Zo krijg je grip op je klantrelaties en processen

Hoe heet die contactpersoon ook alweer? Welk bedrijf had toch dat probleem? Hoe hebben we dat toen opgelost? Het kost je moeite om de juiste informatie naar boven te halen. 

Veel ondernemers herkennen dit wel. Je bedrijf groeit. Er komen meer klanten bij. En ineens merk je dat je het overzicht kwijt bent. Waardoor je informatie vergeet, snelheid verliest en verkoopkansen mist. Wat je voorheen echt nooit overkwam.

Klanten verwachten een persoonlijke en consistente ervaring van je. Maar met je losse Excellijstjes en notities loop je continu achter de feiten aan. Je hebt dan ook grip op je klantrelaties en je processen nodig. Met een goed gestroomlijnd systeem. 

Waarom grip op je klantrelaties en processen zo belangrijk is

Iedere organisatie kent dit scenario. De eerste jaren groeit je onderneming op gevoel, creativiteit en een gezonde dosis lef. Er komen medewerkers bij. Je hebt klanten die tevreden zijn. Je team pakt de kansen. En iedereen werkt keihard om alles in goede banen te leiden. Maar zodra je bedrijf groeit, neemt de complexiteit ook toe. Daardoor ontstaat er na verloop van tijd vaak onduidelijkheid:

• Wie volgt die belangrijke lead nu op? Heeft iemand al gebeld of gemaild?
• Wat is ook alweer de status van dat voorstel van vorige week?
• Wie had er contact met die prospect en wat is er afgesproken?

Is er géén grip op je klantrelaties en processen? Dan ontstaan er al snel misverstanden, gemiste kansen en frustraties. Bij zowel je medewerkers als je klanten. Wanneer je het overzicht verliest, voelen je klanten dat meteen. Zij verwachten namelijk dat je ze altijd persoonlijk en consistent helpt. Of ze nou met iemand van marketing, sales of service spreken. Grip is dan ook de basis voor vertrouwen, efficiëntie en groei.

Hoe krijg je grip op je klantrelaties en processen?

Als HubSpot Partner denken wij vanuit techniek. Als geen ander weten we hoe je processen stroomlijnt om betere resultaten te behalen. Hoe je zo een fantastisch groeifundament voor je bedrijf creëert. Hieronder neem ik je mee in de 3 belangrijkste kenmerken van zo’n groeifundament. 

Kenmerk 1: Centraal klantbeeld

In HubSpot is alle belangrijke klantinformatie op één centrale plek georganiseerd. Van het eerste websitebezoek tot de laatste service aanvraag. Alle interacties worden automatisch vastgelegd in je centrale CRM-database. 

Er is géén losse informatie meer. Naar informatie speuren is verleden tijd. Je werkt met complete digitale klantdossiers met een 360 graden klantbeeld. Iedereen in je organisatie weet dan ook exact wat er bij (toekomstige) klanten speelt. Wat er moet gebeuren. En wie wat oppakt. 

Kenmerk 2: Gestroomlijnde processen 

Met HubSpot richt je jouw marketing-, sales- en serviceprocessen strak in met workflows en sequences. Denk daarbij bijvoorbeeld aan:

• Opvolgseintjes bij een koopintentie. 
• Automatische herinneringen, taken, toewijzingen en e-mails.
• AI-aangedreven tips en suggesties voor een betere opvolging van leads en tickets.
• Deals die automatisch voortbewegen in de verkooppijplijn.
• Lead nurturing campagnes na downloads en inschrijvingen voor online evenementen.
• Het geautomatiseerd corrigeren van datafoutjes in je CRM-database.
• Een toestemmingsproces dat in de software verankerd is.

En dit is nog maar een tipje van de sluier. Want er zijn nog zoveel meer geautomatiseerde processen mogelijk in HubSpot. Koppel je daarnaast ook andere softwarepakketten aan je CRM-platform? Zoals je ERP-software, boekhoudsysteem of sociale mediakanalen? Dan breid je de mogelijkheden nog verder uit.

Je organisatie werkt met één geolied proces. Waarbij je teams optimaal met elkaar samenwerken. Het grootste gedeelte gebeurt daarbij automatisch. Zonder dat je ernaar om hoeft te kijken. Waardoor je fouten voorkomt en tijd wint. 

Kenmerk 3: Consistente klantervaringen

Uiteindelijk draait alles om de ervaring van je klanten. Je klanten willen namelijk professioneel en consistent geholpen worden. Of ze nou voor de eerste keer op je website komen. Een offerte ontvangen. Of een servicevraag stellen. Het moet voelen alsof ze met één en hetzelfde bedrijf praten. HubSpot biedt je honderden tools, die je daarbij helpen. Ik benoem er drie:

Tool 1: Brand Voice: 

Creëer je content met HubSpot AI? Bijvoorbeeld blogs, landingspagina’s of sales e-mails? Dan wil je dat die allemaal in dezelfde stijl zijn. Wie de content ook maakt. 

Dankzij brand voice – jouw unieke merkstem – past HubSpot je stijl op al je AI-content toe. Zodat je dus altijd op dezelfde manier naar je klanten communiceert. Volledig gepersonaliseerd met de data uit je CRM-database. Elke interactie komt daardoor herkenbaar en professioneel over.

Tool 2: Naadloze klantreis

HubSpot ondersteunt je volledige klantreis en dat merken je klanten. Stel dat een prospect een whitepaper downloadt. Dankzij je lead nurturing campagne verstuurt je systeem gelijk de juiste vervolge-mail. 

Brengt de prospect daarna een bezoekje aan je website? Dan neemt de verkoopkans in waarde toe. HubSpot Lead Scoring maakt dit inzichtelijk voor je. Lijkt het erop dat de prospect bij je wil kopen? Dan ontvangt sales automatisch een seintje… en ga zo maar door. 

Alle stapjes van de klantreis zijn optimaal gestroomlijnd. Vragen beantwoord je sneller. Twijfels neem je weg. En de kans dat (toekomstige) klanten voor jou kiezen is groter.

Tool 3: Dashboards & rapportages

Meten is weten, zeggen ze. En zo is het maar net! De statistieken in HubSpot geven je alle inzichten die je nodig hebt.

Zo ontdek je al snel hoe je jouw marketingbudget het slimste inzet. Weet je exact wat de persoonlijke voorkeuren en behoeften van je (toekomstige) klanten zijn. Meet je met de NPS (Net Promoter Score) hoe klanten de samenwerking ervaren. En is het géén verrassing welke omzet eraan komt. Je forecasts zijn namelijk super nauwkeurig!

Te allen tijde beschik je over voldoende overzicht. Je baseert je keuzes op feiten en cijfers. Er is minder dubbel werk en meer focus. Leads stromen soepeler door de funnel heen. Je blijft je concurrenten makkelijker een stapje voor. En de beloftes aan je klanten maak je makkelijker waar. Keer op keer. Wat heb je nog meer nodig voor je groeifundament?

Ook groeien met grip?

Grip op je klantrelaties en processen geeft je overzicht en vertrouwen. Bij jezelf, je team én je klanten. Met HubSpot leg je daarvoor de basis. Je gaat van reactief naar proactief ondernemen. Precies wat jouw organisatie nodig heeft om weer op koers te komen.

Meer weten? Boek hieronder gerust een vrijblijvende afspraak in mijn agenda. Ik laat je alle mogelijkheden graag zien!