Contacten beheren in HubSpot: zo creëer je een sterke klantbasis

Stel: je opent je CRM-database. En alle relevante gegevens van je contactpersonen zijn netjes ingevuld. Géén lege velden, geen dubbele records, niets vaags. Je weet meteen wie wat gekocht heeft. Met wie je gesproken hebt (of je collega's). En welke leads koopklaar zijn.

Klinkt dit als een droom? Met HubSpot kan het makkelijk jouw realiteit worden. Hieronder ontdek je wat contactmanagement precies is. Waarom het ontzettend belangrijk voor je bedrijf is. En hoe je er goed mee begint. Deze vragen komen hieronder aan bod:

Wat is contactbeheer in HubSpot?
Hoe werkt het beheren van contacten in HubSpot?
Wat kun je met klantgegevens in HubSpot doen?
Waarom is professioneel contactbeheer belangrijk?
Hoe houd je jouw klantgegevens schoon en betrouwbaar?
Waarom is contactbeheer belangrijk voor automatisering?
Werkt HubSpot ook voor teams?
Hoe start je met professioneel klantbeheer?
Klaar voor grip op je klantdata?

Wat is contactbeheer in HubSpot?

Contactbeheer of relatiebeheer betekent dat je al je klanten, leads en relaties centraal beheert. In één slim systeem. Bijvoorbeeld in de CRM-database van HubSpot. Hierbij denk je misschien als eerste aan de namen en adressen van je contacten. Maar het gaat veel verder dan dat. Denk bijvoorbeeld ook aan online gedrag, interesses en interacties. Met deze gegevens krijg je een 360 graden beeld van je contacten. 

De gegevens sla je in contactrecords op. Denk maar aan de ouderwetse kaartenbak van vroeger, maar dan digitaal. Je CRM-database bevat ook nog andere soorten records. Bijvoorbeeld voor bedrijven, deals en tickets. En records die specifiek bij jouw bedrijf horen. Zoals auto’s als je in de autobranche werkt. Of machines als je bedrijf in de maakindustrie opereert. 

De verschillende records koppel je aan elkaar. Zodat je bijvoorbeeld precies weet welke contactpersonen er bij een bedrijf en/of deal horen.

Hoe werkt het beheren van contacten in HubSpot?

Veel mensen vragen: ‘Moet ik mijn contacten handmatig bijhouden?’. Het antwoord is: nee, dat hoeft niet (maar het kan wel). HubSpot automatiseert namelijk bijna alles:

• Vult iemand je websiteformulier in of mailt iemand je? Dan maakt HubSpot automatisch een nieuw contactrecord aan. 
  
  
• Bestaande klantgegevens synchroniseert HubSpot Data Sync automatisch met andere systemen.
  
  
• HubSpot’s (AI-aangedreven) datakwaliteitstools en de Data Agent houden je database automatisch schoon en actueel.

Met eigenschappen op je CRM-records (velden) leg je alle details vast. Zoals bijvoorbeeld de naam van een contactpersoon en de aankoopfase of branche van een bedrijf. 

Vervolgens groepeer je jouw contacten op basis van kenmerken en gedrag met filters. Net zoals je dat bijvoorbeeld doet als je passende accommodaties bij Booking.com zoekt. Segmenteren noem je dat. Dit doe je bijvoorbeeld om gepersonaliseerde campagnes te kunnen draaien. 

Wat kun je met klantgegevens in HubSpot doen?

Vroeger gebruikte je een CRM-database vooral als een soort adressenboek. Waarin je de belangrijkste klantgegevens en notities vastlegde. Tegenwoordig gebruik je de data ook voor automatisering en AI. Je kunt bijvoorbeeld:

• Campagnes op basis van naam, branche en eerdere aankopen personaliseren. Maak bijvoorbeeld een e-mailcampagne voor contacten die de laatste 6 maanden in de SaaS-branche actief waren.
  
  
• Automatische opvolgacties starten, zodra iemand je website bezoekt of een e-mail opent. En gedrag (websitebezoeken, downloads, e-mailinteracties, …) gebruiken om de opvolging van je leads te prioriteren.
  
  
• Rapportages bouwen om groei, conversies en klanttevredenheid te meten. Breng bijvoorbeeld in kaart welke segmenten groeien en stagneren. Zodat je perfect in beeld hebt waar je bij moet sturen.

Nieuwe details voeg je gelijk aan je contactrecords toe. Handmatig of geautomatiseerd. Je contactbeheer gebruik je zo dus als een soort motor voor groei en loyaliteit.

Waarom is professioneel contactbeheer belangrijk?

Zonder goed contactbeheer werk je met losse datasilo’s. In alle systemen waarmee je werkt staat wat. 

