Hoe veilig is mijn data met HubSpot AI?

ArtificiaI Intelligence (AI) in CRM-software maakt veel bedrijven enthousiast. Maar tegelijkertijd roept het ook vragen op:

• Is mijn data wel veilig? Of kan AI mijn data onbedoeld delen?
• Gaat HubSpot mijn klantinformatie gebruiken om AI-modellen te trainen? 
• Kan AI een risico voor mijn bedrijf zijn?

Overweeg je om in nieuwe CRM-software zoals HubSpot te investeren? Dan zijn dit logische zorgen. In dit blog leg ik je daarom uit hoe HubSpot jouw data beschermt.

Wat zijn de veiligheidsrisico’s van AI in je CRM-systeem?

Voordat je in AI-aangedreven CRM-software investeert is het belangrijk om de veiligheidsrisico’s te begrijpen. De belangrijkste heb ik hieronder voor je op een rij gezet:

1. Toegang tot gevoelige data

AI-tools verwerken vaak persoonlijke klantinformatie, zoals contactgegevens, e-mails en aankoopdata. Krijgen onbevoegden toegang tot je AI-instellingen of de data die AI gebruikt? Dan kunnen er datalekken ontstaan. Dat wil je natuurlijk niet. Daarom is het verstandig om de toegang tot AI-functionaliteiten met rol-gebaseerde permissies te beperken. En om regelmatig te controleren wie welke rechten heeft.

2. Onbedoeld delen van data

Sommige AI-systemen gebruiken je data om modellen te trainen of analyses te verbeteren. Zonder goede instellingen kan je bedrijfsdata dan buiten je eigen CRM-omgeving terecht komen. Daarom moet je voor AI-tools kiezen, die je data binnen je software-omgeving houden. En alleen data delen als je daar expliciet toestemming voor geeft.

3. Onjuiste acties door AI

AI kan automatisch acties voorstellen en uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan het versturen van e-mails, aanpassen van data of publiceren van content. Klopt de output niet? Dan kan er natuurlijk van alles misgaan. Klanten ontvangen bijvoorbeeld de verkeerde communicatie. Of er komt onjuiste informatie in je CRM-systeem te staan. Om dit soort situaties te voorkomen wil je AI-acties handmatig kunnen goedkeuren. 

4. Kwetsbaarheid voor hacks

Net als andere software kan AI-aangedreven CRM-software een doelwit voor hackers zijn. Onveilige configuraties, zwakke wachtwoorden en onbeveiligde API-koppelingen vergroten het risico op misbruik. Dus je hebt een sterke beveiliging nodig. Met encryptie, multi-factor authenticatie (2FA bijvoorbeeld), veilige API-koppelingen en regelmatige systeemaudits.

5. Inconsistent gebruik van AI

Zijn je medewerkers niet goed getraind in het gebruik van AI? Dan kan dit tot onveilig gebruik leiden. Denk bijvoorbeeld aan verkeerde instellingen, waardoor teveel mensen gevoelige data zien. Een goede AI-training is dan ook super belangrijk. Daarnaast is het verstandig om toegangsrichtlijnen op te stellen en na te leven.

De veiligheid hangt dus grotendeels van de toegang, controles, richtlijnen en beveiligingsmaatregelen af. Maar heb je dit allemaal goed geregeld? Dan maak je van AI een krachtig en veilig hulpmiddel. 

Welke beveiligingsmaatregelen neemt HubSpot?

Loop jij schade op door onveilige data? Dan schaadt dit HubSpot ook. De softwareleverancier doet er daarom alles aan om jouw data supergoed te beschermen. Dit zijn de belangrijkste beveiligingsmaatregelen:

1. Jouw data blijft van jou

Veel mensen zijn bang dat HubSpot AI je gegevens automatisch gebruikt om AI-modellen te trainen. Dat gebeurt gelukkig alleen maar als je daar expliciet toestemming voor geeft. Heb je dat niet gedaan? Dan gebruikt HubSpot AI de informatie binnen je account alleen voor je eigen AI-functionaliteiten.

Sla je bijvoorbeeld content, klantdata en e-mails in je HubSpot-portaal op? Dan blijft dit allemaal binnen je eigen CRM-omgeving. Daarbij bepaal je zelf welke informatie de AI-tools mogen gebruiken. 

👉 TIP: Controleer de AI-instellingen en toegangsrechten in je account regelmatig. 

