HubSpot Meeting Assistant, Outlook & Notetaker = meer verkooptijd

Vind je dat ook zo zonde van je tijd? Al die administratieve handelingen voor en na je salesgesprekken. Afspraken maken, e-mails versturen, gespreksverslagen schrijven, CRM-velden updaten, vervolgacties plannen... Je bent zo een uur verder. 

Maar niet met de AI-aangedreven verkooptools van HubSpot! Leer hoe je met een Outlook of Google Agenda makkelijk afspraken maakt, voorbereidt én afhandelt. En hoe HubSpot's Meeting Assistant en Notetaker waarde toevoegen.

Wat is de Meeting Assistant van HubSpot? 

In de Sales Workspace van HubSpot houd je jouw dagelijkse saleswerkzaamheden bij. Alles wat je moet doen om je SQL’s (Sales Qualified Leads) naar betalende klanten om te zetten. Zo beheer je in de verkoopruimte je: 

• Leads.
• Deals.
• Taken: voor vandaag, morgen en die je al had moeten doen.
• AI-aangedreven aanbevelingen voor je volgende acties.
• Doelaccounts.
• Activiteitenfeed, bijvoorbeeld van je offertes en deals.

Met de Meeting Assistant plan je jouw – de naam zegt het al – afspraken vanuit de Sales Workspace. Net zoals je via je Outlook Agenda of Google Agenda een vergadering boekt. Maar dan rechtstreeks via je verkoopomgeving in HubSpot. Eventueel met 1 of meer geplande herinneringse-mails.

In combinatie met je andere HubSpot-tools wordt deze tool pas echt interessant:

• Je Prospecting Agent bereidt je afspraken bijvoorbeeld automatisch voor.
• Smart Deal Progression helpt je met de afhandeling van je taken erna.
• Met je rapportages houd je bij hoeveel afspraken er geweest zijn en wat die opgeleverd hebben.

En zo zijn er nog veel meer handige salestools. Die pas echt krachtig zijn als je ze met elkaar combineert.

👉 TIP: Gebruik de details van je afspraken als triggers voor je automatisering. Activeer bijvoorbeeld een workflow zodra je een demo-afspraak plant. Bijvoorbeeld om een dealrecord aan te maken. En om deze deal automatisch aan jou toe te wijzen.

Integratie met je Google of Outlook agenda

Plan je jouw afspraken met de Meeting Assistant? Dan moeten die natuurlijk in je agenda komen te staan. Tegelijkertijd moet de vergaderassistent weten wanneer je nog beschikbaar bent. Daarom integreer je jouw Google of Outlook Agenda met HubSpot.

Zodra je een meeting afspreekt, zie je ‘m in:

• Je Outlook of Google Agenda.
• Je Sales Workspace.
• Het record van de contactpersoon, het bedrijf, de deal en/of een ticket. 

Vanuit deze CRM-records afspraken plannen is trouwens ook een optie.

Verwijder je de meeting? Of wijzig je er iets aan? Maakt niet uit op welke locatie je dat doet. Op je laptop of in de mobiele app. Wel of niet met de Meeting Assistant. Alles verandert automatisch mee. 

👉 TIP: Publiceer de meetingtool op je website. Laat je potentiële klanten zelf een handig tijdstip in je agenda kiezen. En neem een link op in je e-mailhandtekening. Met E-mail Automation bevestig je de afspraak automatisch. Dankzij de round-robin functie verdeel je de afspraken eerlijk onder de leden van je team. 

👉 TIP: Heb je Stripe geïntegreerd met HubSpot? Dan in je jouw betalingen via de planningspagina op je website.

Voorbereiding van je afspraken

Je hebt een afspraak met de Meeting Assistant gepland, top. Maar nu hik je nog tegen de voorbereiding van de afspraak aan. 

