.png?width=500&height=500&name=CTA%20kennishub%20(1).png)
Bij de meeste CRM-systemen sluit je abonnementen voor de gebruikers af. Gebruikers hebben deze abonnementen nodig om de CRM-software te kunnen gebruiken. Dit zijn terugkerende kosten, die je bijvoorbeeld maandelijks of jaarlijks betaalt. De hoogte van de prijs is afhankelijk van de abonnementen die je afneemt.
Bij HubSpot heb je bijvoorbeeld de keuze uit Starter, Professional en Enterprise licenties. De Starter licenties zijn het goedkoopste. Maar daar zitten minder functionaliteiten in dan bij de Professional en Enterprise licenties.
De abonnementsprijzen verschillen van systeem tot systeem. Van gratis tot honderden euro's per gebruiker per jaar.
Extra functionaliteiten en add-ons
Veel CRM-systemen bieden basispakketten aan. Niet alle functies die je nodig hebt zitten daar standaard in. Pipedrive en Zoho zijn daar goede voorbeelden van. Met softwarepakketten van derden en add-ons breid je de functionaliteiten dan uit.
Ook de mogelijkheden van HubSpot's veelzijdige CRM-pakket kun je zo uitbreiden. Op deze manier voeg je bijvoorbeeld een speciale Business Unit add-on toe. Die speciaal ontwikkeld is voor bedrijven, die meerdere merken voeren. Met de add-on breng je een soort scheiding in je CRM-systeem aan. Terwijl dat je toch maar met 1 account werkt. Bijvoorbeeld om de contacten en de branding van je merken los van elkaar te beheren.
Soms heb je maar een beperkte capaciteit voor iets. Voor het aantal contacten dat je in je CRM-systeem mag opslaan bijvoorbeeld. Om de capaciteit dan uit te breiden moet je extra betalen.
Implementatiekosten
Alleen aan abonnementen afnemen heb je niet zoveel. Je moet het CRM-systeem namelijk eerst op je organisatie afstemmen. Je krijgt daarom ook met implementatiekosten te maken. De implementatiekosten bestaan onder andere uit:
- Advies en consultancy kosten.
Bijvoorbeeld om een gedetailleerd plan van aanpak te maken. Waarbij de behoeften en doelstellingen van je bedrijf centraal staan. - Verandermanagement kosten
Om de veranderingen bij je bedrijf goed te managen. Door je CRM-systeem verandert namelijk de werkwijze van veel processen. Medewerkers moeten begrijpen waarom dat is. In je hele bedrijf is er draagvlak voor de nieuwe software nodig. Wil je niet dat je CRM-project flopt? Dan moet je ook zorgen voor een hoge gebruikersadoptie. En dat de datakwaliteit op een hoog niveau blijft. - Configuratiekosten voor het instellen van het systeem.
Om je CRM-systeem optimaal op je bedrijf af te stemmen. En het systeem goed te testen voordat je het gaat gebruiken. - Migratiekosten
Om je bestaande data naar je nieuwe CRM-software over te zetten. Uiteraard moet dit heel zorgvuldig gebeuren. Zodat alle data gelijk op de juiste plek terecht komt. En je geen belangrijke klantdata kwijtraakt. - Integratiekosten
Veel CRM-pakketten bevatten een hoop standaard softwarekoppelingen om externe tools te integreren. Hiermee zijn software integraties vaak niet zo moeilijk. Zijn er geen standaard koppelingen? Of moeten de koppelingen voor jouw bedrijf aangepast worden? Bijvoorbeeld om je ERP-systeem of boekhoudsoftware te integreren. Dan lopen deze kosten soms aardig op. - Maatwerkkosten
Heeft je bedrijf specifieke eisen, die niet standaard in het CRM-systeem zitten? Dan kan er maatwerk nodig zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het opmaken van een klanten- of partner portaal. Of het creëren van een planningstool voor verkopers. - Installatiekosten
Als de software op je eigen server komt te staan. De meeste CRM-pakketten zijn tegenwoordig trouwens in de cloud. Daarbij zijn deze kosten niet relevant. - Trainingskosten
Om je medewerkers met de nieuwe CRM-software te leren werken. Dit kunnen verschillende soorten trainingen zijn. Afgestemd op de rollen en verantwoordelijkheden van je medewerkers. Zo hebben key-users bijvoorbeeld meer softwarekennis nodig dan 'gewone gebruikers'. En marketingmedewerkers hebben andere behoeften dan verkopers.
Onderhoud en nazorg
Na de implementatie heeft je bedrijf misschien nog wel doorlopende technische ondersteuning nodig. Bijvoorbeeld om:- Nieuwe medewerkers te trainen.
- Opfriscursussen te verzorgen.
- Updates door te voeren.
- Periodieke health checks uit te voeren.
- Problemen en knelpunten snel op te lossen als die ontstaan.
Hiervoor maak je afspraken met je implementatie partner of CRM-leverancier. De afspraken leg je in een servicecontract vast.
Daarnaast moet je ook rekening houden met toekomstige kosten. Want als je bedrijf groeit ontstaan er misschien nieuwe CRM-behoeften. Die natuurlijk met aanvullende kosten gepaard gaan.
