Waarom neem je systeemintegraties in je RFP mee?

Stel: je werkt met meerdere softwaresystemen. In je ERP-software houd je de voorraden van je webshop bij. Deze data zou je wel in je CRM-software willen terugzien. Dan zie je daarin namelijk hoeveel je klanten besteld hebben. En dat is handig voor de voorraadstatus van je producten. 

Herkenbaar voorbeeld? Veel organisaties hebben de behoefte om data van verschillende softwaresystemen te combineren. Maar als je met verschillende softwaresystemen werkt is dat lastig. Steeds tussen softwarepakketten schakelen is namelijk ontzettend onhandig.  

Stap je van CRM-software over? Dan kan ik me voorstellen, dat je dit knelpunt graag oplost. Kan je niet alle behoeften gelijk in je nieuwe CRM-software kwijt? Dan beschik je met systeemintegraties toch over alle gewenste data en tools. Hoe pak je dit in je RFP (Request for Proposal) aan? Dat leer ik je in dit artikel. 

Wat is een RFP?

Een Request for Proposal (RFP) betekent letterlijk ‘verzoek tot een voorstel'. Je gebruikt het om specifieke informatie bij softwareleveranciers op te vragen. Zodat je makkelijker beoordeelt of softwarepakketten bij jouw organisatie passen. En verschillende systemen makkelijker met elkaar kunt vergelijken. 

Stel nou dat je een alles-in-1 tool zoekt. Maar dat de software met alle functies die je nodig hebt er gewoon niet is. Dan wil je de systeemintegratie mogelijkheden van de softwarepakketten die je vergelijkt natuurlijk graag weten. En daarom is het slim om daar in je RFP gelijk rekening mee te houden.

Wat zijn systeemintegraties?

Met een integratie verbind je 2 systemen met elkaar, zodat je de data kunt overdragen. Zo koppel je jouw CRM-software bijvoorbeeld aan je: 

• ERP-oplossing 
• E-mailapplicatie 
• Telefoonsysteem 
• Website 
• Webshop 
• Advertentiesoftware 
• Social mediakanalen  

Om efficiënter te werken, repetitieve handelingen en fouten te verminderen en processen veiliger te maken. De informatieoverdracht kan 1 of 2 kanten opgaan.  

Voorbeeld 1
Myrthe van de marketingafdeling is verknocht aan haar e-mailtool Mailchimp. Ze kan daar geen afscheid van nemen. Ook al heeft HubSpot een prachtige e-mailtool. Met een systeemintegratie synchroniseer je de contactpersonen van Mailchimp en HubSpot. Zodat de e-mailadressen en namen bijvoorbeeld in beide systemen overeenkomen.

Dit is natuurlijk maar een simpel voorbeeld. Er zijn ook veel ingewikkeldere systeemintegraties. Bijvoorbeeld als je een ERP-systeem zoals SAP of Microsoft Navision koppelt. En je daarvan specifieke informatie in je CRM-software wilt overnemen. 

Voorbeeld 2
Boekhouder Stefan verstuurt facturen naar klanten. Daarvoor heeft hij de juiste factuuradressen nodig. Alleen werkt hij met verschillende systemen. De data daarin komt niet altijd overeen. Daardoor liggen er altijd fouten op de loer. Stefan heeft dan ook veel behoefte aan één centrale databron.  
 
Waarom? Past een medewerker het adres in 1 van de gekoppelde systemen aan. Dan nemen de andere systemen de wijziging automatisch over. Zodat Stefan altijd over de juiste adresgegevens beschikt. In welke software hij ook kijkt. 

Maar pas op! Synchroniseert je softwarekoppeling slechts één kant op? Van systeem A naar B. Dan neemt maar 1 systeem de wijzigingen over. In het boekhoudpakket komen dan bijvoorbeeld automatisch de gewijzigde gegevens van de CRM-software te staan. Maar de CRM-database neemt niet de wijzigingen van de boekhoudapplicatie over.   

Denk daarom goed na over hoe je de informatie van systemen wilt overdragen. Zo voorkom je ongewenste gegevensoverschrijvingen en datafouten.  

De voordelen van systeemintegraties 

Data delen is  het belangrijkste voordeel van systeemintegraties. Maar er zijn meer voordelen. Dit zijn er 3: 

Voordeel 1: werken vanuit één databron is efficiënter 
Je hoeft niet meer  tussen verschillende systemen te schakelen. Meestal klik je direct door naar het andere systeem. Zodat je snel op de details inzoomt als dat nodig is. Hierdoor bespaar je ontzettend veel tijd. 