2. Robuuste beveiliging

HubSpot combineert AI met allerlei geavanceerde beveiligingsmaatregelen om je (gevoelige) bedrijfsinformatie te beschermen. Hiermee voldoe je ook makkelijker aan de internationale regelgeving, zoals de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Belangrijke veiligheidsmaatregelen zijn bijvoorbeeld:

Encryptie
Er zijn 2 momenten waarop HubSpot je data versleutelt. Namelijk wanneer er gegevens naar HubSpot’s servers worden verzonden. En als de gegevens daadwerkelijk in je CRM-database staan. Door sterke encryptiestandaarden (zoals TLS 1.2+ en AES-256) kan niemand die gegevens lezen. Zelfs niet als ze onderweg onderschept zouden worden. Dit beschermt je CRM-data tegen diefstal en manipulatie.

Multi-factor authenticatie (MFA)
Zelfs het sterkste wachtwoord kan worden geraden, hergebruikt of gestolen. Daarom ondersteunt HubSpot multi-factor authenticatie (2FA). Waarbij je gebruikers naast hun wachtwoord nog een tweede bevestiging moeten geven. Bijvoorbeeld via een code uit een authenticator-app, een SMS-code of een pushnotificatie.

Zelfs als iemand je wachtwoord heeft, kan diegene niet inloggen zonder die tweede stap. Zo verklein je het risico op accountmisbruik enorm.

Toegangsrechten
Niet iedereen in je organisatie heeft dezelfde informatie nodig. Daarom werkt HubSpot met:

• Team- en gebruikersrollen.
• Toegangsrechten per tool, object of databron.
• Specifieke AI-permissies (wie mag data met AI delen?).

Hierdoor stel je de datatoegang van je gebruikers en teams eenvoudig in. Wie mag er bijvoorbeeld deals zien of marketingdata exporteren? Of gevoelige data inzien en bewerken? En de AI-tools van Breeze gebruiken? Data die mensen niet direct nodig hebben blijft zo achter slot en grendel. 

👉 TIP: Misschien vind je dit artikel interessant? Data management vs data governance & HubSpot's gebruikersrechten.

Audits en internationale certificeringen
HubSpot voldoet aan strenge internationale beveiligingsstandaarden, waaronder:

• ISO 27001 (beveiligingsmanagement)
• SOC 2 Type II (beveiliging, beschikbaarheid en vertrouwelijkheid)

Dit betekent dat onafhankelijke partijen jaarlijks controleren of HubSpot’s beveiliging aan alle vereisten voldoet. Daarbij wordt er van alles beoordeeld. Denk bijvoorbeeld aan de processen, infrastructuur, datacenters en interne werkwijzen. Bovendien monitort en verbetert HubSpot de beveiligingsmaatregelen continu.

Met deze certificeringen toont HubSpot aan, dat het platform veilig is. En dat die veiligheid op de lange termijn wordt gegarandeerd. Meer informatie over de veiligheidsmaatregelen vind je in HubSpot’s Trust Center.

Dataopslag in de EU
Je gegevens kun je in het HubSpot EU-datacenter in Frankfurt opslaan. Zodat je makkelijker aan de AVG voldoet en je data sneller verwerkt wordt.

👉 TIP: Train je team in veilig en effectief AI-gebruik binnen HubSpot.

3. Je AI-gebruik is configureerbaar

Een van de voordelen van HubSpot AI is dat je zelf de regie houdt. Wil je dat HubSpot AI alleen content voor je genereert? Of ook taken binnen je workflows automatiseert? Wil je dat bepaalde gevoelige klantdata bij AI-suggesties wordt gebruikt of juist niet? Alle AI-functionaliteiten zijn optioneel en instelbaar. 

Natuurlijk neemt AI-gebruik risico’s met zich mee. Zo kan AI fouten maken of verkeerde suggesties doen. Maar meestal komt dit doordat de onderliggende data onvolledig is of niet klopt. Daarom moeten je medewerkers geautomatiseerde AI-acties goedkeuren. Denk bijvoorbeeld aan de publicatie van content of de verzending van e-mails. 

👉  TIP: Hoe beter je CRM-data is, hoe betrouwbaarder de AI-output is.

Veilig met AI in je CRM-systeem aan de slag?

AI kan je marketing-, sales- en servicetaken enorm versnellen en verbeteren. Maar de veiligheid en privacy van je data staat natuurlijk altijd voorop. HubSpot combineert krachtige AI-mogelijkheden met uitgebreide beveiligingsmaatregelen. Zodat je data optimaal beschermd wordt. En je de AI-tools met een gerust hart kunt inzetten. 

Ben je benieuwd hoe HubSpot AI jouw bedrijf vooruit helpt? Boek hieronder een kennismakingsgesprek. Dan laten wij je alle toffe mogelijkheden graag zien!