Automatiseren met standaard of custom AI Agents: wel of niet doen?

HubSpot krijgt steeds meer kant-en-klare AI Agents voor sales, marketing, service en databeheer. Daarnaast bouw je met de Agent Builder (voorheen Breeze Studio) sinds kort ook zelf AI Agents. 

Waarom zou je een custom AI Agent bouwen als HubSpot al zoveel standaard AI Agents heeft? En is het wel slim om AI Agents aan je automatische processen toe te voegen?

In dit artikel ontdek je wanneer standaard AI Agents toereikend zijn. Wanneer je beter voor een custom oplossing kunt kiezen. Hoe AI Agents je automatisering versterken. En hoe je de AI-kosten in HubSpot beheersbaar houdt.

Wat doen de standaard AI Agents van HubSpot voor je?

HubSpot’s standaard AI Agents voeren veelvoorkomende werkzaamheden voor je uit. Dit is een greep uit je mogelijkheden:

Wat deze AI Agents kunnen staat vooraf vast: je traint ze met je eigen data en instructies. Denk bijvoorbeeld aan de gegevens van je contacten, deals, gesprekken en koopsignalen. Deze informatie geef je bijvoorbeeld aan je AI Agents:

• De algemene boodschap van je bedrijf.
• De tone-of-voice die je organisatie gebruikt.
• Je merkidentiteit.
• Een beschrijving van je ideale klanten en van specifieke gebruikssituaties.
• Productdetails.
• Belangrijke interne documentatie.

Je standaard AI Agents voeg je eenvoudig aan je geautomatiseerde processen toe. Maar de grote vraag is natuurlijk: passen deze AI-collega's wel goed bij je processen? Bij ieder bedrijf zijn de processen immers net een beetje anders. Daarom bouw je in HubSpot ook zelf AI Agents voor specifieke werkzaamheden.

In HubSpot’s Agent Hub beheer je onder andere jouw actieve AI Agents. Standaard én custom AI Agents. En welke workflows met AI Agents je hebt draaien. In de Agent Marktplaats zie je welke standaard AI Agents er beschikbaar zijn.

Wat als HubSpot's standaard AI Agents niet zo goed bij je processen passen?

Passen de standaard AI Agents niet zo goed bij je processen? Dan bouw je jouw eigen AI-collega's met HubSpot’s Agent Builder. Daarbij bepaal je zelf welke opdrachten je jouw AI Agents geeft. Welke acties ze precies moeten uitvoeren en wanneer. En welke data ze daarvoor mogen gebruiken. 

Stel dat je een AI Agent bouwt voor het beoordelen van de koopsignalen van je prospects. Dan geef je bijvoorbeeld instructies over wat interessante prospects zijn. Welke signalen zwaar wegen en welke CRM-informatie relevant is. Indien gewenst voeg je ‘m daarna aan een workflow toe. Je workflow bepaalt dan wanneer de AI Agent de koopsignalen beoordeelt en/ of een taak voor je uitvoert. 

Een custom AI Agent kan informatie op CRM-records controleren, invullen en wijzigen. Informatie op het web opzoeken. En beslissingen op basis van gegevens in meerdere bronnen maken. Via MCP verbind je jouw externe systemen hiervoor met HubSpot. Bijvoorbeeld je ERP-software of boekhoudsysteem. Te allen tijde bepaal je zelf wat de custom AI Agent precies mag doen en wanneer.

Het klinkt als iets ingewikkelds: een custom AI Agent bouwen. Dat valt gelukkig reuze mee. In je Breeze Assistant (je virtuele PA in HubSpot) beschrijf je wat de AI Agent moet kunnen. Vervolgens bouwt de Agent Builder ‘m automatisch voor je. Op dezelfde manier voeg je jouw custom AI Agents aan je workflows toe. Makkelijk dus!

Dankzij de Agent Builder vorm je jouw AI Agents naar je processen. Je mogelijkheden met HubSpot's standaard AI Agents zijn dus beperkter. Maar daar staat tegenover dat je die sneller inzet en minder uitgebreid hoeft te testen. 

