Wanneer schakel je als MKB'er een HubSpot Implementatiepartner in?

'Wanneer hebben we eigenlijk een Implementatiepartner nodig voor HubSpot?' Die vraag horen we vaak aan het begin van onze CRM-trajecten met MKB-organisaties.

HubSpot is zo intuïtief, dat vrijwel iedereen er zo mee leert werken. Logisch dus dat je je afvraagt of je het CRM-platform zelf kunt inrichten.

Met dit blog wil ik je duidelijkheid geven. Hieronder bespreek ik daarom 5 situaties, waarin een HubSpot Implementatiepartner je tijd, frustratie én geld bespaart.

Situatie 1: Je werkt met (meerdere) marketing-, sales- en/of serviceteams

Zodra je MKB-bedrijf groeit, wordt het lastiger om alles goed te blijven managen. 

Stel dat je jouw data in je Windows-verkenner en met Excel-sheets bijhoudt. Dan wordt het steeds moeilijker om overzicht te houden.

Werkt je organisatie wel met een CRM-systeem? Dan houd je alleen overzicht als iedereen op dezelfde manier gegevens vastlegt en gebruikt. 

Zonder een duidelijke CRM-inrichting krijg je eilandjes in je organisatie. Terwijl je juist één geïntegreerd klantbeeld nodig hebt. Dit wil je bijvoorbeeld altijd in beeld hebben:

• Wie de eigenaar van welke data is.
• Waar je toekomstige klanten in het salesproces zitten.
• Welke deals er in de pijplijn zitten.
• Hoe tevreden en loyaal je klanten zijn.
• Hoe en waar je moet bijsturen.

Een HubSpot Implementatiepartner zoals Systony zorgt voor een duidelijke CRM-structuur over de afdelingen heen. Denk bijvoorbeeld aan

• Data die je overal op dezelfde manier vastlegt.
• Eigenaarschap en gebruikersrechten.
• Marketing-, sales- en serviceprocessen die optimaal op elkaar afgestemd zijn.

Zodat je teams mét elkaar kunnen werken in plaats van naast elkaar. En dat zie je (natuurlijk) direct terug in je omzet en de klanttevredenheid.

Situatie 2: Je MKB-organisatie is in meerdere landen actief

Internationaal werken brengt extra uitdagingen met zich mee. Denk bijvoorbeeld aan:

• Verschillende talen.
• Lokale wet- en regelgeving.
• Meerdere valuta’s.
• Afwijkende marketing-, sales- en serviceprocessen.
• Gezamenlijke en/of gescheiden data.

De lokale verschillen moet je in je CRM-structuur kwijt. Wij helpen je dit soort  uitdagingen technisch goed op te lossen. Zodat niet ieder land ‘een eigen HubSpot-omgeving’ hoeft te bouwen.

Situatie 3: Je werkt met meerdere systemen die je aan elkaar wilt knopen

Vrijwel geen enkele MKB-organisatie werkt alleen maar met een CRM-systeem. Denk bijvoorbeeld aan:

• E-mailsoftware zoals Outlook en Gmail. 
• ERP- of boekhoudsoftware, zoals SAP en Exact Online.
• Marketingtools zoals ActiveCampaign en Spotler. 

Koppel je deze systemen allemaal aan elkaar? Dan haal je er veel meer waarde uit. Met alle data creëer je namelijk één compleet klantbeeld. Voor je rapportages, voor je campagnes, voor je klantenservice… Bovendien scheelt het een hoop invoertijd als je de data geautomatiseerd uitwisselt. 

Wij zorgen voor de perfecte koppeling van je systemen. Zodat ze de data op de juiste manier van elkaar overnemen. En je rapportages krijgt waar je echt op kunt sturen.

Overigens biedt HubSpot je een compleet pakket aan marketing-, sales- en servicetools. Grote kans dus dat je van bepaalde systemen afscheid kunt nemen!

Situatie 4: Je wilt dataproblemen uit je huidige CRM-systeem niet meenemen

Dit is misschien wel de belangrijkste reden om hulp in te schakelen.

Veel organisaties stappen over naar HubSpot, omdat hun huidige CRM-databases rommelig zijn geworden (en omdat de software te moeilijk is). Maar zonder duidelijke datastrategie neem je jouw oude dataproblemen mee naar je nieuwe CRM-systeem. Denk bijvoorbeeld aan:

• Dubbele contacten.
• Inconsistent ingevulde velden.
• Onvolledige gegevens.
• Verouderde informatie.

Met de hulp van een ervaren HubSpot Implementatiepartner ontwikkel je een heldere datastructuur. Wordt je vervuilde data voor de datamigratie netjes opgeschoond. En creëer je een slim proces om je data daarna schoon te houden. Kortom: samen zorg je voor een solide datafundament dat toekomstproef is. 

Situatie 5: Je wilt zo productief mogelijk werken én de klanttevredenheid verbeteren

Met HubSpot kun je heel veel taken slim automatiseren. Hiervoor gebruik je onder andere:

• E-mail Automation
• Workflows
• Sequences
• Programmeerbare Automatisering (als de gewone workflows tekort schieten)
• AI Agents & AI Assistenten

Deze tools nemen je heel veel handmatig werk uit handen. Denk bijvoorbeeld aan het handmatig aanmaken van opvolgtaakjes. Aan het schrijven van e-mails en samenvattingen. Of het automatisch verzenden van e-mails om klanten te informeren. 

De AI Agents gaan zelfs nog een stap verder. Stel dat je de Customer Agent bijvoorbeeld inzet. Dan beantwoordt deze AI-buddy automatisch klantvragen via je website, e-mails, WhatsApp en SMS. Bijvoorbeeld over de status van een bestelling of de betaling. Je zult er versteld van staan hoe professioneel de antwoorden zijn! 

Met deze tools optimaliseren wij de klantreis stap voor stap voor je. Uiteraard op de manier zoals jij dat wilt. 

HubSpot optimaal inzetten?

HubSpot zelf installeren is met wat technische kennis misschien niet supermoeilijk. HubSpot strategisch inzetten is iets anders. Een HubSpot Elite Partner (de hoogste tier die er is) zoals Systony:

• Denkt mee met je strategie, bedrijfsprocessen en de technische mogelijkheden.
• Kent de best practices van honderden andere CRM-trajecten.
• Helpt je voorkomen dat je over een jaar alles weer moet ombouwen.

Herken je één of meerdere van bovenstaande situaties? En wil je HubSpot zowel technisch als strategisch optimaal benutten? Of twijfel je nog of je een HubSpot Implementatiepartner nodig hebt? Laten we dan eens vrijblijvend sparren. 

Een goed ingerichte CRM-omgeving betaalt zich altijd terug!