De interne communicatie van je bedrijf verbeteren?

Organisaties die met hun interne communicatie worstelen. Als HubSpot-adviseur kom ik ze regelmatig tegen. De medewerkers communiceren vaak op verschillende manieren. Bijvoorbeeld met e-mail, Teams en telefoon. En soms ook nog met van die gekleurde post-it briefjes. Daarnaast is er meestal sprake van een eilandjescultuur.

Een slechte interne communicatie gaat ten koste van de productiviteit. Bovendien ontstaan er regelmatig klachten door. De klanttevredenheid is meestal laag. Waardoor gefrustreerde klanten snel naar concurrenten overlopen. Daarom willen bedrijven problemen met de interne communicatie meestal graag aanpakken. Hoe sneller hoe beter.

Gelukkig kan dat ook. Met HubSpot. Hieronder ontdek je hoe de CRM-software de interne communicatie van je bedrijf verbetert.

Wat is een goede interne communicatie?

Is de interne communicatie van een bedrijf goed? Dan:

• Delen teams alle belangrijke informatie efficiënt.
• Werken medewerkers van verschillende teams optimaal samen.
• Heerst er een positieve werkcultuur.
• Is de productiviteit hoog.
• Streven alle medewerkers dezelfde doelen na.

Kortom: er is een vloeiende communicatie. Of je nou bovenin of onderin de organisatie zit. Ideeën en feedback delen is makkelijk. Er wordt naar elkaar geluisterd. Iedereen zit op dezelfde lijn. Er zijn weinig misverstanden. En er is een hoge betrokkenheid. Iedereen voelt zich dan ook gewaardeerd. En de werksfeer is meestal supergoed. Een werkomgeving waarin je graag wil werken dus!

Wil je als organisatie succesvol zijn? Dan is een goede interne communicatie  ontzettend belangrijk.

Waarom heb je een centraal klantenplatform nodig?

Zonder een centraal klantenplatform is intern communiceren heel erg lastig. Waarom?
De gegevens zijn over meerdere systemen verspreid. Waardoor je updates, documenten en feedback moeilijk terugvindt. Niet iedereen beschikt hierdoor over dezelfde informatie. Vaak hebben mensen geen idee wat er precies gebeurt. Wie waar verantwoordelijk voor is. En wat de status van projecten is.

Met 1 gedeelde werkomgeving los je dit soort knelpunten eenvoudig op. Dit zijn namelijk de belangrijkste voordelen van een centraal klantenplatform:

• Alle klantcommunicatie en klantinformatie is centraal en ordelijk opgeslagen. Alle belangrijke gegevens zijn hierdoor makkelijk vindbaar. Of je nou op de marketingafdeling of bij de klantenservice werkt. 
• Iedereen heeft toegang tot dezelfde informatie. Daardoor reageert iedereen consistent naar klanten toe. Vanaf welke locatie dat ook is.
• Je hebt een compleet overzicht. Alle belangrijke informatie laat je namelijk real-time in je rapportages samenkomen. Daardoor is het makkelijk om je KPI's te volgen. En neem je snel de juiste beslissingen. 
• Door de informatie van verschillende softwarepakketten te bundelen haal je het maximale uit je klantdata. Voeg bijvoorbeeld de installed base van machines uit je ERP-software aan je CRM-database toe. De voortgang van je projecten uit je projectsoftware. Of gegevens van de bestellingen in je webshop.

Is je data versnipperd? Of blijft belangrijke informatie ergens in de organisatie hangen? Dan loopt er van alles mis. Bovendien is het onmogelijk om de gegevens slim in te zetten met automatiseringsfuncties.

Hoe verbeter je de interne communicatie met HubSpot?

Een populair voorbeeld van zo'n centraal klantenplatform is HubSpot. De software is supergebruiksvriendelijk. En ontwikkeld om bedrijven bij hun groei te ondersteunen. De software zit boordevol handige tools om de interne communicatie van je organisatie te verbeteren. Hieronder neem ik 3 functionaliteiten onder de loep.

1. Centrale samenwerking

E-mail veroorzaakt enorm veel verwarring in bedrijven. Waarom? Belangrijke informatie verdwijnt regelmatig in de overvolle inboxen van medewerkers. Met HubSpot koppel je de e-mails aan specifieke projecten of klanten. Zodat ze automatisch in je CRM-systeem worden opgeslagen. Uiteraard kun je daar een melding van ontvangen. 

Daarnaast bevatten bijna al je tools een centrale samenwerkingsomgeving. Tag je daarin een @collega? Bijvoorbeeld om je blog te reviewen. Of om toestemming voor de plaatsing van een social mediabericht te vragen. Dan ontvangt die persoon automatisch een melding. Veel handiger dan e-mailen! Je zit direct op de juiste plek in de software.

Met de taakbeheerfunctie organiseer je allerlei werkzaamheden. Alle medewerkers weten hierdoor precies wat ze moeten doen. Wanneer ze dat moeten doen. En waar ze daarvoor in de software naartoe moeten navigeren. Je kunt taken toewijzen, deadlines instellen en de taakvoortgang volgen.

