Vijf belangrijke zaken bij selectie en inrichting van een CRM-systeem

Er komt veel kijken bij het starten van een nieuwe onderneming. Zo moet je ook bepalen hoe je alle klantgegevens gaat beheren. Veel organisaties beginnen met het bijhouden van deze gegevens in Excel of Google Spreadsheets. Bijvoorbeeld allerlei verkoop-, relatiebeheer- en marketinggegevens.

Spreadsheet programma's zijn prima om mee te beginnen. Maar je gegevens moet je daarin handmatig bijwerken. Vaak komen er steeds meer losse bestanden. Het is lastig om alle data werkbaar en behapbaar te houden. Wanneer jouw organisatie groeit krijg je waarschijnlijk andere relatiebeheerwensen en -eisen.

CRM is de oplossing voor een (groeiende) organisatie. Het zorgt voor het overzichtelijk bijhouden van jouw data. Ga je een CRM-systeem selecteren en inrichten? Let dan op deze vijf belangrijkste zaken bij de selectie en inrichting ervan.

Zet jouw klanten centraal

Een CRM-systeem moet jouw organisatie ondersteunen. Boven alles moet het jouw prospects en klanten helpen. Zet in jouw zoektocht naar een geschikt CRM-systeem jouw klanten daarom altijd centraal.

Breng de customer journey in kaart en bekijk hoe een CRM-systeem hierin ondersteunt. Weet je welke data je wilt genereren? En hoe je deze data wilt gebruiken en verwerken? Dan breng je in kaart wat jouw nieuwe CRM-systeem allemaal moet kunnen.

Jouw CRM-systeem moet met andere software te koppelen zijn

Binnen een organisatie is er veel data. Van klantenlijsten tot betalingsgegevens en van bestellingen tot contracten. Voor diverse gegevens gebruiken organisaties vaak meerdere systemen. En dat is begrijpelijk. Er is namelijk meestal geen systeem, dat alle data tegelijkertijd kan verwerken.

Toch wil je alle gegevens zichtbaar hebben in één systeem. Dit werkt natuurlijk veel efficiënter en zorgt voor meer overzicht. Weet je dat dit mogelijk is als je jouw CRM-systeem aan andere software koppelt? Zoals software voor marketing, sales, finance, klantbeheer en klantenservice.

Stel dat je klantgegevens verwerkt in jouw CRM-systeem. Hoe geweldig is het dan als je deze gegevens kunt aanvullen?! Bijvoorbeeld met order- en betalingsgegevens. En dat je meer inzicht krijgt door handige dashboards waar al deze informatie op samenkomt?

Hoe makkelijk dit gaat hangt van jouw CRM-systeem af. Bij HubSpot bijvoorbeeld zijn er heel veel standaard koppelingen beschikbaar. Je vindt ze in de Marketplace van HubSpot. Ook andere CRM-systemen hebben een Marketplace met standaardkoppelingen. Zoals Microsoft Dynamics 365 en Teamleader.

Deze koppelingen zorgen ervoor, dat jouw CRM-systeem met andere software communiceert. Zoals jouw Outlook, ERP of boekhoudprogramma. Afhankelijk van jouw CRM-systeem zijn deze koppelingen gratis of tegen betaling beschikbaar. 

En is de benodigde koppeling voor jouw organisatie niet beschikbaar? Het op maat laten maken van een koppeling kan natuurlijk ook. Systony is een implementatiepartner, die graag jouw HubSpot-koppelingen op maat realiseert. We hebben bovendien al een aantal herbruikbare koppelingen beschikbaar. Misschien zit de jouwe daar al bij!

Kies voor gebruiksvriendelijkheid

Een uitgebreid, modern en mooi ogend CRM-systeem klinkt aantrekkelijk. Toch is de kans aanwezig dat het uitloopt op een miskoop. Waarom? Omdat de gebruikersacceptatie laag is. Gebruiksvriendelijkheid is daarom superbelangrijk.

Medewerkers moeten met het nieuwe systeem gaan werken en actief gegevens bijhouden. Is het CRM-systeem moeilijk te begrijpen? Dan motiveert dat medewerkers niet erg. Voor een zo hoog mogelijke gebruikersacceptatie moet iedereen dus met het CRM-systeem 'kunnen' werken. De ene medewerker zal het sneller door hebben dan de andere. Het is daarom belangrijk om de juiste trainingen te bieden. 

Krijg meer inzicht in klanten met data

Een CRM-systeem helpt je om gegevens te verzamelen, ordenen en gebruiken. Het helpt je ook om meer inzicht te krijgen in jouw klanten. Daarom is het belangrijk vooraf te bepalen wat je met jouw CRM-systeem wilt bereiken. Welke data wil je precies verzamelen en waarom? Hoe ga je al deze data gebruiken?

Koppel bijvoorbeeld alle communicatie van de klantenservice aan de aankopen. Zo weet je precies over welke producten klanten de meeste vragen stellen. 

Begin niet met zomaar met het verzamelen van allerlei data. Daar heb je niets aan. Je vervuilt alleen je database er maar mee. Data is pas waardevol als je die gericht verzamelt en op de juiste manier verwerkt. En dan krijg je vast de inzichten waar je naar op zoek bent!

Kijk goed naar het rendement

CRM-systemen zijn er in allerlei soorten, maten en prijsniveaus. Kijk daarom goed naar de kosten. Niet alleen de kosten per gebruiker, maar ook de implementatiekosten.

De kosten moeten natuurlijk niet de belangrijkste afweging zijn. Dat moeten de functionaliteiten zijn. Een CRM-systeem moet jouw organisatie daadwerkelijk verder helpen! Houd dat altijd in gedachten. Wanneer een systeem dit kan, verdient jouw organisatie de investering vanzelf terug. Geef je geld uit aan een uitgebreid systeem met veel onnodige functies? Dan wordt het een ander verhaal.

Kijk daarom eerst naar de functionaliteiten en pas daarna naar de kosten. Inventariseer wat er allemaal bij de aanschaf komt kijken. Èn laat je goed informeren. 

👉 TIP: Hoe kies je voor de juiste CRM-software en waar moet je op letten? Download ons Handboek CRM Selectie om je op weg te helpen.