Zelf je CRM-systeem op maat maken? Ontdek HubSpot’s custom objecten

Veel populaire CRM-systemen zijn krachtig, maar ook complex. Gebouwd voor grote organisaties met veel maatwerk. Maar alleen goed inzetbaar met de hulp van dure IT-specialisten. Wil je in Salesforce of Microsoft Dynamics 365 bijvoorbeeld een nieuw object aanmaken? Dan heb je al snel een systeembeheerder of ontwikkelaar nodig. 

HubSpot werkt anders. Deze intuïtieve CRM-software is ook voor grote bedrijven geschikt (wij hebben het bij bedrijven met meer dan 1000 werknemers geïmplementeerd). Maar je teams kunnen het systeem grotendeels zelf beheren. Zo maak je bijvoorbeeld binnen no time nieuwe custom objecten aan.

Hieronder beantwoord ik 7 veelgestelde vragen over de custom objecten van HubSpot:

Vraag 1: Wat zijn custom objecten in HubSpot?
Vraag 2: Waarvoor gebruik je custom objecten?
Vraag 3: Wanneer gebruik je een custom object en wanneer niet?
Vraag 4: Kun je custom objecten in workflows en rapportages gebruiken?
Vraag 5: Hoe maak je records van een custom object aan?
Vraag 6: Waar let je op bij het gebruik van custom objecten?
Vraag 7: Hoe verhoudt HubSpot zich tot andere CRM-systemen?

Vraag 1: Wat zijn custom objecten in HubSpot?

In HubSpot werk je standaard met basisobjecten, bijvoorbeeld: 

• Contacten
• Bedrijven
• Deals
• Tickets

Deze objecten dekken het grootste deel van je processen af. Maar veel bedrijven hebben óók data die daar niet bij past. Denk bijvoorbeeld aan:

• Contracten
• Vacatures
• Jachten
• Auto's
• Serienummer registraties

Een custom object in HubSpot is dan een makkelijke oplossing. Die maak je namelijk zelf aan. Je kiest zelf hoe je ‘m wilt noemen (bijvoorbeeld ‘Contract’ of ‘Auto’). En welke data je ermee wilt vastleggen. Denk bijvoorbeeld aan de velden status, type en datum. En daarna koppel je ‘m ook zelf aan je standaard objecten.

Op deze manier creëer je jouw eigen superkrachtige datamodel. Want je custom objecten gebruik je voor al je CRM-tools. Voor je workflows, segmentatie, e-mails en rapportages bijvoorbeeld. Zonder dat je daarvoor iets hoeft te programmeren. 

Vraag 2: Waarvoor gebruik je custom objecten?

Is er weinig samenhang tussen je data? Dan is het lastig om overzicht te krijgen. HubSpot’s custom objecten lossen dit probleem eenvoudig voor je op. 

Stel dat je een autobedrijf hebt. Dan heb je met leveranciers, klanten en auto’s te maken. Met je objecten leg je de gegevens in je CRM-database vast. De gegevens van je klanten kun je onder ‘Contacten’ kwijt. De gegevens van je leveranciers onder ‘Bedrijven’. En voor de gegevens van je auto’s maak je het custom object ‘Auto’ aan. 

Dankzij een custom objectpijplijn volg je daarna de fases van de auto’s. Bijvoorbeeld met de fases ‘nieuw’, ‘voorraad’, ‘aankoopproces’ en ‘verkocht’. Stel dat Pietje Jansen een nieuwe Volkswagen ID7 bij je koopt. De Volkswagen-fabriek levert die pas over 8 maanden. Open je Pietjes contactrecord? Dan zie je meteen welke auto hij besteld heeft. Wanneer de fabriek de auto levert. En wat er met Pietje besproken is.

Op deze manier zie je dus snel hoe alles met elkaar samenhangt. De data hoef je bovendien maar één keer in te voeren als je verschillende systemen met elkaar integreert. Voor de bovenstaande situatie moet je bijvoorbeeld je ERP-oplossing aan HubSpot koppelen.

Vraag 3: Wanneer gebruik je een custom object en wanneer niet?

Niet elk dataprobleem vraagt om een custom object. Past de informatie logisch binnen een standaard object. Dan leg je de data daarin vast. 

Zo bewaar je in het object ‘Contact’ bijvoorbeeld de naam, het adres en de geboortedatum van een klant. Maar de licentiegegevens sla je liever in een ander object op. In het object ‘Ticket’ bewaar je de gegevens van een klantvraag. Maar niet de gegevens van de producten, die iemand bij je afneemt.

Stel je bedrijf gebruikt HubSpot om nieuwe medewerkers te werven. In de CRM-software houd je bij welke mensen (contactpersonen) er solliciteren. Elke vacature heeft een naam, beschrijving, team en status. Deze gegevens passen niet in een deal- of ticketobject. Daarom maak je het custom object 'Vacatures' aan. Met eigenschappen zoals aantal sollicitanten, afdeling en salarisindicatie.