Marketing heeft bijvoorbeeld een campagnetool met een mailinglijst. Sales een tool om online gesprekken te voeren en te registreren. En service een eigen ticketsysteem. En dan heb je nog geluk als de overlappende gegevens overeenkomen.  

Het gevolg? Inconsistente klantinformatie, gemiste kansen en frustratie. Bij medewerkers én klanten. Met HubSpot CRM contactbeheer:

• Werk je vanuit één betrouwbare databron.
• Zie je per contact alle interacties, deals en supporttickets.
• Neem je betere beslissingen op basis van complete data.

Goede klantdata is de brandstof voor AI en automatisering. Klopt je data? Dan haalt HubSpot er de maximale waarde uit.

👉 TIP: Integreer HubSpot met je andere apps. Koppel Gmail of Outlook bijvoorbeeld om e-mails automatisch te registreren. Of integreer Zoom om gespreksopnames te synchroniseren. In HubSpot’s App Marketplace vind je meer dan 2.000 standaard koppelingen.

Hoe houd je jouw klantgegevens schoon en betrouwbaar?

• Automatische de-duplicatie op basis van e-mailadressen.
• AI-detectie van lege en foutieve velden.
• Het opsporen van inconsistenties.
• Het aanvullen van ontbrekende informatie (zoals branches en functietitels).

En nog veel meer Zo blijft je CRM-database automatisch schoon, actueel en betrouwbaar. Zónder allerlei handmatige handelingen. Al blijft het natuurlijk slim om regelmatig even te controleren of alles nog goed gaat. 

Waarom is contactbeheer belangrijk voor automatisering?

Contactbeheer vormt de ruggengraat van automatisering in HubSpot. Zodra je data goed georganiseerd is, kun je:

• Automatische opvolgmails versturen.
• Interne taken aanmaken.
• Marketingcampagnes personaliseren.
• Je klantenservice sneller laten reageren.

En nog heel erg veel meer! Alle processen stem je op elkaar af. Vanaf het eerste contactmoment totdat iemand (of een bedrijf) klant wordt. En zelfs nog daarna om de achterdeur dicht te houden. Is je data een zooitje? Dan kun je aan automatisering beter maar niet beginnen!

👉 TIP: Met goed geordende contactgegevens voldoe je makkelijker aan de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). 

Werkt HubSpot ook voor teams?

Ja, dat is de grootste kracht van HubSpot. Marketing, sales en service werken in één gedeelde omgeving. Maar met eigen rechten. Zo gebruikt:

• Marketing de contactdata voor campagnes.
• Sales de contactinformatie voor het opvolgen van leads en deals.
• Service de contactgegevens om eerdere gesprekken en tickets te beheren.

Met gebruikersrechten bepaal je wie wat mag zien of aanpassen. Zodat je data veilig en overzichtelijk blijft. En je teams zich makkelijk op hun eigen taken kunnen focussen.

Hoe start je met professioneel klantbeheer?

Bij Systony helpen we bedrijven dagelijks met het slim inrichten van hun processen. Zo ondersteunen wij bijvoorbeeld met het:

• Importeren en opschonen van je huidige (opgeschoonde) contactdata.
• Segmenteren van je doelgroep en het instellen van slimme geautomatiseerde workflows.
• Trainen van je teams om goed met HubSpot te leren werken.

Je begint dus met een perfect georganiseerde CRM-database in HubSpot. Zodat je er gelijk het maximale uit kunt halen. En je leert ook hoe je dat doet.

Daarvoor hebben we  wel wat input van jouw organisatie nodig. Zo willen we bijvoorbeeld precies weten hoe je processen nu verlopen. En wat je daaraan zou willen verbeteren. Welke velden belangrijk voor je business zijn (klanttype, aankoopdatum, branche, etc.). En welke gebruikersrollen en toegangsniveaus we moeten inregelen. Daarmee bepaal je namelijk wie welke data mag zien en aanpassen.

Klaar voor grip op je klantdata?

Hoe beter je jouw contactdata beheert, hoe meer je eruit kunt halen. In HubSpot komt al je klantdata op één centrale plek gestructureerd samen. Waardoor je:

• Relevante communicatie kunt versturen.
• Efficiënte workflows bouwt.
• Teams vanuit hetzelfde klantbeeld werken.
• Een geweldige inzicht in de ontwikkeling van je bedrijf hebt.
• Over een fantastische groeibasis beschikt.

Wil je zien hoe dat voor jouw bedrijf werkt? Plan hieronder een vrijblijvende demo met één van onze HubSpot-experts. Dan laten we je zien hoe je jouw contacten professioneel beheert. En hoe dat je bedrijf laat groeien.