In een centrale inbox komen de berichten van je gekoppelde kanalen samen. Zoals e-mails, chats, Facebook Messenger-berichten en WhatsApp-berichten. Je bekijkt er de lopende gesprekken. Je beantwoordt er binnenkomende berichten. Maakt er tickets aan om de problemen van klanten te volgen. En prioriteert de lopende issues. Zodat je eenvoudig aan de afgesproken SLA's (Service Level Agreements) voldoet. En wil je met een collega sparren, voordat je een klant antwoord geeft? Dan doe je dat ook vanuit je centrale inbox. 

Je playbooks zijn een soort interactieve draaiboeken. Hierin leg je bijvoorbeeld handige instructies, scripts en standaard logantwoorden vast. Je kunt ze rechtstreeks vanuit je CRM-records raadplegen. En er zijn nog meer tools om het loggen makkelijker te maken.

Alle belangrijke documenten bewaar je centraal in een handige bibliotheek. Zodat iedereen altijd over de meest recente versies beschikt. Bovendien integreer je eenvoudig allerlei samenwerkingstools met HubSpot. Zodat je vanuit je CRM-records makkelijker over klantvragen communiceert.

👉 TIP: In deze artikelen vind je meer informatie: 
➜ Hoe HubSpot je helpt om fouten binnen je organisatie te voorkomen.
➜ Inefficiënte marketing, sales en service processen productief maken.
➜ Jouw CRM als oplossing voor interne communicatie knelpunten.

2. Automatisering met workflows

HubSpot zit boordevol workflow mogelijkheden. Hiermee besteed je allerlei repetitieve taken aan de software uit. En stroomlijn je de bedrijfsprocessen over de afdelingen heen.

Verstuur bijvoorbeeld geautomatiseerde marketinge-mails. Zoals gepersonaliseerde nurturing e-mails en aanbiedingen. Stroomlijn de toestemmingsprocessen binnen je organisatie. Of maak geautomatiseerd lijsten met contactpersonen aan. Bijvoorbeeld om met gepersonaliseerde online advertenties te targeten. 

Je kunt je leads geautomatiseerd kwalificeren. Om ze vervolgens geautomatiseerd aan specifieke verkoopmedewerkers toe te wijzen. En geautomatiseerd notificaties voor belangrijke gebeurtenissen versturen. Zoals prospects die de prijzenpagina op je website bezoeken. Of offertes die bijna verlopen.

Ook voor de service afdeling zijn er allerlei mogelijkheden. Creëer bijvoorbeeld automatisch CRM-records tijdens chatgesprekken. Of verstuur feedbackformulieren om de klanttevredenheid te meten. De mogelijkheden van HubSpot's geautomatiseerde workflows zijn oneindig.

👉 TIP: Misschien vind je deze artikelen interessant?
➜ Processen automatiseren: wanneer gebruik je workflows & sequences?
➜ 11 Voorbeelden van effectieve HubSpot workflows voor bedrijfsgroei.
➜ Webhooks maken systeem integraties en dynamische content makkelijker.

3. Breeze AI

Breeze AI maakt de werkzaamheden van al je medewerkers veel makkelijker. Denk daarbij aan het geautomatiseerd:

• Creëren van content. Zoals blogs, afbeeldingen, landingspagina's, podcasts en case studies.
• Genereren van workflows. 
• Opvragen van informatie over bedrijven.
• Beantwoorden van klantvragen. Bijvoorbeeld met een AI-chatbot op je website.
• Maken van nauwkeurige en voorspellende analyses. Bijvoorbeeld van je omzet.
• Opstellen van e-mails voor je verkopers en klantenservice medewerkers.
• Aanbevelingen doen. Bijvoorbeeld voor verkoopactiviteiten.
• Aanvullen van klantgegevens. HubSpot maakt zelfs je anonieme websitebezoekers met een koopintentie voor je inzichtelijk!
• Samenvatten van klantgesprekken. Zoals de informatie op je CRM-records. Of de gesprekken die je via je centrale inbox voert. 
• Transcriberen en vertalen van opgeslagen audio opnames. Hiermee zet je telefoongesprekken bijvoorbeeld geautomatiseerd om in filterbare teksten.

Je hoeft hiervoor alleen maar een duidelijke opdracht te geven. Met de vele voor-gedefinieerde AI-opdrachten is dat makkelijk. Maar je kunt ook je eigen prompts formuleren.

Je organisatie verbeteren met HubSpot?

De interne communicatie van je organisatie verbeteren hoeft niet moeilijk te zijn. Als je tenminste in een centraal klantenplatform zoals HubSpot investeert. Waarin je alle communicatie centraliseert en processen automatiseert. 

Je bespaart zo tijd. Vermijdt misverstanden. En bent altijd van de laatste updates op de hoogte. Dus, waar wacht je nog op? Download hieronder het product overzicht. En zet vandaag nog de eerste stap richting een vloeiende interne communicatie.