Ander voorbeeld. Een dierenkennel wil de gegevens van de opgevangen dieren bijhouden. Denk bijvoorbeeld aan wormenkuren, inentingen, huisartsbezoeken en plaatsingen bij nieuwe baasjes. Daarom maakt de dierenkennel het object ‘Huisdier’ aan. Met de eigenschappen ‘huisdiernaam’, ‘type huisdier’ en ‘opnamedatum’. De gegevens van nieuwe baasjes worden daar via het contactobject aan gekoppeld.
 
Nu een voorbeeld waarbij je géén custom object moet gebruiken. Als klusbedrijf verdeel je de opdrachten met notities onder je aannemers. Houd je de opdrachten met het custom object 'Notities' bij? Dan maak je jouw CRM-model veel te ingewikkeld. Wat je wel moet doen? De notities aan je records toevoegen, de records met elkaar koppelen en HubSpot-gebruikers @taggen. 

Vraag 4: Kun je custom objecten in workflows en rapportages gebruiken?

Jazeker! Je custom objecten gebruik je voor al HubSpot’s (AI-aangedreven) tools. Je kunt ze bijvoorbeeld voor je workflows, rapportages en segmentatie inzetten. Exact op dezelfde manier als bij je standaard objecten. Zo:

• Personaliseer je jouw geautomatiseerde e-mails met de informatie. 
• Maak je dashboards met rapportages, waarin je de data slim combineert. Zodat je bijvoorbeeld een fantastisch inzicht in de omzet van je projecten krijgt. 
• Segmenteer je op de eigenschappen van je custom objecten. Bijvoorbeeld op alle klanten met een lopend contract.
• Bouw je campagnes met gepersonaliseerde aanbiedingen. 
• Gebruik je de custom objecten voor offertes, contracten en projectfasen.
• Zet je ze voor onderhoud, abonnementen en customer success in.
• Gebruik je custom object-inschrijvingstriggers voor je workflows.

Het is zelfs mogelijk om je Breeze Assistent erop los te laten. Waarmee je met slimme prompts je hele CRM-database kunt doorzoeken. Stel dat je bijvoorbeeld het ideale klantprofiel van de kopers van de Volkswagen ID7 wilt vaststellen. Dan hoef je dat alleen maar aan je AI-buddy te vragen. Binnen no time beschik je over de inzichten die je nodig hebt!

Iedereen werkt in één systeem met dezelfde informatie. Maar je ziet alleen de informatie die voor jou relevant is. Géén losse tools, géén dubbele data en géén verwarring.

Vraag 5: Hoe maak je records van een custom object aan?

Objecten zijn de categorieën waarmee je iets vastlegt. Met het object ‘Contacten’ leg je bijvoorbeeld jouw klantgegevens vast. In de records vind je vervolgens de gegevens van je individuele klanten. 

Net zoals je dat vroeger met een kaartenbak deed. Waarin je klanten bijvoorbeeld op alfabetische volgorde organiseerde. De klantenkaart van Maxime Buis zat dan bijvoorbeeld achter de B. En de klantenkaart van Maarten de Wit achter de W. 

Zo’n record maak je handmatig of automatisch aan. Bijvoorbeeld via de object-indexpagina, waarmee je de records kunt doorzoeken. Net zoals je dat bij je standaard objecten doet. De gegevens importeren kan ook. Bijvoorbeeld als je van een ander CRM-platform naar HubSpot overstapt. En je de aangepaste objecten vanuit dat systeem wilt overnemen. Van Salesforce bijvoorbeeld.

Stel dat iemand zich via je website voor een training inschrijft. Dan maakt HubSpot automatisch een nieuw ‘Training’ record aan. Dit record wordt meteen aan het contactrecord en het bedrijfsrecord gekoppeld. Zonder dat je daar zelf iets voor hoeft te doen.

Vraag 6: Waar let je op bij het gebruik van custom objecten?

Een wildgroei aan custom objecten maakt je CRM-database onoverzichtelijk. Denk daarom goed na wanneer je ze inzet. Hoe moet je datamodel eruit zien? Welke relaties tussen objecten wil je kunnen vastleggen? Welke informatie leg je in de verschillende objecten vast? HubSpot zegt zelf: ‘If a standard object fits, use it. If not, custom objects are your best friend.’

De objecten richt je in zoals je dat zelf wilt. Met tabbladen, record cards en balken aan de zijkant. Je bepaalt dus zelf hoe je de informatie op je records ordent. Met gebruikersrechten regel je vervolgens wie welke data mag zien en bewerken.

Het is verstandig om duidelijke objectnamen te kiezen. Zoals ‘Auto’, ‘Training’ of ‘Abonnement’. En te bepalen wie verantwoordelijk voor het beheer is. Uiteraard moet je ook voorkomen dat je allerlei dubbele informatie in je objecten vastlegt.

👉 TIP: Gebruik je de Brands Add-on? Dan kun je custom objecten voor een specifiek merk maken.