De laatste HubSpot updates | februari 2023

Ook deze maand heeft HubSpot weer de nodige verbeteringen doorgevoerd. Wat vind je bijvoorbeeld van de verbeterde online afsprakentool? Van het zelf samenstellen van je dashboard filters en de verbeteringen aan de mobiele apps? De belangrijkste februari updates heb ik voor je op een rijtje gezet.

In dit artikel vertel ik je over:

👉 Meer filter mogelijkheden op je dashboards (bèta).
👉 Verbetering van de online afsprakentool.
👉 Overdracht tussen inboxen.
👉 Beter inzicht in de ‘relaties’ binnenin je CRM-systeem.
👉 Verbeteringen aan de mobiele apps.
👉 Hoe veilig is jouw HubSpot-portaal?
👉 Beperkte toegang tot gegevens.
👉 ! Let op: 2FA voor Starter Accounts vanaf 8 maart 2023 - Actie is nodig!
👉 Nieuw: centraal controle logboek voor super administrators (bèta).

Meer filter mogelijkheden op je dashboards (bèta)

Als HubSpot-gebruiker ben je al bekend met de uitgebreide dashboard mogelijkheden. Zo zijn de meeste statistieken doorklikbaar. Hierdoor kun je diep inzoomen op je data. 

Vanaf nu kun je hierbij jouw eigen dashboard filters samenstellen. Je bent dus niet meer afhankelijk van de vooraf gedefinieerde filters van HubSpot. Superhandig, want zo houd je al je dashboarddata centraal bij. Het is dus niet meer altijd nodig om verschillende dashboards aan te maken. 

Voorbeeld
Emine bekijkt het dashboard met de rapportages over de bedrijven in haar CRM-systeem. Ze wil graag zien hoe 1 specifieke klant het doet. Door de nieuwe filtermogelijkheden kan dit nu.

Ben je benieuwd hoe het werkt (in bèta)? Neem dan snel een kijkje! Navigeer in het menu van je HubSpot-portaal naar ‘Rapporten’. Selecteer daarna ‘Dashboards’. Klik nu links onderin je scherm op: ‘Probeer de nieuwe bètafilters voor dashboards’. 

Verbetering van de online afsprakentool

Over de mogelijkheden van de online afsprakentool hebben we al vaker geschreven. Je kunt er gebruik van maken als je een Sales Hub of Service Hub abonnement hebt. Wil je hier meer over weten? Lees dan een van deze artikelen:

👉 Hoe werkt de online afsprakentool van HubSpot? 
👉 Vergaderingen plannen met de gratis Meetingtool van HubSpot.

Stel je met deze tool een aantal afspraaktijden voor? Dan krijgt de organisator van de afspraak daar voortaan automatisch een melding van. Vindt de afspraak daarna ook nog eens met Zoom.us plaats? Dan kan HubSpot automatisch een verslag van je vergadering vastleggen (voor andere vergadertools wordt dit nog ontwikkeld). Dit is mogelijk dankzij Arificial Intelligence (AI).

En plan je een vergadering in je CRM-systeem? Dan zie je voortaan gelijk je agenda beschikbaarheid. Erg handig!

Overdracht tussen inboxen

Maakt jouw organisatie gebruik van meerdere (gedeelde) inboxen? Zodat je teams centraal klantvragen en problemen vanuit deze inboxen kunnen afhandelen? Dan vind je deze update vast interessant. Vanaf nu is het namelijk mogelijk om je ‘gesprekken’ uit inboxen over te dragen. Van de ene inbox naar de andere inbox dus. Het is ook mogelijk om een notitie toe te voegen. Wel zo handig bij een overdracht!
  
Heb je een Service Hub Starter abonnement of hoger? Profiteer dan van de voordelen.

Beter inzicht in de ‘relaties’ binnenin je CRM-systeem

Om je gegevens in HubSpot te ordenen gebruik je objecten (categorieën), records en eigenschappen. Om deze update te begrijpen is het handig als je snapt hoe dit werkt. Ik geef je hier daarom eerst wat uitleg over objecten, records en eigenschappen. 

Je rangschikt jouw data in HubSpot met behulp van categorieën (objecten). Standaard vind je de volgende objecten in je HubSpot-portaal:

1. Contacten
2. Bedrijven
3. Deals
4. Tickets

Heb je een wat uitgebreider HubSpot-abonnement? Dan kun je ook de volgende objecten toepassen:

1. Oproepen
2. Gesprekken (zoals een e-mail conversatie of chatgesprek)
3. Producten
4. Offertes
5. Custom objecten (maatwerk objecten)

Daarnaast gebruik je records en eigenschappen voor het ordenen van je data. Je moet hierbij eigenlijk denken aan een ouderwetse kaartenbak. Een object is een categorie, zoals contacten en bedrijven. Een record is een kaart, die onder een categorie valt. Zoals bij een kaart met alle gegevens van een contactpersoon of een bedrijf. Op zo'n record staan eigenschappen. Dit is de informatie, die je van je contacten of bedrijven bewaart. Bijvoorbeeld een naam en een adres. 

