HubSpot CRM & Inbound Marketing Insights

Je CRM-systeem opschonen als Marie Kondo

CRM Systeem opschonen met behulp van Marie Kondo

Marie Kondo is dé opruimgoeroe van dit moment. Wereldwijd heeft zij miljoenen boeken verkocht en haar serie op Netflix is een grote hit. De zin “Does it spark joy?” is inmiddels onlosmakelijk verbonden met de Japanse opruimer. Met haar opruimmethode helpt ze niet alleen om jouw huis op te ruimen, maar ook om je CRM-systeem op te schonen.

In plaats van een voorjaarsschoonmaak in je huis, is het ditmaal tijd voor een voorjaarsschoonmaak van je CRM-systeem. Een opgeruimd CRM-systeem zorgt voor gebruikersgemak, wat het werken met het systeem alleen maar effectiever en efficiënter zal maken. Het vinden van de juiste gegevens wordt namelijk een stuk eenvoudiger. Uiteraard komt bij het opschonen de vraag “Does it spark joy?” langs.

Breng basisgegevens in kaart

Allereerst is het belangrijk om te bepalen welke basisgegevens jouw organisatie per contact wil hebben. Controleer of alle contacten deze gegevens hebben en vul indien nodig aan. Niets is vervelender dan een mobiel telefoonnummer op te willen zoeken, om vervolgens erachter te komen dat deze bij de contactpersoon ontbreken.

Verzamelen van andere gegevens

Naast de basisgegevens verzamel je in jouw CRM-systeem allerlei andere, op dat moment relevant lijkende, gegevens. De vraag is alleen of deze gegevens een periode later nog steeds relevant zijn. Dit is iets wat tijdens de ‘voorjaarsschoonmaak’ kan worden beoordeeld.

De andere gegevens kunnen opgedeeld worden in extra informatie en losse documenten. De extra informatie zijn bijvoorbeeld extra adresgegevens en contractinformatie. Onder losse documenten kan worden gedacht aan e-mailwisselingen en notities.

Het verzamelen van deze gegevens is goed. Dit doen jij en je collega’s omdat de informatie op dat moment relevant is. Wel kan al deze informatie ervoor zorgen dat de database na verloop van tijd vervuild raakt.

Does it spark joy?

Als je voor het eerst heel je database op gaat schonen, kan het een flinke klus zijn. Het is daarom aan te raden om periodiek je CRM-systeem op te schonen. Zo zijn je gegevens relevant, is het makkelijker zoeken en kost het opschonen minder moeite.

Stel jezelf bij het opschonen de vraag ‘Does it spark joy?’. Dit is wellicht lastiger bij gegevens dan bij tastbare spullen die je bezit. Je kan de vraag daarom ombouwen tot ‘Heb ik de gegevens nog nodig?‘. Het is onnodig om gegevens tot in de verre toekomst te bewaren, terwijl de kans erg klein is dat je deze nodig zal hebben. 

Besluit je om de gegevens weg te gooien, te bewaren of wellicht in aangepaste vorm te bewaren? Zo kan je er bijvoorbeeld voor kiezen om bepaalde gegevens wel te bewaren, maar niet zichtbaar te maken.

Maak een stappenplan

Leg de keuzes die je maakt en de werkzaamheden vast in een stappenplan. Hiermee wordt direct inzichtelijk welke keuzes er gemaakt zijn. Een stappenplan helpt je een volgende keer bij het opschonen van de database en zorgt ervoor dat de werkzaamheden ook door collega’s kunnen worden uitgevoerd.

Opschoonfuncties in CRM-systeem

Goede CRM-systemen, zoals bijvoorbeeld Maximizer CRM, beschikken over opschoonfuncties. Hiermee is het eenvoudig en minder tijdrovend om jouw CRM-systeem op te schonen. Maximizer CRM beschikt over opschoonfuncties waarbij het bijvoorbeeld mogelijk is om alle records te verwijderen die al een bepaalde periode geen mutatie hebben gehad of die binnen een bepaalde periode zijn aangemaakt. Ook is het mogelijk om bepaalde/alle notities en documenten te verwijderen die door een voormalig collega zijn aangemaakt.

Niet alleen maken opschoonfuncties het werk makkelijker, ook kunnen deze een grote voorjaarsschoonmaak onnodig maken. Maximizer CRM kan automatisch e-mails sturen wanneer een record aan bepaalde voorwaarden voldoet, zoals bijvoorbeeld als ze al een langere tijd geen mutatie hebben gehad. Zo kan je pro-actief opschonen en zorg je altijd voor een schone database.

Maak altijd een back-up

Maak voor het opschonen van de database altijd een extra back-up. Met het opruimen is het weliswaar de bedoeling dat er gegevens verwijderd worden, het kan altijd gebeuren dat er te veel gegevens worden verwijderd. Met een back-up kan je altijd de gegevens terughalen. Enige nadeel is wel dat met het terugzetten van een back-up ook al je opruimwerk ongedaan wordt gemaakt.

Wil je de opschoonfuncties of andere functies van Maximizer CRM ontdekken? Vraag dan een gratis trial aan en ontdek zelf de handige functies van Maximizer CRM. Heb je vragen over dit of andere CRM-systemen? Neem vrijblijvend contact met ons op! Wij beantwoorden je vragen graag. 

Ontvang updates per email