Automatiseren met workflows & AI Agents in HubSpot

Met je HubSpot-workflows automatiseer je jouw processen op basis van vaste regels. Vult iemand een formulier in? Dan verstuurt HubSpot een e-mail. Bereikt een deal een nieuwe fase? Dan krijgt de verkoper een taak. En toont een prospect koopintentie? Dan ontvangt de accountmanager een melding. Bij dit soort automatiseringen bepaal je vooraf wat een workflow moet doen.

Met AI Agents voeg je extra context aan je processen toe. Stel dat een prospect bijvoorbeeld nieuwe koopintentie toont. Met een workflow ontvang je automatisch een seintje als dat gebeurt. Voorafgaand onderzoekt de AI Agent bijvoorbeeld wat er bij de prospect speelt. Welke gesprekken en activiteiten er zijn geweest. En waarom de deal de vorige keer niet doorging. Zodat je direct over alle relevante informatie beschikt.

Daarmee breng je jouw automatisering naar ‘the next level’. Je workflow bepaalt wanneer er iets gebeurt. Je AI Agent gaat na een bepaalde trigger zelfstandig voor je aan de slag. Populaire workflow-triggers hierbij zijn bijvoorbeeld:

• Wijzingen in eigenschapswaarden. 
• Webhook-gebeurtenissen.
• Nieuwe records.
• Wijzigingen in segmenten.
• Records die aan campagnes worden gekoppeld.
• Nieuwe afspraken en reacties op marketingcommunicatie.
• Veranderingen in de koopintentie. Zoals geografische uitbreidingen, fusies, beursgangen, omzetgroei, wijzigingen bij C-level executives en technologische investeringen.

Gaat een deel van je tijd op aan het verzamelen en verwerken van informatie? CRM-records zoeken, gesprekken teruglezen, activiteiten bekijken, bronnen checken… Dan versnelt zo’n AI Agent in je workflow het proces enorm.

Wel of geen AI Agents aan je HubSpot-processen toevoegen?

AI Agents kunnen je heel veel werk uit handen nemen. Je werk echt veel efficiënter maken. Maar wees altijd kritisch of je een AI Agent echt voor je werkzaamheden nodig hebt. Sterker nog: soms zijn andere (goedkopere) oplossingen veel logischer. Een gespecialiseerde HubSpot Elite Partner zoals Systony helpt je om de juiste keuzes te maken. 

Buiten dat wil je niet dat je AI-kosten de pan uit rijzen. TechCrunch publiceerde onlangs een artikel dat steeds meer bedrijven moeite hebben om de AI-rekening te betalen. Bij Uber was het volledige AI-budget voor 2026 bijvoorbeeld al in april op. Axios meldde dat Amerikaanse bedrijven in één maand per ongeluk miljoenen dollars aan AI spendeerden. 

Als je AI Agents automatisch inzet, kan de rekening inderdaad ongemerkt flink oplopen. Maar bij de AI Agents van HubSpot hoef je daar gelukkig niet zo bang voor te zijn. Er zijn namelijk verschillende manieren om de AI-kosten in het CRM-platform te beheersen. Je kunt namelijk: 

• Je creditverbruik in HubSpot monitoren. 
• Een maandelijkse credit-limiet instellen. Voor je CRM-portaal als geheel. Maar ook voor afzonderlijke AI Agents en andere AI-functionaliteiten die credits verbruiken.
• Bepaalde AI Agents en andere AI-functionaliteiten die credits verbruiken tijdelijk pauzeren. 
• Notificaties aanzetten voor als je een bepaald percentage van je limiet gebruikt hebt.
• Kiezen of en wanneer je AI Agents zelfstandig aan het werk zet. Bijvoorbeeld alleen na goedkeuring.

Sinds 23 juli 2026 heb je voor al HubSpot’s AI Agents credits nodig. HubSpot adviseert je om het geschatte verbruik per run te bekijken. En om vervolgens maandelijkse limieten in te stellen.  

Ook AI Agents inzetten bij jouw bedrijf?

AI Agents nemen je werk uit handen en maken je automatisering slimmer. Jij voegt daar je vakkennis, creativiteit en persoonlijk contact aan toe. Zodat je jouw klanten optimaal bedient en je organisatie makkelijker groeit. 

Benieuwd naar de HubSpot-mogelijkheden voor jouw bedrijf? Onze HubSpot-experts denken graag met je mee. Boek hieronder een afspraak om eens vrijblijvend te sparren met elkaar.