Voorbeeld
Het contactrecord van ‘Piet Jansen’ bevat de eigenschappen: voornaam, achternaam en e-mailadres. Dit record valt onder het standaard object ‘Contacten’. 

In HubSpot kun je jouw records en objecten aan elkaar koppelen. Dit is erg handig, want zo zie je snel welke verbanden er zijn. Een contactpersoon record koppel je bijvoorbeeld aan de werkgever (bedrijfsrecord). En ook aan een deal bij dat bedrijf (dealrecord). Tegelijkertijd kun je bijvoorbeeld filteren op alle deals, die er lopen. En natuurlijk ook op je afgeronde deals en de deals die nog in de sales pijplijn zitten.

Voorbeeld
Piet Jansen werkt bij bij Ready IT. Zijn contactrecord is daarom aan het bedrijfsrecord van Ready IT gekoppeld. Meldt Piet Jansen een probleem bij jouw IT-afdeling? Dan wordt er ook een service ticket record aan zijn contactrecord gekoppeld. 

Heeft een organisatie specifieke CRM-wensen? Dan lossen we dat vaak op met maatwerk objecten (custom objecten). Deze objecten zijn er dan alleen voor deze ene organisatie. 

Voorbeeld
Autodealer TOP houdt bij wat er met auto’s gebeurt. Zo zie je in één oogopslag wanneer auto’s vanuit de ‘voorraad’ naar ‘aankoop’ zijn verplaatst. Ook zie je direct wanneer auto’s verkocht zijn. Hiervoor gebruikt de autodealer het maatwerk object 'Auto’. Daarnaast is aan deze autorecords nog specifieke informatie gekoppeld. Zoals de vragen, die erover gesteld zijn. En welke (toekomstige) klanten interesse hebben getoond.

Wil je de objectrelaties van jouw organisatie beter begrijpen? En meer inzicht hebben in waar jouw data precies is opgeslagen? Dan kun je in HubSpot een model met jouw objectrelaties bekijken. Navigeer hiervoor in je HubSpot-menu naar ‘Rapporten’. Kies vervolgens ‘Gegevensbeheer’ en daarna ‘Gegevensmodel’. Dit gegevensmodel helpt je om je gegevens goed te stroomlijnen (en om dataproblemen te voorkomen). 

Beschik je over een Enterprise abonnement? Profiteer dan van de nieuwe tool om custom objecten te maken. Je maatwerk objecten verschijnen gelijk in je gegevensmodel. Heb je een Service Hub of Sales Hub Enterprise abonnement? Dan kun je ook doelen (KPI’s) maken op basis van jouw custom eigenschappen (niet alleen voor standaard eigenschappen).

Heb je hier wat hulp bij nodig? Neem dan contact op met onze customer succes afdeling.

Verbeteringen aan de mobiele apps

HubSpot heeft verschillende verbeteringen doorgevoerd aan de mobiele apps. Zo is de navigatie van de Android app verbeterd. Kun je opmerkingen aan je notities, gelogde oproepen en meetings toevoegen op  iOS (versie 4.8.0 of hoger). En zijn je ticket vermeldingen en status updates nu ook zichtbaar op je mobiele telefoon.

Hoe veilig is jouw HubSpot-portaal?

HubSpot besteedt veel aandacht aan de veiligheid. Zo voldoet het aan alle Europese en Amerikaanse regelgeving. Op deze pagina lees je hier meer over: Hoe veilig is HubSpot?

Vanaf nu laat jouw HubSpot-portaal je ook zien hoe je beschermd bent. Zo is er een nieuwe checklist met beveiligingscriteria beschikbaar. Bovendien wordt deze lijst de komende tijd nog verder uitgebreid.

Beperkte toegang tot gegevens

Weet je dat je bepaalde gegevens in HubSpot kunt scheiden? Zo maak je de data alleen beschikbaar voor bepaalde gebruikers of teams. Dit is vooral handig als je met grote teams werkt. Ontdek hier welke informatie je kunt scheiden.

Voorbeeld
De verschillende afdelingen van Ready IT hebben eigen budgetten. De marketingafdeling heeft alleen inzage in het marketingbudget. Tegelijkertijd kan de verkoopafdeling alleen het salesbudget inzien.

! Let op: 2FA voor Starter Accounts vanaf 8 maart 2023 - Actie is nodig !

Heb je vragen over deze updates? Neem dan contact op met onze servicedesk!