automation slaat de data van e-mailhandtekingen op.
• HubSpot Insights voegt bedrijfsinformatie uit een inmense database aan je contactpersonen en bedrijfsrecords toe. Deze tool wordt overigens in de loop van 2025 uitgefaseerd. 
• Breeze Intelligence identificeert je anonieme websitebezoekers en maakt de koopintentie inzichtelijk.

👉 TIP: Wil je bepaalde gegevens maar een bepaalde periode bewaren? Bijvoorbeeld vanwege compliance redenen? Dan ondersteunt HubSpot je daar ook mee. Zo kan de software geautomatiseerd gegevens verwijderen. Of meldingen versturen voor een handmatige beoordeling. 

Efficiënter en productiever werken met HubSpot

Met HubSpot log en verrijk je jouw gegevens efficiënt. Daarnaast beschik je over allerlei rapportages om de gegevens te analyseren. Bijvoorbeeld van je website, deals, afspraken, gesprekken, taken en e-mails, Zodat je snel ontdekt hoe je jouw organisatie nog verder verbetert.

Ben je benieuwd welke mooie tools de all-in-1 CRM-software je nog meer biedt? Lees het productoverzicht. Of verdiep je in de geweldige AI-tools, die je helpen om efficiënter te werken. In de 2 downloads hieronder hebben we alle belangrijke informatie voor je geclusterd.