Voordeel 2: gestroomlijnde processen  
Je maakt de data organisatie-breed inzichtelijk als dat nodig is. Verkopers zien bijvoorbeeld welke leads de marketingafdeling binnenkort overdraagt. Klantenservice medewerkers hebben juist inzicht in de offertes met de productspecificaties en alle klantafspraken. 

Voordeel 3: dataverrijking van je CRM-omgeving  
Je verrijkt je CRM-data eenvoudig met gegevens van externe databases. Bijvoorbeeld Hotjar, Zapier of Zendesk. De mogelijkheden zijn eindeloos! 

👉 TIP: Onderzoek of er tools zijn, die je nieuwe software kan vervangen? Stel dat je HubSpot implementeert. Deze all-in-1 CRM-software bevat megaveel handige marketing, sales en service tools. Sommige systemen waarmee je al werkt worden daardoor misschien overbodig.  

Systeemintegraties verwerken in je RFP-document 

Bij de selectie van een softwareleverancier kijk je naar welke systemen je (makkelijk) kunt koppelen. Ook als je nu nog geen software hoeft te integreren. Misschien krijgt je organisatie in de toekomst namelijk andere behoeften. 
 
Zo wil je bijvoorbeeld weten welke softwarekoppelingen er al zijn. En hoe ingewikkeld het is om er één te maken als dat nodig is. Natuurlijk vraag je gelijk naar de kosten van standaard- en (complexe) maatwerkkoppelingen. 

HubSpot bevat bijvoorbeeld een App Marketplace met meer dan 1.600 standaard koppelingen. Bijna dagelijks komen daar nog nieuwe koppelingen bij. Is er maatwerk voor zo'n koppeling nodig? Of is een app er nog niet? Dan helpt een HubSpot Partner zoals Systony je daar graag mee.  

Welke tools integreer je en welke niet? 

Vaak is de 1e reactie ‘alles’. Maar is dat wel verstandig? Neem bijvoorbeeld een HR-tool met privacygevoelige personeelsgegevens. Deze data wil je niet voor iedereen inzichtelijk maken.

Bepaal daarom eerst welke informatie inzichtelijk moet zijn. En bekijk dan pas of een integratie wel echt nodig is. Daarbij houd je natuurlijk ook rekening met de kosten!  

👉 TIP: Houd rekening met de ‘custom’ mogelijkheden van de software. Met flexibele mogelijkheden maak je jouw organisatie wendbaarder. In dit artikel lees je hier meer over: CRM Customization in HubSpot: wat zijn je mogelijkheden? 

Je wensen in kaart brengen

Met je RFP geef je jouw wensen aan CRM-leveranciers door. Hoe pak je dit het beste aan? Vaak adviseren wij om te beginnen met een simpele spreadsheet in Excel. Hierop zet je de systemen waarmee je werkt. En wat daarmee moet gebeuren.  

Vind je dit lastig? Dan helpen onze HubSpot-experts je er natuurlijk graag mee op weg. Maak dan vast zelf een overzicht met: 

• Je huidige systemen en waar je ze voor gebruikt. 
• Hoeveel gebruikers/teams er met deze systemen werken. En of al deze gebruikers naar het nieuwe systeem overgaan. 
• Van welke systemen je afscheid wilt nemen. En of je de data hiervan wilt migreren (in de nieuwe software overnemen). 
•  Welke systemen er wel moeten blijven. 

Kijk altijd kritisch naar de huidige situatie en waar je naar toe wilt als organisatie. Een ‘alles-in-1’ tool biedt je een heleboel mogelijkheden, die je met systeemintegraties uitbreidt. Zodat je jouw nieuwe systeem perfect op je (toekomstige) organisatie afstemt. Voorbereiding is hierbij het halve werk! 

👉 TIP: Beschrijf je processen en bepaal daarbij welke data je precies nodig hebt. Welke data moeten je koppelingen overdragen en welke gegevens niet? Neem dit in je RFP-document over.  

Welke systemen integreer jij?

Vind je het lastig om in kaart te brengen welke systemen je moet integreren? Of aan welke vereisten je systeemintegraties moeten voldoen? En wil je graag wat hulp van experts? Dan helpen wij je graag om de juiste keuzes te maken. Boek hieronder gerust een vrijblijvende afspraak in onze agenda.