In je Sales Workspace zie je:

• Alles wat je moet doen. 
• Welke salesactiviteiten AI je aanbeveelt. 
• AI-samenvattingen van je communicatie, zoals telefoongesprekken, e-mails, websitebezoeken en bedrijfsgegevens.
• Details van je afspraken. 
• Aan welke deals je contactpersonen zijn gekoppeld.
• Een overzicht met je potentiële klanten.
• Invalshoeken voor pijnpunten en kansen om te bespreken.

Als eerste neem je even een kijkje bij de AI-suggesties. Daar zie je bijvoorbeeld dat de afspraakuitnodiging nog niet geaccepteerd is. Hmmm... die moet je maar gauw even nabellen dus. Daarna vraag je jouw Breeze Assistant (je PA) het bedrijf van je prospect te onderzoeken. Op het web en in je CRM-systeem. Binnen no time heb je een samenvatting met alle belangrijke highlights. Je gaat goed voorbereid het gesprek in!

Rond je een AI-suggestie af? Dan vink je ‘m lekker af. Op naar de volgende!

👉 TIP: Draag je bepaalde verkooptaken over aan een collega? Tag die persoon in de afspraak. Of gebruik de Customer Handoff Agent voor een volledige klantoverdracht. 

Afhandeling van je afspraken

Voor je online afspraken gebruik je een geïntegreerde tool, zoals Zoom, Microsoft Teams of Google Meet. Met deze tools neem je jouw gesprekken op. HubSpot zet de gespreksopnames daarna automatisch voor je om in tekst. 

Deze transcripties gebruik je als gespreksverslagen en AI maakt er samenvattingen van. Maar je kunt er nog veel meer toffe dingen mee doen. Met Smart Properties haal je er bijvoorbeeld automatisch bepaalde informatie uit. Zodat je daarop kunt filteren, rapporteren en segmenteren. 

Ook voor de activiteiten na je meetings vind je tips in de Sales Workspace. Zoals een e-mail versturen of je vergadernotities bijwerken. Wil je zo’n activiteit uitvoeren? Dan klik je erop en voer je de taak uit. 

Stel dat AI je bijvoorbeeld voorstelt om een e-mail te sturen. En dat je op de link klikt. Dan opent er een pop-up venster, waarin je de e-mail meteen schrijft. Als je een AI-samenvatting van je afspraak hebt, is het nog makkelijker. Artificial Intelligence maakt dan namelijk alvast een concept voor je. 

👉 TIP: Neem de afsprakenplanner in een pop-up CTA op je website op. Bijvoorbeeld als iemand al 3 minuten je prijzenpagina bekijkt.

HubSpot ’s Notetaker 

HubSpot’s Notetaker neemt je Google Meet, Microsoft Teams of Zoom gesprekken (automatisch) op. En transcribeert de opnames in de taal, waarin je jouw gesprekken voert. Maar er gebeurt meer:

• Zodra je jouw vergadering beëindigt, maakt de ‘AI-notulist’ een gespreksrecord aan. En koppelt dat gesprek aan de vergadering. In het gespreksrecord vind je de opname, het transcript en de samenvatting van het gesprek.
  
  
• Met de transcriptie analyseert Smart Deal Progression je gesprekken. Deze AI-tool haalt de belangrijkste informatie er voor je uit. Stelt volgende stappen voor. En helpt je deals in de dealpijplijn vooruit. 

Oók efficiënt werken en meer verkooptijd overhouden?

Met HubSpot’s Meeting Assistant en een geïntegreerde Outlook of Google Agenda plan je jouw afspraken vanuit één centrale omgeving. Bereid je jouw gesprekken snel voor. En handel je ze efficiënt af.

Voeg daar HubSpot's Notetaker, Smart Deal Progression en andere Breeze AI-tools aan toe. En je beschikt over een compleet AI-ondersteund verkoopproces.

Benieuwd hoe HubSpot AI jouw verkoopproces slimmer en efficiënter maakt? Boek hieronder een afspraak in onze agenda. We laten je graag zien hoe je meer echte verkooptijd overhoudt.