Revenue Hub: offertes maken, factureren & incasseren met HubSpot

Da's lekker! Via HubSpot's Revenue Hub (voorheen Commerce Hub) beheer je jouw volledige omzetproces. Vanaf je offerte tot en met de betaling. Of je klant nou de eerste factuur betaalt, diensten verlengt of op abonnementsbasis bij je afneemt. 

Revenue Hub creëert je offertes. Automatiseert de facturering. Versnelt de incasso. En zorgt ervoor dat er géén handmatige overdracht meer nodig is. Alle data is bovendien direct aan je HubSpot-rapportages gekoppeld. Zodat je in één oogopslag ziet wat je maandelijks terugkerende omzet is.

In dit artikel leg ik je uit hoe je vanuit deals naar betalingen gaat. En wat de 5 belangrijkste voordelen hiervan zijn:

1. Korte betalingstermijnen.
2. Automatische facturering.
3. Voorspelbare inkomsten.
4. Financiële documentatie & selfservice.
5. Flexibele factureringsschema’s.

Vanuit deals naar betalingen met HubSpot

In HubSpot Smart CRM houd je alle gegevens van je deals netjes bij. Hetzelfde geldt voor de gegevens van gekoppelde contacten en bedrijven. 

Is een prospect klaar om je offerte te ontvangen? Dan genereert HubSpot automatisch een conceptofferte met deze gegevens. Je workflow voegt je HubSpot CPQ-regels (Configure Price Quote) of de gegevens uit je prijslijst automatisch toe. Deze gepersonaliseerde conceptofferte rond je daarna zelf af in de intuïtieve editor.

Het document met een prompt samenstellen is ook een optie. Op basis van de klantgegevens en je CPQ-regels zorgt Breeze AI (de AI van HubSpot) automatisch voor de juiste output. Inclusief alle benodigde interne goedkeuringen. 

Je prijzen pas je per klantsegment toe. Geldt er een korting? Dan rekent HubSpot die automatisch door. Mag een koper een bepaald onderdeel niet handmatig aanpassen? Dan vergrendel je dat onderdeel in de template. Komt een verzonden offerte maar niet ondertekend retour? Met een automatische reminder herinner je jouw prospect aan je offerte. Scheelt je een hoop handmatig nabelwerk!

Accepteert de prospect je offerte digitaal? Wel of niet met wat hulp van de Closing Agent, die de makkelijke klantvragen alvast voor je beantwoordt. Dan maakt HubSpot automatisch een ‘contract’ voor je aan. Een CRM-record waarin alle belangrijke informatie uit je offerte staat:

• Producten
• Voorwaarden
• Prijzen

Met deze gegevens genereert HubSpot automatisch een factuurschema. Zodat je precies weet welke facturen verstuurd worden. En de facturatie altijd op het juiste moment plaatsvindt. Ook automatisch natuurlijk. Na de acceptatie kan je koper de betalingen direct uitvoeren.

Alle gegevens zijn aan elkaar gekoppeld. Wat HubSpot in de offerte opneemt, staat ook in je contractrecord. Wat in je contractrecord staat, neemt je facturatieschema over. En alle belangrijke details vind je terug in je (gecombineerde) rapportages.

👉 TIP: Staat de verkeerde ondertekenaar in je offerte? Je klant past het gewoon zelf even aan. Daarvoor hoef je géén nieuwe offerte te maken! 

HubSpot Revenue Hub: 5 voordelen voor je salesteam

Je omzetproces in HubSpot - vanaf de offerte tot en met de betalingen - zit superstrak in elkaar. In de inleiding heb ik de 5 belangrijkste voordelen hiervan al even kort opgesomd. Hieronder licht ik ze toe.

Voordeel 1: Korte betalingstermijnen

Er zijn korte betalingstermijnen. Je koper kan namelijk direct na de ondertekening betalen. Eerst in een klantportaal inloggen of een e-mail met een betaallink openen is niet nodig. Maar het kan wel! Je betaaltrajecten verlopen zo vloeiend en snel als mogelijk is. Op de manier die je klanten fijn vinden.

👉 TIP: Stel een wachtwoordbeveiliging voor je offerte-links in. Dit kan op offerteniveau of voor je hele CRM-portaal.

Voordeel 2: Automatische facturering

Handmatig factureren? Kan nog wel, maar is niet meer nodig. Terugkerende facturen genereert HubSpot automatisch op basis van het factureringsschema in een contractrecord.

Zo int HubSpot de betaling van je abonnementen of verlengingen bijvoorbeeld automatisch via Stripe. Bijvoorbeeld voor een softwarelicentie, servicecontract of premium content. 

👉 TIP: Goed om te weten: maakt HubSpot automatisch een factuur op basis van een contractfactureringsschema? Dan kun je die na de aanmaak niet meer bewerken.

Voordeel 3: Voorspelbare inkomsten

Al je factureringsschema’s staan in je CRM-database. Met 1 klik op de knop weet je wat er binnenkomt en wanneer. Je rapportages geven je real-time inzicht in je terugkerende, nieuwe en opgezegde omzet. En nog heel veel meer.

