Je CRM-systeem werkt niet lekker. Tijd voor iets nieuws?

Je hebt een CRM-systeem, maar echt blij word je er niet van. Medewerkers werken er met tegenzin in. Informatie ontbreekt. En voor betrouwbare rapportages moet je alsnog gegevens bij elkaar zoeken. Tijd voor iets nieuws?

Dat zou kunnen. Maar misschien is je huidige CRM-software helemaal niet het probleem. In dit artikel ontdek je waar de oorzaak kan zitten. En wanneer verbeteren of vervangen de meest logische keuze is.

Als je medewerkers om je CRM-systeem heen werken 

Maakt een CRM-systeem je werk niet makkelijker? Dan levert het waarschijnlijk veel frustraties op. Het werkt niet lekker. Te moeilijk. Te veel klikken. Informatie ontbreekt. Eigenlijk heb je er maar bar weinig aan. De software voelt vooral als een administratieve last.

Wat er dan gebeurt? Je medewerkers zoeken eigen oplossingen om makkelijker te werken. Zo houdt je salesteam bijvoorbeeld een eigen lijstje met belangrijke deals bij. En blijft veel klantinformatie in e-mails van medewerkers hangen. Het gevolg? Een gedeelte van de klantinformatie staat niet in je CRM-systeem.

Je weet niet precies wat er bij klanten speelt. Bovendien geven je rapportages en forecasts geen compleet beeld. Ondertussen kom je in een vicieuze cirkel terecht. Want als informatie ontbreekt, heb je minder aan de CRM-software. Dat motiveert natuurlijk niet om voortaan wél alles netjes vast te leggen. En daardoor ontbreekt er steeds meer informatie.

Tijd voor een ander CRM-systeem dan? Misschien. Want het probleem hoeft niet in de software te zitten. Ook de inrichting, je processen of het gebruik kunnen de oorzaak zijn. Daarom wil je eerst weten waarom je huidige CRM-oplossing niet meer goed werkt. Pas daarna weet je wat er moet veranderen.

 👉 TIP: Meer over dit onderwerp lees je op deze pagina: Heeft mijn bedrijf een (nieuw) CRM-systeem nodig?

Waarom werkt je CRM-systeem niet lekker?

Je medewerkers werken om je CRM-systeem heen. Maar waarom doen ze dat? Vaak omdat het systeem onvoldoende bij hun dagelijkse werkzaamheden ondersteunt.

Stel: dagelijks breng je 10 offertes uit. Als je ook alle gesprekken nog moet loggen, lukt je dat gewoonweg niet. Kost je teveel tijd, dus dat laat je maar zitten. Of stel dat je geen inzicht in de fasen van de salespijplijn hebt. Waardoor je niet weet wanneer je jouw prospects moet opvolgen. Je CRM-systeem helpt je niet verder, dus waarom zou je dat gebruiken?

Een goed CRM-systeem moet dus passen bij wat je medewerkers dagelijks doen. Het moet ze helpen om makkelijker te werken. Gebeurt dat niet? Dan is het meer een administratieve last en kan het de groei van je organisatie remmen.

Om de situatie te veranderen moet je eerst weten wat de oorzaak van de lage gebruikersadoptie is. Is de software te complex of niet goed ingericht? Zijn je processen veranderd? Of heeft je organisatie andere functionaliteiten nodig en past het CRM-systeem daarom niet meer zo goed?

In deze tabel staan de 4 meest voorkomende oorzaken:

Je CRM-systeem verbeteren of vervangen?

Wat is beter: verbeteren of vervangen? Dat hangt af van de oorzaak van de lage gebruikersadoptie. En van wat je je met de CRM-software wilt bereiken. Waarom gebruiken je CRM-gebruikers de software nu niet goed? Wat hebben ze nodig om goed te werken? En welke informatie heb je nodig om je organisatie te sturen?

De CRM Checklist hieronder helpt je om te bepalen welke CRM-functies je organisatie nodig heeft: 

Meer uit je CRM-systeem halen?

Twijfel je of je aan een nieuw CRM-pakket toe bent? Dan kijken we graag met je mee. Boek hieronder een vrijblijvende afspraak in onze agenda voor eerlijk advies.