Gegevens van je oude CRM overzetten naar HubSpot: hoe pak je dat aan?

De kogel is door de kerk. Je oude CRM-systeem voldoet niet meer. Daarom stap je over naar HubSpot. Het modernste en gebruiksvriendelijkste all-in-one CRM-systeem voor marketing, sales en service. Dat ook nog eens fantastisch beoordeeld is door bekende vergelijkingssites, zoals Gartner en G2. Je hebt gelijk zin om met marketing automation en verkoopautomatisering te starten.

Maar nu moet je de gegevens van je oude CRM-systeem eerst nog overzetten. Hoe pak je dat het beste aan?

De gegevens van je oude
CRM-systeem overzetten naar HubSpot 

In een CRM-systeem beheer en manage je jouw contacten. Een all-in-one CRM-systeem bevat ook nog functies om jouw klanten zo goed mogelijk te bedienen. Van slimme tools voor leadgeneratie tot functies om de klantloyaliteit te verbeteren. Bovendien bevat het de nodige online rapportages om richting te geven aan jouw organisatie.

De kwaliteit van de data in jouw CRM-systeem is daarom ontzettend belangrijk. Al deze slimme tools gaan namelijk uit van deze data! Het is de basis van je gehele bedrijfsvoering. Wil je een succes maken van je nieuwe HubSpot-platform? Dan is het goed overzetten van je gegevens een belangrijke vereiste. In grote lijnen volg je hierbij de volgende 4 stappen:

1. Voorbereiding

De voorbereiding is de allerbelangrijkste stap als je naar een nieuw CRM-systeem overstapt. Heb je goed in kaart gebracht wat je wensen en behoeften zijn? Wat wil je precies met HubSpot bereiken? Welke functies heb je echt nodig en welke zijn nice-to-have? Wij adviseren je om altijd te starten met een CRM-strategie. Dit is namelijk de basis van je nieuwe CRM-platform.

Heb je behoefte aan wat hulp hierbij? Download dan onze gratis CRM Checklist. Stap voor stap ontdek je welke opties je hebt. Uiteraard kunnen wij je er ook bij helpen. Lees hier hoe wij een implementatietraject aanpakken.

2. Inrichting van je CRM-systeem

Jouw CRM-systeem is een soort kaartenbak. Zoals je vroeger je relaties bijhield toen er nog geen computers waren. Alleen is deze kaartenbak digitaal. De digitale kaarten noem je records. Hierop staan bijvoorbeeld de gegevens van bedrijven en contactpersonen.

Je kunt allerlei gegevens bewaren in je records. Als voorbeeld neem ik een record van een contactpersoon. Allereerst heb je natuurlijk een naam en een e-mailadres nodig. Nu ben je al in staat om deze contactpersoon te e-mailen. Is de relatie wat serieuzer? Dan bewaar je meer gegevens. Zoals een (mobiel) telefoonnummer en de functie, die iemand heeft (marketeer, verkoper, etc.).

Jouw records zijn opgebouwd uit velden. Zo heb je een veld voor de naam van je contactpersoon. Een veld voor het e-mailadres. Een veld voor het telefoonnummer. En ga zo maar door. Daarnaast zijn er verschillende soorten records. Het record van een bedrijf bevat bijvoorbeeld andere velden dan het record van een contactpersoon.

De gegevens die je bewaart zijn ook nog eens afhankelijk van jouw organisatie. Verkoop je computers? Dan wil je weten welke computerinteresses jouw relatie heeft. En of er al een computer is gekocht. Verkoop je verzekeringen? Dan heb je hele andere informatie nodig. Records bevatten daarom vaak ‘standaard’ velden en ‘custom’ velden. Custom velden zijn velden op maat, speciaal voor jouw organisatie.

Richt je jouw nieuwe CRM-systeem in? Zorg dan eerst dat alle velden van je records (contactpersonen, bedrijven, deals en tickets) goed staan! Kun je dit niet zelf? (dat geldt voor de meeste mensen) Besteed deze klus dan lekker uit aan een HubSpot-expert, zoals Systony. Dan weet je tenminste zeker dat het goedkomt!

3. Importbestand maken

Nu exporteer je de data eerst vanuit je oude CRM-systeem. Van dit exportbestand maak je een importbestand, dat aan de nieuwe eisen voldoet. Het is gelijk het perfecte moment om je gegevens op te schonen.

Dit importbestand bevat alle velden van je nieuwe CRM-systeem. In de kolom ‘Naam’ staan bijvoorbeeld alle namen van je contactpersonen. In de kolom postcode staan alle postcodes. En in de kolom telefoon alle telefoonnummers. De informatie die je niet meer nodig hebt verwijder je.

Alle informatie moet overal hetzelfde zijn. Anders kun je later niet goed sorteren (filteren). Stel dat je de ene keer een telefoonnummer zo opschrijft: 020-1234567. En de andere keer zo: 020/1234567. Of als je in hetzelfde veld het bezoekadres opneemt, maar ook het het postadres. Dan leidt dat in HubSpot tot problemen. Zelfs hoofdlettergebruik is van invloed.

Zitten er foutjes in je importbestand? Dan zie je later algauw relaties over het hoofd. Of de data komt op de verkeerde plek in HubSpot terecht. Dat wil je natuurlijk voorkomen. Besteed daarom veel aandacht aan de inhoud van je importbestand. 

TIP: In dit blog leggen we je de verschillen tussen records uit. Ook lees je wat veel voorkomende taalfoutjes zijn: Je data in HubSpot importeren: wel of niet zelf doen?

4. Testen & evalueren

Natuurlijk test je jouw nieuwe CRM-omgeving eerst uit, voordat je alle data overzet. Dit doe je met een paar relaties, waarvan de data zo compleet mogelijk is. Weet je zeker dat HubSpot alles goed overneemt? Dan is het tijd voor het overzetten van alle gegevens.

Ook overstappen naar HubSpot?

Het overzetten van gegevens is niet zo heel erg moeilijk. Wel moet het heel erg secuur gebeuren. Als CRM implementatie expert weten we precies wat er mis kan gaan. En hoe je ‘import foutjes’ voorkomt en oplost. Ga niet lopen klungelen als je niet precies weet wat je doet! Onze specialisten helpen je graag om je gegevens zo efficiënt mogelijk over te zetten.