Breeze Invoice Prioritization analyseert bovendien het betalingsrisico en de klantwaarde van je achterstallige facturen. En geeft je AI-aangedreven aanbevelingen welke omzet je het snelste kunt terugvorderen. 

👉 TIP: Je kunt Breeze AI ook vragen om je achterstallige facturen te prioriteren. En om je incassomails alvast voor je op te stellen. Daarnaast maakt Breeze AI nauwkeurige forecasts van je omzet voor je. Jij vraagt, Breeze draait.

Voordeel 4: Financiële documentatie & selfservice

Alle documentatie rondom je betalingen staat op 1 centrale plek. Heeft een klant een vraag over je facturering? Of is er een audit? Alle gegevens zijn direct voorhanden. Zodat je bedrijf bij financiële klantvragen altijd professioneel overkomt. 

‘Kun je mijn factuur opnieuw toesturen?’ Die vraag wil je natuurlijk liever niet meer ontvangen. In een beveiligd selfservice portaal beheren je klanten daarom hun eigen facturen, abonnementen en betalingen. Ze:

• Downloaden hun betaalde facturen als pdf. 
• Betalen hun openstaande bedragen. 
• Werken hun opgeslagen betaalmethode bij als ze dat willen. 
• Breiden hun abonnementen uit of annuleren die juist (behalve als dit contractuele abonnementen zijn).
• Bekijken hun toekomstige facturen alvast. 

Je klanten kunnen alles dus op één plek inzien, ondertekenen en betalen. Fijn voor je klantenserviceteam én ook voor je klanttevredenheid. HubSpot neemt de link naar het klantportaal automatisch op in ontvangstbevestigingen. Je kopers krijgen dus automatisch toegang.

Als verkopende partij bepaal je zelf wat mogelijk is in het selfservice portaal. Bijvoorbeeld of mensen direct kunnen annuleren. Of dat ze daarvoor eerst een annuleringsverzoek moeten indienen. Met de tweede optie verhoog je de drempel om op te zeggen (een beetje).  

En is er dan toch nog een vraag over een factuur of betaling? Of zijn je klanten te lui om in te loggen? Dan kunnen ze altijd bij de Customer Agent terecht, die 24/7 klantvragen voor ze beantwoordt. 

Koppel je jouw facturen aan je projecten (een ander object in HubSpot)? Dan krijg je een goed overzicht van wat er precies gefactureerd is. Welke kosten er nog openstaan. En hoe je projecten zich naar omzet vertalen.

Met zo’n gestructureerd omzetproces voldoe je makkelijker aan je compliance vereisten. Dus dat is ook nog eens mooi meegenomen!

👉 TIP: Handig: je klantenservicemedewerker én je Customer Agent kunnen tijdens een klantgesprek een beveiligde betaallink delen. Bijvoorbeeld via live chat, WhatsApp of e-mail. 

Voordeel 5: Flexibele factureringsschema's

Eén offerte genereert meerdere facturen met verschillende betaaldatums als dat nodig is. Deze 3 voorbeelden illustreren hoe dat uitpakt:

• Je MKB-bedrijf verkoopt vakanties. Direct na de boeking van een reis, betaalt je klant een aanbetaling. Het resterende bedrag hoeft pas een maand voor de vertrekdatum binnen te zijn. Hiervoor ontvangt je klant een nieuwe factuur. 
  
  
• Je SaaS-onderneming implementeert CRM-software en je project bestaat uit meerdere fasen. Je kunt het complete bedrag in één keer incasseren of gefaseerd met meerdere facturen.
  
  
• Voor een klant bouwt je MKB-maakbedrijf een nieuwe installatie op maat. Voordat je organisatie aan het werk gaat, krijg je een vergoeding. Zodra je de machine oplevert ontvang je de rest van het offertebedrag. Hiervoor verzend je 2 verschillende facturen.

Moet je een offerte aanpassen? Bijvoorbeeld doordat er iets in de projectscope veranderd is. Of doordat een klant een abonnement uitbreidt. Dan regelt je klantenservice medewerker dit met een paar klikken. De Revenue Hub werkt de contractinformatie en facturering daarna automatisch voor je bij. 

👉 TIP: HubSpot synchroniseert je facturen en betalingen automatisch met je gekoppelde boekhoudsysteem. Of je jouw CRM-portaal of boekhoudsoftware nou raadpleegt: je vindt de documentatie terug.

Oók meer grip op je omzetproces krijgen?

HubSpot’s Revenue Hub verbindt alle onderdelen van je omzetproces slim aan elkaar. Je koper accepteert de offerte en regelt de betaling in hetzelfde proces. HubSpot legt alle gegevens automatisch vast. Ondertekende offertes worden direct omgezet in contracten en facturering. Op het juiste moment gaan je facturen de deur uit. En je RevOps-team weet altijd hoeveel omzet er binnenkomt. 

Meer weten? We laten je graag zien hoe jij jouw omzetproces slimmer inricht. Boek hieronder een vrijblijvende afspraak in onze agenda.